5 Stappen naar een Business Record Keeping System dat werkt

Je hebt waarschijnlijk de uitdrukking 'Garbage In, Garbage Out' gehoord. "Deze frase, oorspronkelijk toegepast op computerhardware en software, werkt ook voor de financiële kant van uw bedrijf. Als u wilt slagen, moet u een financieel systeem creëren dat het vuilnis opruimt en dat u precieze en nuttige informatie geeft om te zien hoe u het doet en dus weet u wanneer u deze informatie moet aanpakken.

Hier zijn vijf eenvoudige stappen bij het maken van een eenvoudig financieel record houden systeem: Capture, Check, Record, Review, Act.

In de eerste plaats CAPTURE de informatie.

Als het niet er is, bestaat het niet. Als je je bedrijf begint, raak je de gewoonte om alles te vangen, dus het wordt automatisch. "Capture" is het moeilijkste en het belangrijkste deel van het proces; het gaat om de gewoonte om informatie te verzamelen. Bijhouden van elk bedrag dat u besteedt aan uw bedrijf en elk bedrag dat u opneemt als verkoop. Maak je geen zorgen om op dit moment iets te doen met de informatie. Wees er zeker van dat alles wat u vangt, bevat (a) een beschrijving van het item, (b) het bedrag en (c) de datum.

Tweede, Controleer of de informatie volledig en correct is.

Breng elke twee weken een uur door en controleer het. Controleer of alle informatie die u hebt, klaar is voor opname.

Zorg ervoor dat u de datum en het bedrag heeft opgegeven, en genoeg gedetailleerde informatie over de kosten die u daarvoor nauwkeurig kunt opnemen. Bijvoorbeeld een notitie voor "papier, $ 3. 55, 7/12 "is mogelijk niet genoeg informatie. Waar was de krant voor? Was dit een krant die je kocht voor het kantoor? Of kocht u een stuk papier voor de computer?

Stel een bepaalde tijd voor een afspraak bij uzelf aan het einde van de alternatieve weken (elke andere vrijdag, bijvoorbeeld) om alles te controleren. Wacht niet te lang; hoe langer u wacht om dit te doen, hoe moeilijker het zal zijn om informatie te onthouden en te verzamelen.

Derde, RECORD de informatie om het op te slaan.

Opnemen betekent het plaatsen van uw financiële informatie in bruikbare vorm. Nadat alles is gecontroleerd, zet het over aan uw boekhouder om het op te nemen of op te nemen. Doe dit maandelijks. Voer de informatie in in een spreadsheet of boekhoudsoftware. U kunt ook vinden dat online software voor u werkt, zodat u en uw boekhouder beide informatie kunnen bekijken en bespreken. Wees er zeker van dat u elke maand alles opneemt, zodat u het kunt bekijken.

Vierde, consolideer en controleer de informatie.

Nadat uw financiële informatie elke maand is opgenomen, print vier rapporten:

• balans
• winst- en verliesrekening (p & l)
• debiteurenverouderingsverslag en
• rekenplichtige rapportage.

Voor elk rapport bevat een vergelijking met dezelfde rapportinformatie van vorige maand. Let vooral op specifieke informatie binnen deze rapporten.

Ten slotte, ACT, op basis van wat je weet.

In de meeste gevallen kan "ACT" niets betekenen als alles goed lijkt.

In andere gevallen kan het een verandering betekenen. Maak 'trigger points' waar de informatie je dwingt te handelen. Hier zijn enkele voorgestelde triggerpunten:

1. Balans . Als u ziet dat de passiva elke maand voor drie maanden stijgen (wat waarschijnlijk betekent dat de activa en / of de uitgaven ook oplopen), bespaar de uitgaven.
2. Resultatenrekening . Als u ziet dat een bepaalde kosten stijgen als percentage van de omzet, vraag u zich af waarom het toeneemt. Als de verhoging nodig is, kunt u de uitgaven aan andere uitgaven verminderen, om uw winstniveau te behouden.
3. Accounts Receiveable Aging . Wees assertief bij het gaan na langzame betalers. Hoe langer je de schuld laat onbetaald, hoe minder waarschijnlijk is dat je het geld ontvangt. Stel een collectiesysteem op, zoals ik hierboven heb besproken, om ervoor te zorgen dat u snel betaald wordt en dat de langzame betalers niet over zijn om u aan te nemen, uw geld niet willen hebben.
4. Betaalbare rekeningen . Betaal wat je kan zo snel mogelijk. Probeer vroeg te betalen om kortingen te krijgen. Als u niet al uw facturen kunt betalen, betaalt u de kosten die u ertoe leiden dat u sancties oplost of dat uw kredietwaardigheid zal beïnvloeden. Zelfs als iemand anders verantwoordelijk is voor het betalen van rekeningen, bent u de persoon die uiteindelijk verantwoordelijk is voor het verzekeren van uw bedrijfskredieten.

Zelfs als u niet vertrouwd bent met de financiële systemen, moet u deze in beweging kunnen zetten en kunnen blijven lopen. Het moeilijkste onderdeel is het verzamelen van de informatie. Zodra u de 'collectie gewoonte' heeft gevormd, vindt u de rest zal er mee komen.

Financiële informatie voor uw bedrijf, Bekijk het elke andere week, Record en review de maandelijkse informatie , dan Act als nodig om uw financiële situatie te verplaatsen. Als u dit eenvoudige vijfstapsysteem volgt, minimaliseert u het "vuilnis" en de problemen die daarmee mee komen, en u maximaliseert uw financiële situatie. Een goed georganiseerd financieel systeem zal uw bedrijf financieel levensvatbaar houden voor de komende jaren.