Applicant Tracking System Evaluation Toolkit

Het vinden van het juiste applicatie tracking systeem dat voldoet aan alle behoeften van uw organisatie kan een overweldigende taak zijn. Het kan een uitdaging zijn, zelfs als u weet waar u moet beginnen bij het overwegen van zoekersystemen en hoe u elke oplossing kunt vergelijken.

Hier vindt u belangrijke gebieden om te onderzoeken, vragen te stellen en antwoorden te analyseren tijdens het evaluatieproces van de tracking-systemen van de aanvrager. Deze informatie zal uw bedrijf begeleiden bij het zoeken naar een geschikt zoeksysteem voor het volgen van uw behoeften.

Identificeren van beslissingszoekers voor het opsporingssysteem van een aanvrager

Een bedrijf moet zich intern organiseren voordat er een evaluatieproces voor het volgen van de tracking-systemen wordt gestart. Bij het voorbereiden om een ​​kandidaat tracking systeem te evalueren, is het essentieel om een ​​samenwerkingsverband van belanghebbenden te vormen en deze beslissers tijd te geven om te komen tot een ingeligte beslissing.

Uw selectiecommissie moet bereid zijn om de sterke en zwakke punten van elke applicatie-tracking systeemverkoper te beoordelen. De selectiecommissie moet deze leden omvatten.

• Selectiemedewerker: Dit is meestal een Senior Vice President (SVP) of Vice President (VP) van Human Resources, die de andere leden van de commissie met een duidelijke richtlijn en visie kan bemachtigen. De persoon moet ook de mogelijkheid hebben om de leverancierselectie in termen van Return on Investment (ROI) aan zijn / haar tegenhangers te verklaren.
• Selectiemanager: Deze persoon moet volledig inzicht hebben in het verhuren proces en de pijnpunten van het bedrijf om de juiste zoek- en selectie tactiek te creëren.
• Commissielid: Om ervoor te zorgen dat de stem van de gebruikers vertegenwoordigd is en dat een succesvolle goedkeuring van de gekozen oplossing zal plaatsvinden.
• Bijdrage van de commissie: dit zijn leden van andere afdelingen die aanvullende input leveren voor het selectieproces van het tracking systeem van de aanvrager. Degenen met financiële expertise kunnen input leveren over de financiële stabiliteit van de leveranciers of vergelijken de totale kosten van elk kandidaat tracking systeem in relatie tot het project budget. IT-medewerkers kunnen de leden van de commissie opleiden over de technische mogelijkheden van de tracking-systemen van de leveranciers en helpen bij het vergelijken van elke oplossing voor uw huidige systeem.
  De leden van de commissie zouden mensen moeten zijn die de waarde van technologische hulpmiddelen kunnen herkennen, optimalisatie optimaliseren en klantenservice, zoals het betrekking heeft op uw bedrijfsvisie van talentmanagement.

Documenteer uw huidige huurproces

Nadat u uw selectiecomité voor het volgen van de aanvrager hebt samengesteld, is uw eerste opdracht een document op te stellen dat het proces van de rekrutering van uw medewerkers, uw aanwervingsproces en de rol van de aanstellingsmanager volgt , de recruiter, en de kandidaat om een ​​huur te voltooien.Dan moet je commissie bespreken waarom elke stap nodig is en wat zou gebeuren als het geëlimineerd wordt.

Vereenvoudig uw huurproces en zorg ervoor dat elke stap echt waarde toevoegt en u helpt bij het leveren van kwaliteitshuren. Dit stelt uw commissie in staat de behoeften van uw huurproces te vergelijken met de mogelijkheden van elk kandidaat tracking systeem. Deze evaluatie is een geweldige kans om te leren over de beste praktijken bij het inhuren en om uw huidige huurproces te beoordelen en te optimaliseren.

