De volledige handleiding voor het begroten van gebeurtenissen

Het afstemmen van een evenementenbudget is een van de grootste uitdagingen waarmee planners worden geconfronteerd en de oorzaak van de meeste geldproblemen kan worden teruggevoerd naar de eerste discussiefasen. Het is altijd het beste om te beginnen met het ontwerpen van een evenement rond de hoeveelheid beschikbare financiële middelen en niet andersom. De onderstaande informatie helpt u bij het inschatten van kosten en het identificeren van gebieden waar u ze kunt inkorten.

Outline-planning voor evenementplanning

De kosten kunnen afkomstig zijn van een breed scala aan bronnen als u denkt aan alle componenten die betrokken zijn bij het organiseren van een functie.

De meest voor de hand liggende zijn catering- en vergaderhuurkosten, maar de lijst groeit alleen van daar. Het probleem is dat het negeren van zelfs één uitgavencategorie een desastreuze impact kan hebben op uw uitgaven per persoon. Klik hier voor een uitgebreide lijst met uitgaven voor evenementen.

Vragen aan uw klanten te stellen

Als evenementplanner is het uw rol om deskundige hulp te bieden bij zowel het coördineren als het financieel beheer van het evenement. Houd in gedachten dat uw klanten dromen van perfectie, en dit kan gemakkelijk hun oordeel vertroebelen over wat fiscaal mogelijk is. De tijd om de kloof te overbruggen tussen hun budget en verwachtingen is vanaf het begin. Vaak is het net zo eenvoudig als het stellen van de juiste vragen en het opstellen van een budget tijdens uw eerste vergadering. Klik hier voor een lijst met te stellen vragen.

Bouw een Basic Event Budget

Als je eenmaal een idee hebt van het evenement en een inschatting van hoeveel geld je moet werken, is het eindelijk tijd om het budget te structureren.

Een belangrijke stap hier is om uw klanten te vertellen dat budgetten voor evenementen "werkende concepten" zijn die waarschijnlijk zullen veranderen naarmate er meer details binnenkomen. Bedenk dat maar weinig klanten ervaring hebben met de kosten en vergoedingen die gepaard gaan met aanwezigheidsschommelingen, dus het is het beste om een ​​bufferzone van 10% in te bouwen om te voorkomen dat er onvoldoende geld beschikbaar is.

Klik hier voor meer tips over het maken van een basisbudget.

Kosten voor evenementplanner

Natuurlijk moet u uw planningskosten opnemen in het budget en dit kan voor sommigen een gevoelig onderwerp zijn. Evenementenplanners kunnen op verschillende manieren kosten in rekening brengen voor hun diensten, variërend van straight fees tot percentage commissies. Uiteindelijk gaat het erom een ​​medium te vinden waar beide partijen het over eens zijn. Zorg ervoor dat uw vergoedingsstructuur is vastgelegd in een contract en neem het als een uitgave op in alle concepten van het budget. Klik hier om de standaard vergoedingsstructuren voor evenementplanners te bekijken.

Eventkosten bijsnijden

Zelden werk je aan een evenement met een onbeperkt budget. Meer dan waarschijnlijk zult u een punt in het planningsproces bereiken waar beslissingen over het besparen van kosten moeten worden genomen. Dit is waar een ervaren evenementenplanner echt kan schijnen in het helpen van hun klanten.Het doel is om te bepalen welke opties de grootste indruk op gasten hebben. Moet u bijvoorbeeld minder uitgeven aan centerpieces om het gourmetdessert te behouden? In sommige gevallen kan een planner de uitgaven doen en opnieuw onderhandelen over of bezuinigen op gebieden waar de gasten het nooit zullen merken. Klik hier voor zes gebieden om kosten te besparen.

Audio / visuele kosten beheersen

Licht- en geluidsapparatuur heeft een grote impact op de presentatie van uw evenement, maar heeft ook de neiging een grote impact op het budget te hebben.

Wanneer u rekening houdt met andere A / V-uitgaven, zoals projectoren, internettoegang en videodiensten, duurt het niet lang voordat deze categorie een van de grootste nummers binnen uw budget is. Klik hier voor manieren om overmatige uitgaven aan uw A / V-behoeften te voorkomen.

Goedkope marketingopties zoeken Online

Marketing is een andere uitgave die exponentieel kan groeien als u niet meteen resultaten krijgt. De vangst is natuurlijk dat, tenzij je effectief marketingt, er niet genoeg deelnemers zullen zijn om de kosten van het evenement te ondersteunen. Daarom is het logisch om zoveel mogelijk gratis of goedkope opties te gebruiken om het eerste woord over een aanstaande gelegenheid te verspreiden. Gelukkig heeft internet voldoende mogelijkheden om te overwegen. Klik hier voor zes voordelige ideeën.

Een grote bruiloft plannen voor een klein budget

Bruiloften zijn een uitstekend voorbeeld van evenementen waarbij budgetten kunnen worden aangevochten met onkosten.

Achter elk huwelijk schuilt een gezin van echte mensen die andere financiële verplichtingen moeten overwegen voordat ze rijkelijk op hun grote dag doorbrengen. De meeste bruiloftcoördinatoren begrijpen dit, maar de besten weten hoe ze elke dollar van een huwelijksbudget kunnen maximaliseren. Hoewel planners van bedrijfsevenementen in een andere omgeving werken dan huwelijksplanners, valt er veel te leren over hoe weddingprofessionals hun budget beheren. Bekijk deze tips om van een klein budget een grote bruiloft te maken.