Grote Event Planning Fouten die u kunt voorkomen

Het product dat gebeurtenisplanners maakt is zowel delicaat als vluchtig. Gebeurtenissen kunnen negatief beïnvloed worden door verschillende omstandigheden, en zodra de schade is gedaan, is het meestal onmogelijk om opnieuw te proberen. "Daarom heeft de planning zo'n toewijding aan details nodig. Een kleine fout kan een kettingreactie opleveren die moeilijk te herstellen is. Hieronder staan ​​5 dergelijke fouten, dus voeg ze toe aan uw checklist of preventable catastrophes.

- 9 ->

Er is geen tijd voor het instellen van een afspraak gemaakt, maar je moet een schatting maken van hoe veel tijd je nodig hebt om alles op zijn plaats te krijgen. Niets lijkt erger dan het hebben van een kamer vol werkers die rondkomen wanneer de eerste gast aankomt. Het doel moet zijn om alles minstens 15 minuten voor de deur open te zetten.

Niet doorlopen van een walkthrough met klanten

Spreadsheets, e-mails en banketfeestorders zijn uitstekende tools om de details van een evenement te communiceren. Als u alleen maar op documenten vertrouwt om een ​​foto van de gelegenheid te schilderen, kan dit leiden tot oversights. De betere strategie is om de reisroute door te gaan met uw klant wanneer dat mogelijk is. Bespreek elk moment en detail alsof het evenement voor je gebeurde.

Vergeet uw verkopers te bevestigen

Uw gemiddelde gebeurtenisverkoper serveert meerdere klanten in verschillende categorieën.

Kortom, dit betekent dat ze veel te herinneren hebben. U wilt altijd een mondelinge of e-mailbevestiging van alle leveranciers 48 uur voor de installatie tijd krijgen. E-mail is meestal beter, omdat u uw verwachtingen kunt uitspelen en hen kan vragen om schriftelijk te antwoorden.

Uitkijken naar concurrerende evenementen

Als je ooit een "luidruchtige buurman" hebt gehad, weet je al hoe afleiderende deze situaties kunnen zijn.

Opkomende evenementen in uw locatie kunnen een grote uitdaging zijn. Daarom moet u dit scenario vooraf met lokaal management en uw klanten bespreken. Ontdek wie dezelfde gemeenschappelijke ruimtes en publieke middelen delen met je feest en identificeer wie de bevoegdheid heeft om geluidsoverlast op te lossen als ze een probleem worden.

Geen noodplan

Wat gebeurt er met uw evenement in geval van slecht weer of zelfs de sluiting van uw locatie? Dit zijn geen makkelijke dingen om te plannen, maar ze worden onmogelijk om op de dag van de show te beheren. Bepaal tenminste 2 weken van tevoren uw noodstrategie voor een goede maatregel. Zelfs als u van plan bent om het evenement te annuleren, heeft u nog een georganiseerde methode nodig om contact op te nemen met al uw gasten.

Onvoldoende hulp op de evenementendag

Arbeidskosten zijn altijd een probleem bij het evenwicht van evenementbudgetten. Dat gezegd hebbende, het vallen van het helpen van handen kan leiden tot grotere problemen dan het overschrijden van het budget.U kunt niet verwachten om alles zelf te doen als u de gebeurtenisplanner bent. Het coördineren van medewerkers, leveranciers en details is voldoende om u alleen bezet te houden. Wees niet bang om een ​​paar honderd dollar te spenderen om extra werknemers te huren, omdat je niet in staat bent om de dingen te verplaatsen.

Geen verpakkingslijst gebruiken

Beheer van een off-site gebeurtenis vereist typisch een uitgebreide lijst van benodigdheden. Natuurlijk heb je meestal enkele weken om al deze benodigdheden in orde te krijgen, maar ze zullen het niet goed doen als ze het nooit naar de locatie brengen. Een verpakkingslijst zorgt voor een onmiddellijke vernieuwing van de dingen die u in de auto moet laden. Natuurlijk vind je waarschijnlijk pennen en tape om op de locatie te lenen, maar wat gebeurt er als je je naamlabels of je laptop vergeet? Maak een verpakkingslijst en controleer het twee keer voordat u vertrekt.

Het goede nieuws is dat deze gebeurtenisplanning fouten allemaal gemakkelijk voorkomen kunnen worden. In feite kun je dit artikel afdrukken en posten om te herinneren aan wat je niet moet doen. Onthoud, preventie is altijd makkelijker dan herstel!