5 Stappen voor het kiezen van boekhoudsoftware

U kunt deze checklist voor boekhoudsoftware selecteren om u te helpen bij het vinden van de juiste boekhoudsoftware voordat u koopt. Weinig kleine bedrijven investeren een aanzienlijke hoeveelheid tijd en middelen in het stellen van de juiste vragen voor het kiezen van het boekhoudsoftwareprogramma om ervoor te zorgen dat de beste keuze wordt gemaakt voor hun bedrijf. In plaats daarvan wordt de keuze van boekhoudsoftware meestal gehaast, eventueel weinig, over de vraag of er betere alternatieven zijn.

Als u een boekhoudsoftwareapplicatie voor uw kleine onderneming kiest, of als u softwareprogramma's wilt bijwerken of wijzigen, dan kunt u deze checklist voor boekhoudsoftware selecteren als bron om een ​​paar stappen te volgen die hieronder worden beschreven helpt u bij het vinden van de juiste boekhoudsoftware voor uw kleine onderneming.

Stap 1

U moet feedback van al uw medewerkers vragen die het boekhoudsoftware op een significante manier zullen gebruiken, zodat ze u kunnen helpen om te beoordelen of de software hun nodig heeft. Als uw kleinbedrijf groot genoeg is, met verschillende afdelingen of afdelingen, kunt u een technologisch comité vormen dat tenminste één vertegenwoordiger heeft van elke belangrijke afdeling of afdeling evalueren van de softwareprogramma's die u overweegt te kopen.

Stap 2

U moet elke werknemer of vertegenwoordiger in het technologisch comité een behoeftenanalyse en een stroomdiagram maken van hun significante processen.

De behoeftenanalyse moet een lijst zijn van de eisen die elke medewerker of afdeling nodig heeft om zijn dagelijkse taken te verrichten. In de behoeftenanalyse worden de vereisten voor uw boekhoudsoftware beschreven die u aan uw leverancier kunt verstrekken om te helpen vaststellen of het softwarepakket voldoet aan uw eisen.

De flowcharts geven u een beeld van de interne processen die uw medewerkers gebruiken om hun taken uit te voeren. De flowcharts zullen tenminste een paar redenen nuttig zijn: (1) u zult merken dat bepaalde stappen kunnen worden geëlimineerd om uw activiteiten te stroomlijnen en uw bedrijf tijd en geld te besparen; (2) u kunt zien welke stappen momenteel handmatig worden uitgevoerd om te zien of de boekhoudsoftware die u overweegt, zal helpen om deze taken te automatiseren; en (3) u kunt deze flowcharts gebruiken als basis voor het opstellen of bijwerken van uw bedrijfsbeleid en procedures handleidingen of werknemer's desktop procedures op dit moment.

Stap 3

U dient een budget op te stellen voor uw boekhoudsoftware. Ik raad aan om een ​​budget op te stellen als een reeks prijzen die u overweegt te kopen omdat u kan vinden dat een duurdere boekhoudsoftware applicatie meer taken zal automatiseren zodat de hogere kosten gerechtvaardigd kunnen zijn.

Stap 4

U kunt uw medewerkers of technologische commissie identificeren van mogelijke boekhoudsoftwareprogramma's die voldoen aan uw behoeften, zodat u deze programma's nader kunt bekijken. U kunt overleg plegen met onafhankelijke professionals, zoals technologie consultants en gecertificeerde openbare accountants om hun mening te vragen over mogelijke programma's die aan uw behoeften kunnen voldoen.

De accountant heeft kennis en ervaring van wat andere kleine bedrijven gebruiken en hebben ervaring met gebruik van verschillende boekhoudsoftware programma's als eindgebruiker. De technologische adviseur kan u een idee geven van belangrijke technische problemen die u zou kunnen ondervinden bij het implementeren van een nieuw boekhoudsoftware op basis van de specificaties, zoals of het compatibel is met andere externe programma's die u nodig heeft voor uw bedrijf of nieuwe hardware u Misschien moet u ervoor zorgen dat het programma goed loopt, dat kan leiden tot uw besluitvormingsproces.

Stap 5

U dient een boekhoudsoftwareprogramma op uw shortlist te demo om te verzekeren dat het aan uw behoeften voldoet. U kunt ook een gratis proefversie van het programma aanvragen als u contact opneemt met de verkoper. U kunt uw medewerkers hun dagelijkse taken uitvoeren op de proefversie, zodat u een nog beter idee krijgt over hoe de software zich tegen de concurrenten opstapelt.

U kunt deze stappen volgen om u te helpen bij de juiste keuze van boekhoudsoftware voor uw kleine onderneming.