Identificeren van de vereisten voor uw verzoekers tracking-systeem

Nu u uw bedrijf's huurproces duidelijk heeft geïdentificeerd, is uw commissie volledig bereid om uw bedrijfsvereisten te identificeren voor een kandidaat-tracking systeem. Houd er rekening mee dat u een duidelijk antwoord wilt geven op de volgende vragen:

• Waarom koopt u dit zoeksysteem tracking systeem?
• Is uw huidige aanwervingsprocedure afgestemd op uw bedrijfsdoelstellingen?

Om deze vragen in het achterhoofd te houden, zal uw commissie een sterke zaak helpen bij het aanschaffen van een applicatie tracking oplossing. Om ervoor te zorgen dat het zoeksysteem volgen, kiest u een sterke verbinding met de ROI, moet uw commissie duidelijke verwachtingen creëren voor wat u wilt in een kandidaat tracking systeem.

Uw kandidaat tracking systeem moet een betere relatie bouwen tussen recruiters en verhuurders, stroomlijnen van uw requisitiecreatie en goedkeuringsproces, en verbeter uw kwaliteit van de huur. Uw applicatie tracking systeem moet de wervingspogingen van Human Resources professionals stroomlijnen door automatisering, waardoor een efficiënter en kosteneffectief huurproces wordt gecreëerd. Dit is de perfecte tijd om veel voorkomende HR-uitdagingen aan te pakken, zoals:

• Hoog volume hervat zonder effectieve manier om te accepteren, te beoordelen en te beheren.
• Hoge omvang van de baan mogelijkheden met omslachtige interne communicatie.
• Niet snel toegang tot informatie en rapportage over alle wervingsgegevens.
• Verloren gekwalificeerde aanvragers door lukraak opslaan van hervat.
• Duplicatie van wervingspogingen tussen verschillende vestigingen en afdelingen lokaal of in het buitenland.
• Uiterste IT-onderhouds- en ondersteuningsuitgaven met zelfgemaakte technologie.
• Ondoeltreffend bijhouden van EEO-OFCCP compliance data.
• Sukkelend om de aandacht van IT te krijgen voor technologische upgrades en verbeteringen.

Neem ook de gelegenheid aan om de waarde van verbeteringen van nieuwe processen en technologieën te overwegen, zoals:

• het vermijden van verschillende modules,
• communicatie verbeteren en
• globale problemen aanpakken.

Om dit beheersbaar te houden moet u essentiële 'must haves' identificeren om ongekwalificeerde verkopers te elimineren. Zo kan uw commissie als fundamentele factor beslissen dat u alleen verkopers zal overwegen die een web-gebaseerde oplossing bieden in tegenstelling tot een geïnstalleerd systeem, omdat de gehoste oplossing alle lasten op uw IT-team elimineert.

Identificeren van eisen voor uw Applicant Tracking System

Het vaststellen van duidelijke bedrijfsdoelstellingen zal uw prioriteiten aansluiten op uw wensen.Het is absoluut noodzakelijk dat uw commissie zich richt op zijn oorspronkelijke systeemvereisten. Het comité moet voorkomen dat het wordt afgeleid door systeemelementen die niet in overeenstemming zijn met de prioriteiten van uw bedrijf. U heeft de belangrijke zakelijke doelen en de belangrijkste vereisten in acht genomen om te overwegen wanneer u uw eigen doelstellingen formuleert.

