Tips voor het beheren van informatie over evenementplanning

Meerdere groepen op dezelfde pagina houden, is een van de grootste uitdagingen voor eventplanners, van dag tot dag. Hoewel iedereen die betrokken is bij een evenement wil dat het een succes wordt, zonder een gedefinieerd pad voor communicatie, zal er altijd een kans zijn dat details door de breuken heen vallen. Het voorkomen van onoplettendheid kan worden voorkomen door vanaf het begin een informatiestroomschema te maken. Volg de onderstaande richtlijnen om ervoor te zorgen dat alle zijden in dezelfde richting werken.

Wees de baas

De meeste evenementen zijn een gezamenlijke inspanning van verschillende afdelingen, maar aan het eind van de dag moet er één leider zijn die toezicht houdt op de hele productie. Elke persoon in het team moet zich richten op zijn specialiteit en het belang van zijn grenzen begrijpen. Identificeer jezelf als de leidende planner vanaf het allereerste begin van het project. Leg uw medewerkers uit hoe belangrijk de informatiestroom is en laat zien wat er gebeurt als protocollen worden genegeerd. Omdat niemand verantwoordelijk wil zijn voor het creëren van een probleem, leg dan de regels voor de interne dialoog op de eerste dag uit.

Organiseer commissies

Het doel is om werknemers te koppelen aan wie de verantwoordelijkheden elkaar op de een of andere manier zullen kruisen. De marketingafdeling moet bijvoorbeeld in dezelfde commissie zitten als het audiovisuele team om ervoor te zorgen dat alle afbeeldingen en logo's correct worden weergegeven. Het creëren van teams die van nature moeten samenwerken, zal een groot deel van de overbodige e-mails elimineren die de neiging hebben verloren te gaan in de shuffle.

Kies één contact van elke commissie om aan u te rapporteren met recente ontwikkelingen.

Deadlines

Termijnen die ver van tevoren worden geplaatst, verminderen de stressniveaus voor alle betrokkenen. U kunt de waarde van uw deadlines versterken door een stroomdiagram te maken dat illustreert hoe het werk van elke commissie zal worden gebruikt om alles bij elkaar te brengen.

Medewerkers reageren doorgaans beter wanneer ze weten dat een andere afdeling op hun reactie wacht. Door deze informatie te delen, blijft het proces transparant en wordt de verantwoordelijkheid benadrukt zonder negatieve actie te gebruiken.

Houd leidinggevenden op de hoogte

Een van de grootste fouten die u kunt maken, is achter de schermen werken totdat u klaar bent om ideeën aan uw uitvoerende leiders te presenteren. Zelden, of nooit, loop je hun kantoor binnen en ga je weg zonder iets van je evenement te hoeven veranderen. Bespaar jezelf deze frustratie door proactief met hen af ​​te spreken op regelmatige tijdstippen tijdens het planningsproces. Het is veel gemakkelijker om wijzigingen in het midden van je project aan te brengen, in plaats van aan het einde terug te keren.

Neem contact op met uw leveranciers

Een andere schijnbaar onschuldige fout die kan optreden, is secundaire communicatie met leveranciers.Het gebeurt wanneer een collega het initiatief neemt om rechtstreeks contact op te nemen met een leverancier om planningsdetails te delen waarvan u zich niet bewust bent. Het resultaat van deze side-conversaties kan een grote impact hebben op hoe het evenement samenkomt. De enige manier om dit te voorkomen is om uw leverancier te beletten om bestellingen van andere werknemers in te dienen. Je zou denken dat het eerst hard klinkt, maar je zult veel gemakkelijker slapen als je weet dat alle informatie door je heen stroomt.

Proactieve updates

Als hoofdplanner voor een evenement moet u zoveel informatie delen als u ontvangt. Houd een hoofdplanningsdocument bij met de details van het evenement en stuur wekelijkse updates naar al uw commissieleden. Houd uw communicatie kort en zakelijk. U wilt dat iedereen de notities in uw wekelijkse e-mailupdates leest, maar als u onophoudelijk rondzwierf, verliest u snel hun aandacht.

Om de informatiestroom van uw evenementen te beheren, moeten dezelfde procedures worden gevolgd als voor interdepartementale communicatie. Houd iedereen op de hoogte van hun verantwoordelijkheden en deel belangrijke updates met alle betrokken partijen. Het kritieke verschil is dat u de CEO bent van het project. Jouw rol is om alle details die binnenkomen te beheren en ze te vertalen naar een gedeelde visie die voldoet aan de behoeften van elke afdeling.

De basis voor succes is ervoor te zorgen dat alle informatie in dezelfde richting stroomt.