Niet bijhouden in welke werkgevers personeelsdossiers niet mogen worden bewaard

Werkgevers mogen nooit bepaalde items in uw algemene personeelsdossier plaatsen. De inhoud van uw personeelsdossiers en -records is in het algemeen toegankelijk voor personeel van Human Resources, de werknemer en de manager en supervisor van de werknemer, in sommige bedrijven.

In andere landen is de toegang beperkt tot personeelsleden van HR en kunnen werknemers toegang vragen tot hun gegevens. Advocaten kunnen de inhoud van de personeelsdossiers ook dagvaarden voor rechtszaken en klachten over de EEOC (Equal Employment Opportunity Commission).

Een ex-werknemer kan ook een kopie van zijn of haar personeelsdossiers opvragen.

Met al deze potentiële toepassingen en potentiële kijkers van uw personeelsdossiers, moet een werkgever ervoor zorgen dat onbevooroordeelde, feitelijke documentatie van de arbeidsverleden van een werknemer in uw personeelsdossiers bewaard blijft. Pas deze algemene richtlijnen daarom toe op de documentatie die u bewaart in de personeelsdossiers van uw organisatie.

Algemene richtlijnen voor de inhoud van het personeelsdossier

• Gegevens in personeelsdossiers moeten feitelijk zijn. meningen van leidinggevende of personeelszaken; willekeurige notities; roddel; ongegronde geruchten; vragen, rapporten of aantijgingen van andere werknemers die onontgonnen zijn; beschuldigingen die niet worden nagestreefd, onderzocht en beëindigd; en alle andere niet-feitelijke informatie, commentaar of aantekeningen moeten worden uitgesloten van het personeelsbestand van een werknemer.
  Een van de slechtste voorbeelden van beledigend commentaar dat een HR-manager vond die in een personeelsdossier was ingediend, betrof de sollicitatiebrieven van een sollicitatiemanager. Eén zei: "Mogelijk te dik om de trap op en af ​​te gaan als dat nodig is. "Stel je voor de werknemer, een advocaat, en zelfs toekomstige werknemers en supervisors het lezen van opmerkingen zoals deze.
  In een ander bedrijf trof de manager ongefundeerde aantekeningen aan die managers en anderen in de bestanden van de werknemer hadden geplaatst, zoals: 'Mary is boos omdat ze geen salarisverhoging heeft gekregen. Ze vertraagde haar werk doelbewust om zelfs met haar manager aan de slag te gaan. " Zie je het probleem?