Belangrijkste vereisten om te overwegen bij een aanvrager Tracking System

• Proces efficiënties: het centreren van een proces kan een verscheidenheid aan taken verbeteren, waaronder, maar niet beperkt tot, vacatureaanvragen, tracking, beheer van personeelsverwijzingen en overdrachtsprogramma's.
• Toestaat kandidaten snel en gemakkelijk aan uw organisatie toe te passen voor salaris en uurlijkse huur zonder door te gaan op meerdere pagina's van vragen.
• Kan de recruitment met hoge volumes vergemakkelijken, terwijl de kosten nog steeds kostbaar zijn.
• Een zeer configureerbare, schaalbare oplossing die kan configureren naar ons unieke management management proces en in staat zijn om onze ontwikkelende behoeften tegemoet te komen aangezien onze organisatie groeit of onze processen veranderen.
• Verbeterde rapportage mogelijkheden: veel organisaties worden uitgedaagd met het bepalen van hun totale uitgaven aan leveranciers, het verzamelen en vergelijken van statistieken. Coördinatie via een enkele bron zorgt voor een nauwkeurige gecentraliseerde rapportage.
• Hiermee kunnen recruiters de database opzoeken op alle informatie en op specifieke parameters.
• Bevat een rapportagecentrum waarmee gebruikers ad-hoc rapporten kunnen uitvoeren en criteria kunnen opslaan voor toekomstig gebruik, evenals de rapportage van industrie standaardrapporten, inclusief kosten per huren, tijd-tot-vullen, bron effectiviteit en meer.

Brandidentiteit en bewustwording creëren

• Het creëren van een verbinding tussen een aanvrager en een positieve werkervaring creëert een herkenning van het merk. Een sterk merk kan vertrouwen genereren die het verkeer van de gebruiker zal stimuleren en uw talentpool verbeteren.
• Webpagina's van het Branded Career Center kunnen via de website van uw bedrijf toegankelijk zijn.
• Maakt recruiters gemakkelijk om carriere-informatie te plaatsen op de website van de firma.
• Geef meertalige mogelijkheden voor wereldwijde ondersteuning.
• EEO / AAP-conform.
• De mogelijkheid om een ​​nauwkeurige maatregel van dergelijke informatie te handhaven, houdt in overeenstemming met de federale voorschriften en voorkomt juridische handelingen tegen de organisatie. Het zal ook helpen bij het vaststellen van de kwaliteit van de aanvrager.
• In staat om vrijwillige EEO-gegevens vast te leggen, te volgen en te rapporteren, terwijl deze nog steeds in overeenstemming zijn met de richtsnoeren die door de EEO / OFCCP zijn vastgelegd.
• In staat om kandidaten voor het screenen te elimineren met eliminatievragen om aan te geven wie die basiskwalificaties voor de functie voldoen.
• Verbeterde communicatie.
• Hiermee wordt een omgeving geïntroduceerd die effectief informeert, alle gebruikers verenigen en de activiteiten van de organisatie stroomlijnt.
• Bevat een Communicatiecentrum om de communicatie tussen recruiters, verhuurders en kandidaten te vergemakkelijken. Hiermee kunnen gebruikers ook afspraken plannen, notities achterlaten en feedback achterlaten, massaboodschappen verzenden en automatisch reageren op aanvragers bij ontvangst van CV.

Klantenservice voor het Applicant Tracking System

• De goedkeuring van de gebruiker hangt af van het niveau van klantensupport die de verkoper tijdens en na de uitvoering heeft geleverd.
• Een gemakkelijk beschikbaar ondersteunend team, dat zich toelegt op het beheren van bedrijfs- en gebruikersproblemen, terwijl de beste praktijken van de industrie worden gebruikt.
• Hoogste niveau van ondersteuning beschikbaar zonder kosten aan uw bedrijf.

Aanbieder van het beoordelingssysteem van de aanbieder van tracking-systemen

Het is aan te bevelen om een ​​verzoek om een ​​voorstel (RFP) te vragen van potentiële verkopers die uw commissie heeft besloten te overwegen. Dit is uw kans om duidelijkheid te krijgen over een onderwerp om uw commissie te helpen bepalen of de applicatie tracking software de vereiste opdracht kan doen. Uw commissie moet de volgende belangrijke problemen overwegen om een ​​effectieve RFP te ontwikkelen:

