Een foutieve W-2 en W-3

UPDATE: Wijzigen van deadline voor formulieren voor W-2 en W-3 formulieren

Een wijziging in de deadline voor formulieren W-2 en W-3 vereist dat uw bedrijf wijzigingen aanbrengt in uw procedures

De deadline voor het indienen van W-2 en W-3 formulieren bij de Social Security Administration (SSA) is gewijzigd. Voor 2017 formulieren is de deadline van 31 januari 2018.

De deadline voor het indienen van formulieren bij de SSA is nu hetzelfde als de deadline voor het verstrekken van W-2 formulieren aan werknemers.

Als u de medewerkers tijd wilt geven om formulieren te ontvangen en om wijzigingen aan te brengen, moet u eerder in januari W-2 formulieren aan medewerkers geven. Het is veel makkelijker om correcties aan te brengen alvorens u bij de SSA in te dienen.

Vind meer details over de nieuwe deadline voor indiening in dit artikel over de 2018 jaarlijkse fiscale belastingverslag deadlines, voor 2017 loonheffingen.

Hoe de deadline-wijziging invloed heeft op W-2 formulierfouten

In het verleden kreeg je een maand om W-2 formulieren aan medewerkers te geven en ervoor te zorgen dat ze juist waren voordat ze ze aan het Sociaal Beveiligingsbeheer. Met de twee deadlines nu hetzelfde, kunt u W-2's vroeg aan de werknemers geven in januari, zodat fouten kunnen worden gecorrigeerd.

Anders moet u deze procedure volgen om fouten in W-2s en W-3's te corrigeren.

W-2s en W-3's corrigeren met W-2C en W-3C

Als u een onjuiste W-2-verklaring hebt uitgegeven aan een medewerker, ofwel vóór of na het indienen van de W -3 overdrachtsformulier bij de Social Security Administration, moet u een W-2c en een W-3c formulier invullen.

In de eerste plaats een beoordeling van W-2 Vereiste Vorms

U moet een W-2 voorbereiden en distribueren aan elke medewerker, die zijn loon en aflossing voor het jaar uiterlijk eind januari van het volgende jaar weergeeft. Eind januari moet u een W-3 transmittal formulier opstellen en doorgeven met alle W-2 formulieren, aan de SSA.

De exacte deadline verandert elk jaar door vakantie en weekend. Hier is een bijgewerkt artikel met de exacte deadlines voor het huidige fiscale jaar.

Fouten in werknemernaam, SSN

Als u de naam of het socialezekerheidsnummer al eerder hebt aangemeld, en dit jaar is de naam / SSN niet correct, vul dan alleen de W-2c-box in. Vul de genummerde dozen niet in met loon- en onthoudingsgegevens. Als dit de eerste keer is dat u de naam / SSN verkeerd heeft aangemeld, moet u de originele W-2 opnieuw doen en aan de medewerker geven. Als u het formulier naar de SSA heeft gestuurd, samen met de W-3, moet u de W-2c en W-3c doen.

Ontbrekende naam of socialezekerheidsnummer

Als de fout een ontbrekende werknemernaam of SSN is, kunt u de W-2c niet gebruiken om deze informatie toe te voegen. In de instructies voor formulieren W-2C en W-3C staat dat u direct contact opneemt met de SSA op 1-800-772-6270.

Fout in een bedrag op een W-2-formulier

Als u een fout in een bedrag heeft gemaakt, al dan niet terughoudend of inkomsten, vul dan de W-2c volledig in, met de originele en gecorrigeerde bedragen. U kunt ook een 941c indienen als u onjuist loon heeft aangemeld en / of weerhoudt op een 941 - Werkgever Kwartaal Belastingverklaring.

Aanvullende notities

• Als u in gebreke loon heeft betaald aan een werknemer, zijn deze lonen nog belastbaar voor de werknemer.
• Gebruik geen W-2c om terug te betalen.
• U moet een apart W-3c gebruiken voor elk type W-2c (dit is hetzelfde als wanneer u verschillende typen W-2's plaatst).

Lees instructies voorzichtig

Dit artikel is een algemeen overzicht van deze loon- en belastingsverklaringen; het is niet bedoeld om uitgebreid te zijn. Voordat u een W-2c of W-3c voltooit, lees de instructies (in de documenten) zorgvuldig door.

Een herinnering over late filing

Zorg ervoor dat u uw W-2's op de vervaldag van uw medewerkers uitkomt en uw W-3s tijdig aan de SSA worden doorgegeven om straffen te voorkomen voor late distributie en indiening.