Video: The Great Gildersleeve: Leroy's School Play / Tom Sawyer Raft / Fiscal Report Due 2024
Vergaderingen kunnen erg raken of missen. Ze kunnen een goede manier zijn om in te checken met collega's, doelen vast te stellen, taaklijsten te omschrijven en dingen te bereiken, maar ze kunnen ook een grote verspilling van tijd zijn als ze niet goed worden gedaan.
Spoel je tijd niet af of de tijd van je collega met zinloze of ineffectieve vergaderingen die alleen ruimte opnemen in de dag. Volg deze vijf tips voor grote projectbijeenkomsten die ervoor zorgen dat iedereen zich voltooid voelt.
1. Definieer uw doel
Voordat u uw vergadering ook aankondigt, moet u eerst bepalen waarom u in de eerste plaats een afspraak wilt maken. Doe geen regelmatige bijeenkomsten alleen om hun te hebben. Elke ontmoeting moet een duidelijk doel hebben, en dat doel moet vooraf worden bepaald.
Bijvoorbeeld, het doel van uw afspraak kan zijn om ingewikkelde of belangrijke informatie met uw teamleden op een snelle en efficiënte manier te delen, om potentiële opties voor huidige of toekomstige projecten te brainstormen, om een joint te maken besluit als team, of om snel in te checken om te zien hoe iedereen het doet en wat iedereen het volgende moet doen.
Wanneer je vergaderingen beginnen met een duidelijk en gedefinieerd doel, eindigen ze niet alleen veel sneller, maar wordt je veel meer gedaan.
2. Maak vooraf uw agenda aan en verspreid
Zodra u weet waar uw vergadering over gaat, is het van essentieel belang dat u de betrokkenen ook laat weten.
De beste manier om dit te doen is vooraf een agenda aan te maken en te verspreiden. Op deze manier kunt u alle belangrijke informatie en vragen op voorhand verzamelen en iedereen kan bereid zijn om te discussiëren en op te treden op het onderwerp bij de hand.
Lees 10 tips voor een goede agenda en krijg hier een gratis sjabloon.
3. Geef iedereen een kans om te praten
In een poging om tijd te besparen en iedereen weer op het werk te krijgen, kan het verleidelijk zijn om één persoon de vergadering bij te staan, terwijl iedereen anders luistert.
Weerstaan deze drang. In plaats daarvan, geef iedereen de kans om te praten die wil of nodig heeft. Daardoor wordt ervoor gezorgd dat de bezorgdheid en bezwaren van iedereen worden aangepakt, en het kan u zelfs nog meer ideeën verstrekken die u niet eerder zou hebben overwogen.
4. Schrijf je notulen snel op
Als je vergadering een besluitvorming of meer dan vijf minuten duurt, moet je ervoor zorgen dat iemand in het projectteam enkele minuten neemt. Uw projectcoördinator kan dit doen. Niet alleen kunnen deze notulen mensen helpen die de ontmoeting hebben kunnen missen om in te halen, maar ze dienen ook als een belangrijk herinnering aan beslissingen genomen en actie stappen besloten voor degenen die er waren. Maak ze zo snel mogelijk beschikbaar.
Herinneringen kunnen lastig zijn. Geef jezelf of je collega niet de gelegenheid om niet eens te zijn over beslissingen of plannen die zijn gemaakt.Als het onderwerp van uw vergadering belangrijk genoeg is om een afspraak te houden, is het belangrijk om schriftelijk te krijgen.
5. Annuleren indien niet nodig
Annulering van een geplande vergadering kan ervoor zorgen dat uw collega's opgelucht of verergerd zijn - het gaat allemaal om hoe je het nadert. Bijvoorbeeld, als je collega's achter zijn op het werk en een extra uur in de dag willen genieten, kan je ontmoeting een enorme opluchting zijn.
Als ze misten op andere belangrijke afspraken als gevolg van de geplande en geannuleerde vergadering, wees je niet verbaasd als ze verergeren.
Voel je niet verplicht om een vergadering te houden, alleen omdat je een gepland hebt. Als de vergadering niet meer nodig is, kan de informatie op een andere manier worden verkregen of als er een noodgeval optreedt, moet u annuleren. Zorg ervoor dat u zover van tevoren zo snel mogelijk kunt annuleren, en dat u de mensen op de hoogte houdt van wat er gebeurt en waarom. Zo kan iedereen hun tijd zo efficiënt en efficiënt mogelijk gebruiken.
Als professionele projectmanager is het uw taak om ervoor te zorgen dat alle taken zo effectief en efficiënt mogelijk worden bereikt - inclusief vergaderingen. Gebruik deze vijf tips, en uw vergaderingen zullen een voordeel zijn, geen verspilling.
Waarom Verlaten Huisgenoten Verlaten Huisdieren
Verlaten huisdieren worden vaak achtergelaten in afgesloten woningen. Leer hoe u verlaten afscherming huisdieren kunt redden.
Voelen overwerkt
Veel werkers voelen zich overwerkt of overweldigd door hoeveel werk ze moeten doen, aldus een studie van de gezinnen en Werkinstituut. Ontdek welke factoren bijdragen aan mensen die op deze manier voelen.
Wat effectieve leiders doen om zich minder overweldigd te voelen
Dit artikel biedt richtlijnen om leiders te helpen stress te verminderen door middel van een dagelijks ritueel van intentiebepaling en reflectie ondersteund door vier dagelijkse gewoonten.