• Ondersteunt het systeem de belangrijkste zorgen van uw commissie? Dit houdt verband met het vorige deel van het evaluatieproces; U moet uw proces volledig weten voordat u kunt bepalen welke functies u nodig heeft. Uw commissie kan niet afgeleiden worden door oplossingen die functies kunnen bieden die niet uw hoofdprioriteit zijn. Hoewel ze lijken aantrekkelijk te zijn, zullen veel flitsende functies en functies geen waarde voor uw organisatie creëren als ze niet door uw gebruikers worden aangenomen.
• Heeft de verkoper het systeem geïnstalleerd in een andere organisatie met een vergelijkbare grootte?
• Uw commissie moet toegang hebben tot referenties die u inzicht kunnen geven in kwesties zoals klanttevredenheid en follow-up, het implementatieproces en verborgen kosten. Onthoud, functies hebben geen waarde zonder sterke gebruikersaanvaarding.
• Wat behelst het implementatieproces? Het succesvol adoptiepercentage begint met de juiste implementatie. U wilt er zeker van zijn dat uw gekozen leverancier uw gebruikers niet achterlaat zonder de juiste training en continue ondersteuning. De implementatie moet centraal staan ​​in het wervingsproces van uw organisatie, niet leren hoe ze zich in hun systeem kunnen bevinden.
  Je moet nooit het gevoel hebben dat je implementatieprogramma je verloren en onzeker voelt over de mogelijkheden van de leverancier. Tijdens het evaluatieproces moet uw commissie de indruk hebben dat op basis van uw afdelingsprioriteiten en bedrijfsdoelstellingen uw implementatie een goede basis creëert voor een langdurig partnerschap met uw aanbieder van het tracking systeem. Vergeet niet dat het gebruik van een hoge gebruiker bij het tracking-systeem van de gebruiker een hogere ROI zal opleveren.

Meer over Applicant Tracking Systems Vendor Assessment

• Wat is de visie en groeistrategie van de verkoper? De leverancier moet leiderschap en vooruitziendheid als marktleider tonen. Om een ​​uitgebreide oplossing te presenteren, dient de verkoper rekening te houden met uw specifieke behoeften en voor te bereiden op veranderingen en groei in de toekomst.
• Bepaal of deze oplossing bijdraagt ​​aan uw over alle bedrijfsplan? Op het einde zal de Selection Executive waarschijnlijk een verwachte ROI moeten tonen om een ​​sterke zaak voor de oplossing te maken.
  De Selection Executive moet zoeken naar besparingen op zaken als recruitment advertising, medewerkerswaarde van het gebruik van zoekbedrijven en procesoptimalisatie die door de leverancier wordt verstrekt. Het bedrijf moet ook besparen op de behoud van de werknemers en de kwaliteit van de kandidaat. Het kan overweldigend zijn om een ​​volledig gedetailleerd document van onderzoeken op te stellen die alle noodzakelijke onderwerpen omvat om een ​​kandidaat tracking systeem te evalueren.
• Behalve functies en functies, moet je commissie het vermogen van de leverancier om als langdurige partner voor je organisatie te dienen beschrijven. Naarmate uw commissie haar beoordelingsproces uitvoert, wilt u zeker rekening houden met factoren als:
• Financiële stabiliteit: Gedragszorg uitvoeren op de jaarrekening van alle prospectieve verkopers die worden beoordeeld. U vindt dat dit een perfect onderwerp is waarmee uw financiele commissie bijdrager u kan begeleiden.
• Kwaliteiten van strategische partners: Om een ​​complete oplossing te bieden, zullen sommige leveranciers samenwerken met andere servicebedrijven om hun klanten een uitgebreider pakket diensten te bieden. Uw commissie moet zich bewust zijn van partnerschappen die betrokken zijn bij de concurrerende verkopers. De informatie kan een inzicht geven in het mogelijke partnerschap tussen uw bedrijf en de verkoper.
• Recruitment Capabilities: Ongeacht uw bedrijfsgrootte, moet u ervoor zorgen dat de leverancier de mogelijkheid heeft om de volledige levenscyclus van de werknemer te ondersteunen, van het volgen van de aanvrager, aan boord, opvolgplanning naar off-boarding. Dit voorkomt dat uw bedrijf uit de oplossing komt, wat waarschijnlijk zal leiden tot verergering, een nieuwe evaluatie en kostbare implementatiekosten.
• Toekomstige Productontwikkeling: Zorg ervoor dat de leverancier een sterk inzicht geeft in de uitdagingen die werving in de toekomst en in de toekomst voordoet. De verkoper die u kiest, moet op de hoogte zijn van technologisch en industrie nieuws om aan te passen aan uw veranderende behoeften en ervoor te zorgen dat de configuraties van de oplossing worden gebruikt om zijn volle potentieel te benutten.
• Integratie met HRIS: Hoewel u de bijdrage van uw IT-commissie wilt geven om hierover in te gaan, zou het uw commissie niet moeten zwaaien in het gebruik van een aanvrager tracking systeem dat de hele afdeling niet adequaat zal bedienen. Elke leverancier die de moeite waard is om te overwegen, zou de mogelijkheid moeten bieden om belangrijke informatie van zijn systeem te verplaatsen naar uw HRIS-systeem met minimale moeilijkheden.

