E-mail Etiquette

Volgens een recent rapport van een marktonderzoeksstudent blijft e-mail de go-to-form van communicatie in de zakelijke wereld. In 2013 bedroegen zakelijke e-mailaccounts 929 miljoen mailboxen. Dit cijfer zal naar verwachting groeien met een gemiddelde jaarlijkse groeipercentage van ongeveer 5% over de komende vier jaar en bereiken meer dan 1. 1 miljard tegen het einde van 2017. In het rapport wordt verder aangegeven dat het totale aantal wereldwijde e-mailaccounts naar verwachting zal stijgen van bijna 3. 9 miljard rekeningen in 2013 tot meer dan 4,9 miljard rekeningen tegen het einde van 2017.

Dit betekent een gemiddelde jaarlijkse groei van ongeveer 6% over de komende vier jaar.

De bottom line is dat e-mail de gewenste optie is geworden voor alle zakelijke communicaties en deze trend blijft groeien. Nieuwe technologieën, zoals cloud-based zakelijke e-maildiensten, met name Google Apps en Microsoft Office 365, zullen naar verwachting snel toenemen over de komende vier jaar.

E-mails kunnen worden verzonden vanuit smartphones, tablets en andere mobiele apparaten. Hoewel dit een groot gemak is, komt het met de neiging om de formaliteit van de inhoud van de communicatie te worden. Mobiele apparaten hebben de manier veranderd die we communiceren in het bedrijfsleven, omdat ze ons in staat stellen om direct met onze klanten, partners en medewerkers te communiceren. Echter, omdat de inhoud van de zakelijke e-mail geen inflecties heeft, is het gemakkelijk voor de ontvanger van de e-mail om de bedoeling van de woorden te misinterpreteren. Om dit ongelukkige resultaat te vermijden, moeten zakelijke e-mails zo formeel zijn en op het punt dat zakelijke brieven zijn.

Onthoud dat enkele decennia geleden de enige manier om schriftelijk met een klant te communiceren; verkoper of werknemer was door middel van een formele brief. De bewerkte brief die nodig is in navolging van alle decoratie en naleving van een schriftelijke mededeling. Indien niet verzonden in een envelop met betaalde porto, werd het misschien per fax verstuurd.

Of de brief per mail of per fax werd verzonden, vertegenwoordigde het een juridisch bindende mededeling die "schriftelijk" werd ingediend.

Dit geldt ook bij elke verzonden email: het is een juridisch bindende communicatie omdat het schriftelijk is. Er kan geen hoorzitting zijn wanneer een bedrijf schriftelijk communiceert. Daartoe moet e-mailcommunicatie altijd voldoen aan dezelfde richtlijnen en principes van het schrijven van een professionele brief. Periode.

Het schrijven van een zakelijke e-mail is veel anders dan het schrijven van een tekst of een direct bericht (IM). Deze vormen van communicatie zijn ontworpen voor snelle en informele banter onder vrienden. Daarom is de taal van teksten en IM's die zijn eigen zinnen bevatten, zoals LOL, ROFL en vele anderen, aanvaardbaar voor een praatje met een vriend maar geen plaats in een professionele zakelijke e-mail.

Evenzo voor emojis.Emojis zijn ook een nieuwe taal die ontwikkeld en geëvolueerd is met de verspreiding van mobiele communicatie. Dezelfde regel over het onthouden van het gebruik van teksttaal en afkortingen moet van toepassing zijn op het gebruik van emojis - deze nieuwe taal heeft geen plaats in een zakelijke e-mail. Hoewel het misschien verleidelijk is om in sommige smiley gezichten te sprinkelen om het punt in een zakelijke e-mail te accentueren, omdat e-mails de interpretatie door de ontvanger onderwerpen, verzet u de verleiding om de e-mail met deze informele jargon aan te klappen.

Wanneer u een zakelijke e-mail vanaf dit punt naar voren verzendt, stel je voor dat je voor een schrijfmachine zit, met een dikke briefletter of een wettelijk papierblad en je gaat op het punt staan ​​een formeel brief te schrijven dat wordt ondertekend door U onderaan de laatste pagina en per fax verzonden of verzonden.