Werknemer Records Werkgevers moeten behouden

Wilt u weten welke personeelsregisters u als werkgever moet onderhouden? De werkgever onderhoudt vier werknemers record records voor elke medewerker. Daarnaast onderhoudt de werkgever andere medewerkersrecordbestanden voor alle werknemers.

Hier gaat het meer om de personeelsrecords die een werkgever wil houden en toegankelijk maken voor medewerkers, en soms ook aan hun leidinggevenden en managers.

• Een personeelsbestand wordt gehandhaafd voor elke medewerker. Deze personeelsbestanden bevatten vertrouwelijke documenten en worden beheerd en onderhouden door medewerkers van het personeel. Personeelbestanden zijn de belangrijkste werkrecords die door de werkgever, de werknemer en de werknemer in sommige bedrijven worden gebruikt. In anderen - en ik beveel deze aanpak aan - is de toegang tot het personeelsbestand van de medewerker beperkt tot HR en de werknemer onder toezicht.
  Typische documenten in een personeelsbestand zijn onder meer de werkaanvraag, een familie noodcontactformulier, gedocumenteerde disciplinaire actiegeschiedenis, een CV, de medewerker handboek ontvangstbewijs medewerker afmelden, werkgever afmelden bladeren, de periodieke beoordeling, job evaluatie , of prestatieontwikkelingsplan, trainingscertificaten en aanwezigheidsgegevens, en actuele persoonlijke contactgegevens over elke werknemer.
  Niet alle personeelsbestanden bevatten dezelfde documenten, maar elk personeelsbestand bevat een aantal documenten die hetzelfde zijn. Documentatie van de prestaties van een werknemer hoort niet in het personeelsbestand, tenzij het disciplinaire actie, een prijsuitreiking of enig ander teken van uitstaande prestatie rechtvaardigt. Dergelijke dagelijkse prestatie notities behoren tot het bestand dat managers de prestaties, doelen en bijdragen van hun medewerkers bijhouden.

• Loonbestanden behoudt ook werknemersrekords. Payroll-bestanden bevatten een geschiedenis van de werknemer, de afdelingen, de vergoedingswijzigingen, de garantie, de leningen en andere informatie die essentieel is voor het betalen van een werknemer en een kopie van de vergoedingsgeschiedenis van de werknemer bijhouden.
  Het loonlijstenbestand bevat ook de geschiedenis van overheidsformulieren, zoals de W-2, W-4, en sociale zekerheidsverwijzingsdocumenten die door de werknemer zijn ingevuld. Het bestand bevat ook informatie over personeelsbeloningen en toestemming om betalingen uit de werknemerloon te trekken.
• Een medisch dossier wordt ook gehandhaafd. De medewerkerrecords in het medisch dossier zijn niet beschikbaar voor iedereen, behalve voor personeelsleden en personeel, wier records zijn opgeslagen in het bestand. Medische dossiers bevatten doktersnotities, FMLA-applicatiepapierwerk, drugstestinformatie, vereiste fysieke informatie en andere documentatie die betrekking heeft op de medische gezondheid van een werknemer of zijn familielid. Medische dossiers ontvangen de hoogste mate van veilige opslag en vertrouwelijkheid wegens de vertrouwelijkheid van de medewerkerrecords.Het is aan te bevelen dat de medische dossiers in opgesloten dossiers worden opgeslagen die zijn opgesloten in een kamer die niet toegankelijk is voor andere werknemers dan HR-personeel.
  

I-9 Files

• huiswerkrecords die worden gehandhaafd voor alle werknemers in een bestand dat gescheiden is van andere personeelsrecords. Werkgevers houden dit medewerkersbestand apart van andere personeelsrecords om de vertrouwelijkheid van werknemers te handhaven van overheidsdiensten en andere entiteiten die bevoegd zijn om werknemer I-9 te beoordelen. Als u de I-9's op een aparte locatie houdt, zorgt u ervoor dat als u geselecteerd bent voor een Federal I-9 file review, overheidsinstanties geen toegang hebben tot andere records over de werknemer of haar dienstverband met uw organisatie.
  Deze 'onderzoeken worden jaarlijks toegenomen, dus zorg ervoor dat uw medewerkers de I-9 formulieren goed hebben ingevuld of u kunt boetes en potentieel gevangenisstraf hebben.
  

Werknemers kunnen hun personeelsregisters bekijken door contact op te nemen met een personeelslid van de personeelsleden tijdens de normale bedrijfsuren. Geen medewerker mag een document wijzigen of verwijderen in zijn of haar documenten die in aanwezigheid van een personeelslid van de HR moet worden bekeken.

U moet een personeelsrecord van het personeelsbestand in uw medewerkershandboek hebben en volg het onverschillig ten aanzien van de verzoeken van werknemers om hun bestanden te bekijken.

Als een werknemer een schriftelijk verzoek om een ​​kopie van hun personeelsregisters verzendt nadat zij zijn werk verlaten, dient u deze een kopie te sturen. U kunt de voormalige werknemer voor de tijd facturen en kopieert als u dat wenst, maar ik geloof niet dat veel werkgevers doen.