10 Tips om u te helpen effectieve teambijeenkomsten te leiden

Effectieve vergaderingen zijn interessante, high-energy evenementen waar teamleden samenwerken om beslissingen te nemen of problemen op te lossen. Helaas, te veel van de bijeenkomsten die we bijwonen lijken net het tegenovergestelde te zijn. De slechtste ontmoetingen brengen tijd in een kruip, waardoor iedereen geestelijk en emotioneel uitgeput en meer dan een beetje gefrustreerd wordt. Het verschil is in hoe de vergaderingen gepland en uitgevoerd worden.

De beste managers begrijpen het belang van deze gebeurtenissen, en ze begrijpen dat het produceren van een geweldige vergadering planning en opzettelijke inspanning vereist.

Dit artikel bevat tien tips om u te helpen profiteren van deze waardevolle samenwerkingstijd met uw team.

10 tips om je teambijeenkomsten te versterken

Maak een positieve houding over vergaderingen. Het is het enige belangrijkste wat een manager kan doen als leider om teambijeenkomsten te verbeteren. Ik ben geschokt over hoeveel managers er trots op zijn hun afkeer van vergaderingen te verkondigen. Om significante resultaten te bereiken, oplossen problemen, beslissingen nemen, informeren, inspireren, samenwerken en motiveren, managers moeten met mensen werken. Dat betekent soms dat deze mensen samenkomen in een kamer of op een conferentiegesprek en met hen praten. Het beheren gaat niet over het zitten in het kantoor met de deur verstuurde e-mails versturen. Als leider probeer je vergaderingen te zien als de manifestatie van leiderschap. Het leiderschap toont tijd, niet iets om als een reis naar de tandarts te vrezen.
Vergeet niet dat je de vergadering bezit. Deel de agendaplanning niet aan een administratieve assistent of een ander teamlid.

Als leider is het uw -bijeenkomst. Het is jouw taak om de vergadering te plannen en uit te voeren. Om jezelf in de juiste geest te stellen, vraag en beantwoord de volgende vraag: "Na deze ontmoeting, wat wil ik dat mensen hebben geleerd, bereikt of opgelost?"

Bereid altijd een agenda voor. Elk artikel dat u ooit over effectieve werkplekbijeenkomsten zal lezen, bevat advies over het opstellen van een agenda.

Toch komen we nog steeds op vergaderingen waar er geen agenda is te vinden. Met de planning van de agenda kunt u de prioritaire onderwerpen van de vergadering concentreren en identificeren.
Vraag naar de agenda op de agenda. Hoewel het de verantwoordelijkheid van de directeur is om de agenda te ontwikkelen, kunnen teamleden uitgenodigd worden om agenda-items bij te dragen. Stuur een oproep voor ideeën een paar dagen voor de vergadering.
Spice it up! Plaats een kleine variatie in het formaat. Hier zijn een paar dingen die je kunt doen om je teambijeenkomsten te verfraaien:

• Uitnodigen gastsprekers
• Feest iets
• Doe een 'rondetafel rond leren' - laat teamleden elkaar iets leren
• Bekijk een Ted Talk die relevant is voor de agenda van de vergadering
• Een team-building-activiteit uitvoeren
• Wijzig locaties (overwegen de ontmoeting off-site te nemen)
• Breng wat leuk of interessant eten op
• Heb een agenda "Ontmoeting
• Vraag om bliksemafronding updates
• Maak het team aan het brainstormen
• Schakelstoelen; schakel iets om de monotonie te verbreken

Laat wat witte ruimte toe voor spontane creativiteit en betrokkenheid .Zet niet zo veel items op de agenda die u moeite om het te voltooien. In plaats daarvan, laat u een kamer aan het einde voor spontane discussie. Als de vergadering vroeg afloopt, laat iedereen vroeg gaan.

Mensen waarderen ook de gevonden tijd.

Gebruik teambijeenkomsten om samen te werken. In plaats van alleen informatie te delen, probeer dan een probleem op te lossen of met de groep te werken bij het bereiken van een beslissing. Ja, het is uitdagend en kan rommelig zijn, maar dat is waar we de meeste waarde krijgen uit vergaderingen.

Verlicht. Als leider van een vergadering gaat het niet om flaunting autoriteit of misbruik van macht. Het chastiseren van iemand om te laat voor het team te zijn is een voorbeeld hiervan. Heb een gevoel voor humor en nederigheid.
Follow-up. Blijf op de hoogte van actiepunten en zorg ervoor dat mensen doen wat ze zeggen dat ze gaan doen. Het is frustrerend om tot de volgende bijeenkomst te komen en te ontdekken dat de helft van het team niet de moeite heeft om te doen wat ze in de laatste vergadering hebben gepleegd. Opvolgen voor de vergadering en houden personen aansprakelijk voor hun verplichtingen.

Word een rolmodelleider. Teambijeenkomsten zijn geen tijd om je wacht te laten vallen en terug te schieten met je team. Houd jezelf en je team aan de hoogste normen van gedrag, wat geen sprake is van onbegrepen grappen, op teamleden, cynisme en sarcasme plukken, of andere afdelingen of management bashing. Denk na over de soort leider waar je voor bekend wilt zijn, en toon dan aan elke bijeenkomst die leider. The Bottom Line

Een kans om te ontmoeten en met je team te werken is een verschrikkelijk ding om te verspillen. Het is van cruciaal belang dat u de discipline ontwikkelt om vergaderingen te plannen en te leiden die mensen waardeer en duwen op initiatieven naar voren.

-

Bijgewerkt door Art Petty