• Personeelsrecords moeten zorgvuldig worden toegewezen aan hun juiste bestandslocaties. Bepaal een protocol voor de personeelsdossiers van uw bedrijf op basis van nationale en federale wetten, arbeidswetten zoals de Health Insurance Portability and Accountability Act van 1996 (HIPAA) en de beste werkmethoden van de werkgever.
  Houd u vervolgens aan het protocol. U wilt geen verontschuldigingen van willekeurige artsen vinden die in het personeelsdossier zijn weggestopt als ze in een medisch dossier thuishoren. Noch wilt u de reden en de rechtvaardiging voor de promotie van een werknemer in het loonbestand.
  U wilt ook niet dat de records van een wervingsbeslissing bestaan ​​uit achtergrondcontrole of aantekeningen van besprekingen met voormalige werkgevers in het personeelsdossier.
• Supervisors, managers en andere werknemers die documentatie in personeelsdossiers plaatsen, moeten zijn opgeleid om de documentatie op de juiste manier te schrijven. Door een werknemer te berispen dat de medewerker een complete deadbeat was, zullen uw personeelsrecords geen prijzen winnen, maar van ongetrainde supervisors is bekend dat ze soortgelijke uitspraken doen.
  Beter nog, beperk de toegang tot de bestanden tot uw HR-personeelslid die verantwoordelijk is voor de administratie en weet wat wel en niet in een personeelsdossier mag worden geplaatst.
• Breng de informatie in uw personeelsrecords in evenwicht met zowel de positieve als de negatieve aspecten van de arbeidsverleden van een werknemer. Te vaak benadrukken personeelsrecords elke negatieve gebeurtenis en missen de positieve componenten.
• Herken het verschil tussen de persoonlijke notities van een supervisor over zijn of haar rapporterende medewerkers en de officiële bedrijfsdocumenten. De opmerkingen van de supervisor die worden gebruikt voor prestatieverbetering, om projecten bij te houden en doelen te voltooien en om verhogingen en prestatieontwikkelingsplannen eerlijk te bepalen, behoren bijvoorbeeld tot het privébestand van een supervisor en niet uit de officiële personeelsrecords van het bedrijf.
  Erken ook de noodzaak om supervisors te trainen in het maken van aantekeningen en het bijhouden van documentatie in hun beheersbestand. Dezelfde criteria voor feiten, geen meningen en specifieke voorbeelden, geen geruchten, zijn van toepassing op privé-notities.
  De privé-aantekeningen van de supervisor kunnen worden gedagvaard in het geval van een rechtszaak, dus voorzichtigheid is zelfs aanbevolen voor privé-notities. Het wordt afgeraden om toezichthouders kopieën te laten bewaren van records die in het officiële personeelsdossier staan ​​in hun managementbestand.
• Inhuurdocumentatie en interviewnotities vormen een beetje een dilemma. De beste werkwijze is om voor elke positie die u opvult een afzonderlijk bestand bij te houden dat alle documentatie bevat die betrekking heeft op het invullen van die positie van de vacature tot de referentiecontroles. De cv's, sollicitatiebrieven en sollicitaties van de aanvragers horen in dit bestand te staan, behalve dat u de aanvraag van de ingehuurde werknemer naar het personeelsdossier van de werknemer moet verplaatsen.
  Dit bestand bevat de officiële checklists en formulieren die streven naar onbevooroordeelde vertegenwoordiging van de kwalificaties van een potentiële werknemer en ondersteunen uw beslissing om de meest gekwalificeerde kandidaat aan te nemen. De meningen en opmerkingen van de rekruteringsmanager die tijdens het wervingsproces zijn genomen, horen niet thuis in dit bestand. Human Resources kan deze aantekeningen verzamelen om volledige documentatie bij te houden over een tewerkstellingsbeslissing, maar ze horen niet thuis in de personeelsdossiers.
• Feitelijke documentatie over werkbeslissingen , zoals promotie, overdracht naar een laterale kans, en salarisverhogingen behoren tot de personeelsdossiers. De mening van de supervisor of HR over de medewerker doet dat niet. Officiële disciplinaire actie documentatie zoals een schriftelijke waarschuwing hoort ook in het personeelsdossier van de werknemer.

Specifieke voorbeelden van documentatie die niet in personeelsdossiers mag zijn

De volgende informatie mag niet in personeelsdossiers worden geplaatst.De documentatie kan een afzonderlijk bestand vereisen, kan worden geclassificeerd als toezicht- of managementkennis of mag helemaal niet worden bewaard door een werkgever.

• Alle medische informatie hoort in het medische dossier.
• Payroll-informatie hoort in het loonbestand.
• Documenten die socialezekerheidsnummers van werknemers bevatten of informatie over beschermde classificaties van werknemers [999], zoals leeftijd, ras, geslacht, nationale afkomst, handicap, burgerlijke staat, religieuze overtuigingen enzovoort, mogen nooit in de personeelsdossiers worden bewaard. Toezichtdocumentatie
• voor het beheer van het werk van een werknemer, het stellen van doelen, verstrekte feedback, enzovoort, moet worden ingediend in een map van een privébeheerder of manager. Onderzoeksmateriaal
• inclusief de klachten van medewerkers, getuigenverklaringen, interviews met medewerkers, bevindingen, aanbevelingen van advocaten en oplossingen, plus follow-up om te waarborgen dat er geen represailles worden genomen, moet zich bevinden in een onderzoeksdossier dat losstaat van personeelsdossiers. Bestand
• werknemer I-9-formulieren in een I-9-bestand of -locatie, verwijderd van personeelsdossiers. Plaats achtergrondcontroles, waaronder criminele geschiedenis, kredietrapporten, enzovoort, en de resultaten van drugstests in een afzonderlijk bestand
• waar supervisors, managers en de medewerker geen toegang toe hebben. SHRM beveelt dit afzonderlijke bestand aan of raadt aan dat deze informatie ook wordt opgeslagen in het medische dossier van de werknemer. Records met gelijke kansen voor werknemers
• , zoals zelf-identificatieformulieren en overheidsrapporten, mogen niet in het persoonlijke bestand worden bewaard, noch elders waar de supervisor toegang toe heeft. Als u zich aan deze richtlijnen houdt, slaat uw organisatie feitelijk feitelijke, ondersteunde arbeidsgeschiedenis en personeelsrecords op de juiste locaties op.

Disclaimer:

Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land. Zoek naar juridische hulp of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is bedoeld als leidraad, ideeën en hulp. -