Digitale Tips voor het besturen van computerbestanden

De elektronische documenten bijhouden kunnen in de 'bedrade' wereld behoorlijk zijn.

Naast het opslaan van documenten lokaal op desktops, laptops of mobiele apparaten maken steeds meer bedrijven gebruik van de cloud voor basis-bedrijfsapplicaties en opslag van bestanden. (Zie waarom cloud computing ideaal is voor kleine bedrijven en 5 nadelen van cloudcomputing.)

Verdere problemen met het opslagprobleem is de noodzaak voor veel bedrijven om documenten te delen tussen medewerkers - binnen een kantoor wordt dit typisch bereikt door gebruik te maken van een bestandsserver of netwerk-aangesloten opslagapparaat (NAS).

Als gedeelde mobiele toegang vereist is, kunnen documenten in de cloud worden opgeslagen en gedeeld door toegangsrechten toe te wijzen.

Organisatie is de sleutel

Waar de documenten opgeslagen zijn, is het belangrijk om ze georganiseerd en actueel te houden. Het doel van het elektronisch bestandsbeheer is om ervoor te zorgen dat u kunt zoeken waar u naar op zoek bent, ook al zoekt u het jaar na de oprichting ervan.

De meeste zakenmensen hebben op een of andere manier in de verlegenheid gekomen om een ​​klantgeroep te hebben en niet snel de relevante factuur of andere belangrijke klantdocumenten kunnen vinden. Op het einde van het jaar is er even lastig vervelend proberen documenten te vinden met betrekking tot bedrijfsrekeningen voor de accountant of zelfs slechter, de taxman.

De juiste organisatie van elektronische documenten is vooral kritisch in een gedeelde omgeving. Als een van uw medewerkers afwezig is (tijdelijk of permanent!), Moet u gemakkelijk alle documenten die door die persoon zijn gemaakt of beheerd, gemakkelijk kunnen vinden.

(Merk op dat het potentiële verlies van gegevensproblemen bij ontevreden, vertrekkende werknemers nog een reden is om uw bedrijfsgegevens te beschermen. Zie 6 Regels voor Bedrijfsgegevensbescherming).

Met deze tips voor het beheren van bestanden kunt u uw bestanden toegankelijk maken:

1. Gebruik de standaard installatiemappen voor programmabestanden.

Gebruik de standaard bestandslocaties bij het installeren van applicatieprogramma's.

Onder Windows zijn de applicatieprogramma's per conventie onder de map (Drive Letter:) -> Program Files opgeslagen. Het installeren van applicaties elders is verwarrend en onnodig.

2. Een plaats voor alle documenten.

Plaats alle documenten onder een enkele "root" map. Voor een enkele gebruiker in een Windows-omgeving is de standaard locatie de map Mijn documenten.

Probeer in een file sharing-omgeving hetzelfde te maken - maak een enkele rootmap (bijvoorbeeld "Shared Documents") en sla de documenten in submappen in de hoofdmap op. Met een enkele locatie voor alle documenten kunt u dingen gemakkelijker vinden en back-ups en archieven uitvoeren.

3. Mappen maken in een logische hiërarchie.

Dit zijn de laden van de computer van uw computer, zo te zeggen. Gebruik gewone taal om uw mappen te noemen; je wilt niet in deze toekomst de lijst met folders bekijken en afvragen wat "TFK" of welke andere interessante afkorting je hebt uitgevonden.

4. Nestmappen in mappen.

Maak, indien nodig, andere mappen in deze hoofdmappen. Bijvoorbeeld, een map genaamd "Facturen" kan mappen bevatten die "2013", "2012" en "2011" worden genoemd. Een map die voor een client is genoemd, kan de mappen "customerdata" en "correspondentie" bevatten.

Het doel is om elk bestand in een map te hebben, in plaats van een aantal wezenloze bestanden te hebben.

Creëer echter niet complexe, diepgaand mapstructuren - waar mogelijk gebruik beschrijvende bestandsnamen in plaats daarvan.

