Einde van de loonbelasting voor werkgevers

Vraag: Welke Payroll-taken aan het einde van het jaar moet ik regelen?

Naast belastingplanning is december ook het moment om de saldotaken aan het einde van het jaar af te ronden en u voor te bereiden op het nieuwe salarisjaar. Hier zijn een paar herinneringen om u te helpen uw loonadministratie voor dit jaar af te sluiten en u voor te bereiden op de loonbelasting van volgend jaar

W-4-formulier werknemer - Bewaarloon voor werknemers

Medewerkers mogen W-4-formulieren op elk gewenst moment invullen en het einde van het kalenderjaar is een goed moment om hen eraan te herinneren hun W-4 te controleren om zeker te zijn dat de informatie juist is en hoeveel ze willen dat de federale inkomstenbelastingen juist zijn.

Als uw staat inkomstenbelasting vereist, moeten werknemers ook het bronbelastingverklaringsformulier van hun staat controleren op wijzigingen en bronbedragen. Gewoon een herinnering dat werknemers hun W-4-formulieren zo vaak als ze willen het hele jaar door kunnen veranderen, natuurlijk niet meer dan één keer voor een salaris.

W-9-formulier niet-werknemer - Verzoek om identificatienummer en certificering van belastingbetaler

Een W-9-formulier lijkt op het W-2-formulier, maar het is voor niet-werknemers. Het W-9-formulier wordt gebruikt om het adres en het belastingidentificatienummer van de persoon te verifiëren. Het btw-nummer is de belangrijkste informatie, omdat de IRS dit gebruikt om 1099s te matchen die zijn ingediend door belastingbetalers met 1099s die door werkgevers zijn ingediend.

W-2-formulieren en 1099-MISC-formulieren bestellen

Als u uw eigen W-2-formulieren verzendt (het jaaroverzicht van de belastingen voor werknemers) en 1099-MISC-formulieren (einde van het jaar) belastingoverzicht voor onafhankelijke contractanten), nu is het tijd om formulieren voor dit belastingjaar te bestellen.

Als u een salarisadministratie hebt, controleert u of ze in januari al hebben wat ze nodig hebben om deze formulieren te maken. Vergeet niet dat W-2-formulieren en 1099-MISC-formulieren vóór eind januari aan individuen moeten worden voorgelegd.

U kunt W-2-formulieren krijgen van winkels voor kantoorbenodigdheden of van de IRS. U kunt geen W-2-formulier gebruiken dat u van internet downloadt, omdat de rode inkt op kopie A speciaal is en niet kan worden gekopieerd.

U moet het officiële formulier gebruiken.

Lees meer over W-2s en 1099s

Verifieer werknemersnamen en sofinummers (SSN's)

Voordat u W-2-formulieren voorbereidt, neemt u contact op met de socialezekerheidsadministratie om er zeker van te zijn dat werknemersnamen en sofinummers overeenkomen en zijn nauwkeurig. Zie de sectie Zakelijke Diensten Online van de SSA voor meer informatie.

Controleer de niet-werknemersinformatie voordat u 1099-MISC-formulieren verzendt.

Voordat u een niet-werknemer, zoals een aannemer of onderneming die u hebt betaald, verzendt, moet u het btw-nummer van die persoon verifiëren. Zoals hierboven vermeld, moet u een W-9-formulier verzenden om het adres en het belastingidentificatienummer te krijgen.

Overige eindejaarsbelastingtaken

• Zorg ervoor dat werknemerslonen worden opgenomen in het juiste jaar. Gebruik makend van het boekhoudconcept van constructieve ontvangst als de datum waarop de persoon onbeperkte toegang tot het geld heeft. Dus, zet de lonen dus in het juiste jaar door de looncontroledatum te gebruiken. Als u in december de loonlijst voor de laatste week betaalt, maar het salaris in januari is gedateerd, telt dat inkomen in januari. De uitzondering is dat als u om welke reden dan ook de lonen in december pre-paid, voor bezoldigde werknemers, voor de lonen die zij verschuldigd zijn voor januari. Lees meer over loonstrooken van medewerkers aan het eind van het jaar, evenals andere kwesties met betrekking tot inkomsten en uitgaven op het einde van het jaar. Bepaal hoe u omgaat met
• salarisstroken voor werknemers die lange tijd niet hebben betaald. U moet een oprechte poging doen om de werknemer te vinden (gebruik gecertificeerde brieven zodat u kunt aantonen dat de brief onbestelbaar was). Als u de werknemer niet kunt vinden, bent u volgens de staatswet verplicht om niet-geïnde loonstrookjes om te zetten in uw afdeling overheidsinkomsten. Ze zullen blijven werken om het individu te vinden. U moet ook de loonadministratie voor het niet-geïnde geldbedrag in uw boekhoudsysteem administreren. De manier waarop het wordt afgehandeld, is afhankelijk van de kans dat de werknemer de cheque verzilvert. Bepaal belastbare bedragen voor werknemers W-2s
• voor bepaalde voordelen, waaronder percentages voor persoonlijk gebruik van bedrijfsvoertuigen en mobiele telefoons door eigenaren en werknemers en door de werkgever betaalde onderwijskosten die mogelijk belastbaar zijn. Neem contact op met uw belastingadviseur over de rapportagevereisten voor deze voordelen.