Event Management vs Planning: Wat is het verschil?

De evenementenplanningstak is gastheer voor talrijke baantitels en functiebeschrijvingen. Evenementenplanner. Vergaderplanner. Evenementen coördinator. Conventieplanner. Event manager. De lijst lijkt eindeloos. Naarmate de industrie groeit, is ook de lijst met functiefuncties. Hoewel de groei van het werk altijd een goede zaak is, is het aanbod aan evenementenplanning en functiegebeurtenissen verwarrend voor de beginners in de branche.

Het is even frustrerend voor ervaren professionals die geconfronteerd worden met klanten die de aangeboden diensten misverstaan.

"Event management" en "Event planning" worden vaak omruilbaar rondgeworpen, hoewel ze twee zeer verschillende dingen zijn. Simpelweg, planning en beheer zijn niet hetzelfde. Terwijl de vaardigheden van deze twee functies elkaar overlappen, zijn ze twee verschillende functies. Het creëert problemen voor degenen die zich bezighouden met klanten die per ongeluk denken dat ze een event manager nodig hebben als ze een gebeurtenisplanner nodig hebben. En voor die klanten die onder de indruk zijn dat alle evenementenbeheerders ook evenementenplanning behandelen. Dus laten we de verwarring opruimen omdat het belangrijk is dat u en uw klanten hetzelfde begrip hebben.

Evenementenplanning

Laten we beginnen met evenementenplanning. Het belangrijkste werkwoord hier is planning . Alle evenementen - van bruidsdouches tot mijlpaalfeestjes voor grote bedrijfsbijeenkomsten - beginnen met een plan van een soort.

De eerste discussies met klanten over evenementenidees, thema's, wenselijke data en budget richtlijnen maken deel uit van het evenementenplanningsproces.

Evenementenplanning begint in het begin, vanaf de zeer vroege fasen van het concept en gaat helemaal door tot het feitelijke evenement plaatsvindt. En eerlijk gezegd, als een paar weken na het evenement, als eventplanners de details opvullen en de follow-up items handhaven.

Evenementenplanning omvat nauw samenwerken met de klant om een ​​evenement te ontwerpen die de visie van de klant op het verzamelen weerspiegelt en voldoet aan de doelstelling van het evenement. Klanten die een gebeurtenisplanner huren, huren iemand om alle aspecten van het evenement te plannen, inclusief de bijbehorende details en actiepunten, en om dat evenement door te zien tot het is voltooid.

Eventplanning verantwoordelijkheden kunnen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

• een algehele thema selecteren voor het evenement
• een budget ontwikkelen
• een lokaal selecteren
• onderhandelen over hotelcontracten
• buitenlandse verkopers huren > het menu plannen
• een cateraar aanplannen
• het regelen van gastsprekers of -vermaak
• coördinatie van transport
• het kiezen van het kleurenschema
• uitnodigingen ontwikkelen
• evenementenplanning is alles wat erin gaat om een ​​evenement samen te stellen .Deze functie valt onder de grotere paraplu van gebeurtenishantering.

Event Management

Elk type evenement bestaat uit talrijke onderdelen die samen passen als stukjes van een puzzel. Al die stukken komen uiteindelijk samen om een ​​evenement te creëren. Succesvolle gebeurtenissen hebben al die bijbehorende stukken bij elkaar op het juiste moment en de juiste plaats, vlot en efficiënt en volgens plan. Dit proces heet event management. Het is eenvoudig, projectmanagement van het evenement zelf.

Event management omvat het creëren, coördineren en beheren van alle verschillende componenten van een evenement, evenals de teams van mensen die verantwoordelijk zijn voor elk aspect. Sommige aspecten van gebeurtenishantering kunnen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

een locatie reserveren voor een evenement

• coördinatie van externe verkopers
• een parkeerplan ontwikkelen
• noodplannen plannen
• naleving van gezondheid en veiligheidsstandaarden
• Beheerpersoneel verantwoordelijk voor elke functie
• Toezicht op de uitvoering van een evenement
• Monitoring van het evenement
• Event situaties oplossen op locatie
• Evenementenmanagers en evenementenplanners Werken samen

Deze twee definiëren functies zijn uitdagend, omdat ze niet alleen nauw verwant zijn, de verantwoordelijkheden elkaar vaak overlappen. Individuele evenementenplanners kunnen event management services aanbieden, en event managers kunnen ook evenementenplanning aanbieden.

Het hangt allemaal af van de individuele planner of het corporate event management team, de locatie en het evenement zelf.

Het is belangrijk om de verschillen tussen de twee te begrijpen en om te bepalen welke diensten u zal leveren. Bijvoorbeeld; Als u evenementenplanning aanbiedt voor een grootschalig evenement, werkt u met een evenementmanager die uw diensten coördineert met die van de cateringmanager, het audiovisuele team, enz. Definieer uw rol en de diensten die u zal leveren en duidelijk communiceren deze aan potentiële klanten om verwarring tijdens het planningsproces te vermijden.