5. Volg de bestandsnamenconventies.

Sommige besturingssystemen (zoals Unix) laten geen spaties toe in bestanden of mapnamen, dus vermijd dit als uw computermilieu gemengd is - gebruik de onderstreepjes als een delimiter (bijvoorbeeld Doe_John_Proposal. Doc.) Andere tekens zoals / ? : * | "^ zijn ook verboden in bestand- of mapnamen onder Windows.

Gebruik beschrijvende bestandsnamen voor eenvoudige identificatie en retrieval, maar ga niet overboord - bestand / padnamen hebben lengtelimieten die variëren tussen besturingssystemen. Onder Windows is de maximale volledige padlengte voor een bestand (bijv. de stationsletter + mapnamen + bestandsnaam) is 260 tekens.

Waar mogelijk, gebruik algemene afkortingen.

6. Wees specifiek.

Geef bestanden logische, specifieke namen en sluit de data in in de bestandsnamen indien mogelijk. Het doel bij het benoemen van bestanden is om te kunnen vertellen waar het bestand over gaat zonder te openen en te kijken. Dus als het document een brief is aan een klant die hem eraan herinnert dat de betaling achterstallig is, noem het iets zoals 'overdue_20120115', in plaats van iets als 'letter'. Hoe weet u wie de brief moet zijn zonder het te openen?

Als u bestanden via e-mail of draagbare apparaten deelt, kunt u de bestandsnaam meer specifiek bevatten informatie, sinds de folder informa tion wordt niet opgenomen in het gedeelde bestand. Bijvoorbeeld als uw document zich bevindt in Mijn Documenten Facturen 2014 Klanten Doe_John_20140416. doc en het bestand wordt gedeeld of gemaild, alle ontvanger zal zien is de Doe_John_20140416. doc en kan niet zeggen dat het bestand een klantfactuur is zonder het te openen.

7. Bestand als je gaat.

De beste tijd om een ​​document te filmen is wanneer u het eerst maakt. Dus gebruik je het dialoogvenster 'Opslaan als' om je document ook in te vullen en te noemen, en zet het op de juiste plaats in de eerste plaats.

8. Bestel uw bestanden voor uw gemak.

Als er mappen of bestanden die u veel gebruikt, dwing ze ze aan de bovenkant van de bestandslijst door ze te wijzigen met een! of een AA aan het begin van de bestandsnaam.

9. Regel je bestanden regelmatig.

Soms is wat oud is duidelijk als in het voorbeeld van de map 'Facturen' hierboven.Als dat niet het geval is, houd je mappen opgeruimd door de oude bestanden te wissen.

Doe niet verwijder bedrijfsgerelateerde bestanden, tenzij je er zeker van bent dat je het bestand nooit meer nodig hebt. In plaats daarvan, maak in uw hoofdcollectie van mappen onder uw hoofdmap een map genaamd "Old" of "Inactive" en verplaats oude bestanden er naar toe als u ze tegenkomt.

10. Reserveer je bestanden regelmatig op.

Of u uw bestanden op een ander station of op tape kopieert, het is belangrijk om een ​​regelmatig back-upprogramma op te zetten en te volgen. Zie de 3 stappen naar een succesvol back-up systeem.

Goed bestandsmanagement zorgt voor het vinden van wat u wilt.

Het beheren van elektronische documenten moet deel uitmaken van een algemene documentmanagementstrategie voor uw bedrijf. Een goed documentbeheerplan moet alle aspecten van documenten hanteren, inclusief opslag, retrieval, back-ups en beveiliging.

De zoekfunctie is een prachtig ding, maar het komt nooit overeen met het gemak om direct naar een map of bestand te kunnen gaan. Als u deze bestandsbeheerstips consequent volgen, ook al weet u niet waar iets is, weet u waar het moet zijn - een groot voordeel als u wilt zoeken naar wat u zoekt. Goede bestandsbeheerpraktijken bespaar uw bedrijf tijd en geld.