Waarom Petty Cash belangrijk is voor uw bedrijf Financiën

Klein geld is niet meer wat het was. In de tijd dat we contant betaalden voor alle kleine zakelijke transacties, was het nodig om opzettelijk deze transacties bij te houden. In de 21e eeuw hebben we betere manieren om te betalen voor aankopen van kleine bedrijven en deze bij te houden. Maar het concept van 'kleingeld' is nog steeds belangrijk.

Wat is klein geld?

Kasgeld beschrijft kleine transacties van een bedrijf.

De term "klein" wordt gebruikt omdat het kleine (kleine) bedragen aan contant geld of contante transacties betreft. "Klein" is niet zo klein meer, dus denk eraan als kleine bedragen die je denkt misschien niet aan volgen. In dit artikel gebruiken we de term 'kleine bedragen' om een ​​verscheidenheid aan transacties voor kleine bedrijven op te nemen.

Bijvoorbeeld:

• Koffie kopen voor op kantoor Koffiezetapparaat
• Tolgeld of parkeermeters betalen
• Personeel aan pizza laten vieren om een ​​prestatie te vieren
• Een klein geschenk kopen onderweg naar een zakelijke bijeenkomst.

Waarom is kleine geldcash belangrijk?

Kleine geldtransacties worden opgeteld. Het niet documenteren en volgen van die kleine aankopen kan betekenen dat veel potentiële bedrijfsuitgaven niet-geclaimd blijven, zoals ze weggooien.

Laten we een paar voorbeelden bekijken:

• Als u Keurig-kopjes gebruikt voor uw kantoorkoffie, zelfs als u goedkoop en in bulk koopt, kost het u ongeveer 26 cent per beker. Voor een gemiddelde werknemer die koffie drinkt, is dat twee keer per dag ongeveer 200 dagen per jaar, dat is meer dan $ 100 voor die ene medewerker. Vermenigvuldig dat met het aantal werknemers en je hebt een grote hoeveelheid geld.
• Pizza voor 10 personen kost mogelijk $ 50. Als je dat eenmaal per maand doet, is dat $ 600 per jaar. Het bijhouden van een record betekent $ 600 aan verloren uitgaven.

Hoe moeten transacties in kleine contanten worden geregistreerd?

U kunt opnemen op slips of een vermelding, afhankelijk van wat het gemakkelijkst is. Het belangrijkste om te onthouden is dat ELKE transactie moet worden vastgelegd en moet bevatten:

• Datum van de transactie
• Bedrag van de transactie
• Algemene beschrijving van de transactie ("donuts voor kantoorvergadering," bijvoorbeeld) < U hoeft het rekeningnummer niet op te nemen op het moment van de transactie.

Als u kleine contanten aanvult, groepeer transacties op rekeningnummer en voer ze in uw boekhoudprogramma in.

Kan ik kleine contante transacties online volgen?

Slimme eigenaren van bedrijven betalen tegenwoordig voor zakelijke transacties met zakelijke creditcards of betaalpassen en apps. U kunt het parkeren volgen met een app en u kunt een automatisch tolbetalingssysteem gebruiken om de tijd doorgebracht in de "cash-only" rijstrook op tolwegen te elimineren. Natuurlijk, het betalen met uw zakelijke debet of creditcard maakt het bijhouden van kleine uitgaven gemakkelijk.Zorg ervoor dat u het zakelijke doel op de bon noteert.

Wat als mijn bedrijf nog steeds een geldkist heeft?

Veel bedrijven hebben een klein kasfonds op kantoor, met name detailhandelszaken die klanten hebben die contant betalen. De geldkist wordt gebruikt voor het maken van wijzigingen en in sommige gevallen voor transacties voor kleine bedrijven. Gewoonlijk begint de box met een saldo in contanten, in geschikte coupures. Wanneer de geldkist leeg raakt, wordt deze bijgevuld.

Als geldkasfondsen worden gebruikt voor kleine aankopen, bewaart u een log in het vak zodat deze aankopen kunnen worden vastgelegd.

Hoe zorg ik ervoor dat alle kleinzakelijke transacties worden geregistreerd?

Het is uw verantwoordelijkheid als bedrijfseigenaar om beleid in te stellen voor het gebruik van kleine bedragen, om transacties met kleine bedragen te controleren en om ervoor te zorgen dat werknemers op verantwoorde wijze contant geld gebruiken. Enkele mogelijkheden:

Geef vertrouwde werknemers een zakelijke debetkaart en vraag hen om details over het zakelijke doel in te voeren voor al hun debetaankopen.

• Vereis werknemers die hun eigen auto gebruiken om zaken te doen een toltracker hebben. U kunt het verstrekken en de details opvragen. U hebt de medewerker nodig om het zakelijke doel te verifiëren.
• Als werknemers smartphones voor zakelijk gebruik hebben, moet u ze verplichten om apps op te nemen om bonnen per foto te ontvangen of om ze naar uw boekhoudafdeling te sturen.
• De bottom line voor kleine bedragen:

Het opzetten en bijhouden van kleine bedragen moet deel uitmaken van het algemene systeem voor het bijhouden van gegevens voor uw bedrijf.

Let op: als u het niet opneemt, kunt u het niet als zakelijke kosten aftrekken. Zorg ervoor dat u profiteert van al die kleine contante transacties, zodat u legitieme zakelijke uitgaven kunt claimen en uw zakelijke belastingen kunt verlagen.