Samenvatting van leverancierselectie voor Applicant Tracking Systems

De tijdlijn voor een selectieproces voor een kandidaat-tracking systeem kan variëren van een maand tot zes of meer om te voltooien. Het volgende is een voorgesteld tijdschema dat uw commissie in staat stelt een tijdschema voor het selectieproces van de verkoper voor een kandidaat-tracking systeem te projecteren.

Let op dat dit onderhevig kan zijn aan veranderingen op basis van een gewenste implementatiedatum.

Tijdlijn voor uw leverancierselectie voor Applicant Tracking Systems

• Vorm een ​​selectiecommissie - 1 week
• Identificeer bedrijfsbehoeften - 1-2 weken

Doelvennootschappen beoordelen objectief tegen de geïdentificeerde bedrijfsbehoeften met het volgende proces: < Maak een lange lijst van mogelijke verkopers - 1 week

1. Vraag RFP's aan om duidelijkheid te geven over elk onderwerp of concern - 4 weken
2. Maak een lijst met uw sleutel evaluatiecriteria - 1-2 weken
3. Een verkoper finaliseren - 3-6 weken
4. Demonstratie van diverse systemen - zo snel mogelijk
5. Verkoop presentaties - zo snel mogelijk
6. Sitebezoeken - als nodig
7. Houd er rekening mee dat het hoofddoel van een aanvrager tracking systeem is om uw gebruikers te bemachtigen.Commissieleden zouden in staat zijn om technologie te erkennen en waarde te geven aan technologie-instrumenten, optimalisatie van processen, bedrijfsvisie en klantenservice om de verkopers strategisch te beperken tot een korte lijst van echte mogelijkheden.

Het is waarschijnlijk dat uw korte lijst misschien niet veel onderscheidende functionele verschillen heeft; daarom is het belangrijk om de minder tastbare elementen van die verkoper in gedachten te houden.

Uw commissie zou moeten kijken naar informatiebronnen, zoals de website van de verkoper, nieuwsgroepen, portalen voor menselijke hulpbronnen en vakbeurzen. Verbinding maken met collega's bij andere bedrijven die in omvang, behoeften en industrie vergelijkbaar zijn om van hun ervaringen te leren.

Partneren met een service-georiënteerde verkoper die de meest compatibele pasvorm is met de visie en de toekomst van uw organisatie, zal van onschatbare waarde zijn voor alle belangrijke spelers in uw evaluatie, selectie en implementatie van uw tracking-systeem.

Meer over Recruiting and Hiring

Recruiting Stars: Top tien manieren om geweldige kandidaten te krijgen.

• Gebruik LinkedIn voor het aanwerven van medewerkers.