Wat is evenementbeheer versus evenementplanning

" Wat voor soort werk doet u? "is een veelgestelde vraag wanneer iemand voor de eerste keer wordt ontmoet. Als uw antwoord luidt: 'Ik ben in het beheer van evenementen', ontvangt u hoogstwaarschijnlijk vervolgvragen over wat dat precies inhoudt.

U kunt in feite worden gevraagd of u een feestplanner of een vergaderplanner bent. In het geval van het planningsberoep zijn de functietitels net zo divers en talrijk als de aangeboden diensten en kan het vaak moeilijk zijn om de ene van de andere te beschrijven en te onderscheiden.

Het kan een uitdaging zijn bij het voorbereiden van een evenementenplanningsportfolio, op zoek naar werk of bij het werken met een klant die niet het juiste begrip heeft van uw functie en verantwoordelijkheden.

Gebeurtenisbeheer versus Gebeurtenisplanning

Dus wat is eventmanagement precies en wat is het verschil met gebeurtenisplanning?

Gebeurtenisbeheer versus Gebeurtenisplanning

Hoewel nauw verwant, zijn evenementenbeheer en evenementenplanning twee zeer verschillende functies. Het belangrijkste verschil ligt in deze twee woorden: management en planning. In zeer eenvoudige bewoordingen: eventmanagers beheren de gebeurtenis- en gebeurtenisplanners plannen de gebeurtenis. Dat gezegd hebbende, kunnen evenementmanagers ook aspecten van evenementen plannen en kunnen evenementplanners bepaalde componenten van het proces voor evenementplanning beheren. Evenementmanagers en evenementplanners werken zij aan zij en hun verantwoordelijkheden kunnen elkaar overlappen.

Om het nog ingewikkelder te maken, bieden individuele evenementplanners vaak services voor gebeurtenisbeheer en kunnen evenementmanagers ook evenementenplanningsservices aanbieden.

Als dit alles je aan het hoofd krabben, laten we dan beginnen met het bekijken van evenementenbeheer.

Event Management omvat projectmanagement

Eventmanagement omvat het creëren en ontwikkelen van grootschalige evenementen, waaronder conferenties, conventies, concerten, beurzen, festivals en ceremonies.

Eventbeheer omvat het identificeren van de doelgroep, het formuleren van het evenementconcept, het plannen van de algehele logistiek van het evenement en het uitvoeren van projectbeheer van het evenement als geheel - inclusief het beheren van de teams van mensen die verantwoordelijk zijn voor elke functie, het budget en toezicht houden op de uitvoering van het evenement. Eventmanagers begeleiden ook de diensten van alle externe leveranciers en professionals, waaronder ook evenementenplanners.

Specifieke verantwoordelijkheden van een evenementmanager kunnen zijn:

• Plaatsen selecteren en reserveren
• Externe leveranciers coördineren
• Sprekende sprekers of entertainment
• Vervoer en parkeren regelen
• De benodigde vergunningen en toepasselijke verzekeringen verkrijgen < Verantwoordelijkheid voor naleving van gezondheids- en veiligheidsnormen
• Ontwikkeling van noodplannen voor noodsituaties
• Crisis- en situatiebeheer bij evenement
• Ontwerp van een beveiligingsplan
• Monitoring van het evenement
• Deze lijst is zeker niet compleet .Afhankelijk van de omvang van het evenement en de andere ingehuurde professionals, kunnen de functieverantwoordelijkheden variëren.

De rol van eventmanagementservices

Evenementenbeheerfirma's worden vaak ingehuurd om grote bedrijfsvergaderingen en speciale evenementen te plannen en uit te voeren. Hoewel bruiloften en concerten veel voorkomende evenementen zijn voor een professional in het evenementenmanagement, zijn sportevenementen, reünies en grote feesten ook gelegenheden die kunnen profiteren van evenementenbeheer.

Overheidsentiteiten, non-profitorganisaties, verenigingen en bedrijven maken allemaal gebruik van evenementenbeheermaatschappijen om belangrijke evenementen en vergaderingen te coördineren. De functie voor evenementbeheer is vaak te vinden in een afdeling voor bedrijfsmarketing of public relations of als onderdeel van hun personeelsbezetting voor speciale evenementen.

Vaardigheden om te slagen

Zoals met de meeste evenementenplanningsfuncties vereist evenementmanagement uitstekende organisatorische vaardigheden om te slagen. Het vermogen om veel bewegende delen te multitasken en te jongleren, is essentieel en, samen met die toporganisatie, komt de behoefte aan efficiënte tijdmanagementvaardigheden. Het kunnen prioriteren en bij de taak blijven, leidt tot een succesvol evenement. Event management begint met het proces van het creëren van een visie voor het evenement en het vervolgens door te voeren tot uitvoering, wat zowel creativiteit als flexibiliteit vereist.

Omdat projectmanagement een sleutelelement is en niet alleen functies maar teams van mensen betreft, zijn interpersoonlijke vaardigheden ook belangrijk. Interactie met individuen op alle niveaus van een organisatie is een deel van het werk en het hebben van uitstekende communicatievaardigheden en comfortabel en persoonlijk zijn, zal een grote bijdrage leveren aan het ontwikkelen van die relaties.