Waarom zou u investeren in software voor het beheren van bouwdocumenten

Stel je voor je bureau. T

o je rechts zie je een kleine berg papieren. Daarin zijn er contracten, facturen, project updates, applicaties, LEED formulieren en RFD's. Ze hebben allemaal een specifieke plek in uw massieve kast, maar sommige moeten ondertekend worden, sommige moeten worden gescand en sommige moeten naar klanten worden verzonden.

Kortom, jouw kantoor is een puinhoop.

Heeft dit scenario al te vertrouwd? Document overbelasting is een algemeen probleem voor bouwmanagers.

Gelukkig levert bouwmanagement software een uitstekende oplossing voor dit veel voorkomende probleem.

Software voor bouwbeheer heeft een enorme subset van documentbeheeropties. Deze softwareoplossingen kunnen gebruikers helpen hun documenten en formulieren snel te lokaliseren en de tijd te verminderen om papierwerk te vullen, tijd vrij te maken om met klanten te werken en zich te concentreren op bouwwerkzaamheden.

Krijg georganiseerd

Waarschijnlijk is het belangrijkste beginsel van document management software het vermogen om bestanden te organiseren. Niet meer door de kabinet of stapels papier op je bureau renden, doe gewoon het document dat u zoekt in de zoekmachine van de software, om uw bestand direct te vinden.

Met de software kunt u ook uw bestaande bestanden uploaden, dus er is geen vreemde splitsing tussen verleden fysieke bestanden en bestanden in uw softwareoplossing. En voor veel toepassingen kunt u deze documenten op de wolk openen en uw papierwerk onderweg vinden.

Enkele voorbeelden van uitstekende organisatie systemen zijn Aconex en Viewpoint. Aconex nam het zoekalgoritme van Google af, zodat gebruikers snel kunnen vinden wat ze zoeken. Standpunt gebruikt een vergelijkbaar algoritme en kan ook Outlook-e-mails zoeken die zijn gekoppeld aan Vista.

Beter werken

Als u een cloud-based bouwdocumentbeheerservice selecteert, zult u vinden dat u uw papierwerk sneller afwerkt en met meer efficiëntie.

De sleutel?

De software maakt het makkelijker om met je team te werken.

Veel document management software bedrijven bieden innovatieve en intuïtieve samenwerkingsopties. Bijvoorbeeld, Procore's Construction Project Document Management Tool stelt managers in staat om verschillende machtigingen voor elke gebruiker uit te voeren. Terwijl Procore de afgelopen versies van een bestand opslaat, zorgt het er ook voor dat gedeelde inhoud altijd op hetzelfde ontwerp is, zodat gebruikers per ongeluk de verkeerde versie niet bewerken. En aangezien het op de iPad, iPhone en Android naast pc werkt, kan uw team altijd toegang krijgen tot deze informatie onderweg.

Bespaar geld

Er zijn veel voor de hand liggende manieren waarop documenten met het beheer van documenten uw kantoorgeld kunnen opslaan.U hoeft niet zo veel te investeren in toner-, papier-, fotokopie- en archiefeenheden. Maar software voor het beheren van documenten voor het beheren van documenten kan ook uw onderneming duizenden jaarlijks in arbeid redden. Hotel Executive meldt dat met document management software bedrijven $ 5, 000 per jaar kunnen besparen van het archiveren van taken. En die besparingen stoppen niet met hotels, het strekt zich uit tot elk bedrijf met substantiële documentbeheersbehoeften.

Document management software kan uw bedrijf ook ontdoen van de kosten van het vinden van verloren documenten. Een document imaging bedrijf schat dat het kost $ 120- $ 250 om een ​​misfiled of verloren document te maken.