Waardevolle documenten en verslagen dekking

Veel bedrijven slaan kritieke documenten op hun terrein op. Voorbeelden zijn het bouwen van lease-overeenkomsten, verzekeringspolissen, zakelijke licenties, medische dossiers van patiënten en bouwvergunningen. De verzekeringsduur voor dergelijke documenten is waardevol papier en records .

Net als gebouwen en kantoormeubilair kunnen waardevolle papieren worden beschadigd of vernietigd door een brand of ander gevaar. Deze documenten zijn belangrijk, dus u zult ze moeten herstellen of reproduceren.

Het vervangen van deze items kan tijdrovend en duur zijn. Gelukkig kunt u uw bedrijf beschermen tegen deze kosten door waardevolle papieren te kopen en een verzekering af te sluiten.

Betekenis van Waardevolle Papieren

De precieze betekenis van waardevolle documenten en records kan variëren van het ene vastgoedbeleid tot het andere. Sommige beleidsmaatregelen definiëren deze term specifiek. De definitie kan bestaan ​​uit geschreven, afgedrukte of ingeschreven documenten of records, waaronder boeken, kaarten, films, tekeningen, akten, hypotheken en manuscripten.

Ander beleid geeft een brede beschrijving van de term in plaats van een definitie. In het ISO-beleid voor eigendommen staat bijvoorbeeld dat waardevolle artikelen items bevatten, zoals rekenboeken, akten, manuscripten, abstracts, tekeningen en kaartindexsystemen. Het maakt niet uit hoe waardevolle documenten en records worden beschreven in het beleid, deze term is niet bedoeld om geld en effecten te omvatten.

Wat valt er onder de dekking?

Onder veel commercieel onroerendgoedbeleid zijn de kosten voor het vervangen of herstellen van informatie over waardevolle documenten en records vermeld onder Property Not Covered.

Desalniettemin kunnen deze kosten, althans tot op zekere hoogte, worden gedekt onder de titel Dekkingsextensies.

Waardevolle papieren dekking is van toepassing op de kosten om verloren informatie over records te vervangen of herstellen, ongeacht of er al dan niet duplicaten bestaan. Stel dat u een eigen bedrijf wilt uitbreiden.

U huurt een architect in voor het maken van tekeningen van drie mogelijke configuraties voor uw gebouw. De tekeningen zijn nog maar een week in uw bezit als ze worden vernietigd door een tornado. Noch jij noch de architect heeft kopieën. Om de tekeningen te vervangen, moet u de architect betalen om ze opnieuw te maken. De kosten voor het vervangen van de tekeningen moeten worden gedekt door uw waardevolle papieren en een dossierverzekering.

Wanneer een document wordt vernietigd, kunt u het mogelijk reconstrueren met andere documenten die u bij de hand hebt. Stel dat uw boekhoudingsboek is vernietigd door een brand. Gelukkig kunt u uw boekhoudkundige gegevens reconstrueren met behulp van uw clientbestanden en leveranciersrecords. Uw waardevolle papieren en gegevensverzekeringen dienen de kosten van blanco materialen (een nieuw boekhoudkundig grootboek) en de kosten van arbeid te dekken om de boekhoudgegevens opnieuw aan te maken.

Let op: veel vastgoedpolissen bieden geen risicodekking voor waardevolle documenten en records. In plaats daarvan zijn dergelijke records alleen gedekt voor gevaren met een naam. Voorbeelden van gevaren die doorgaans worden gedekt zijn onder andere brand, blikseminslag, explosie, instorting van de windstorm, hagel en sinkhole.

Welke limiet heeft u nodig?

Waardevolle papieren en records dekking is onderworpen aan een sublimiet.

Als er een verlies optreedt, betaalt uw verzekeraar niet meer dan de sublimiet die wordt vermeld in uw polis. Deze sublimiet kan zo laag zijn als $ 2, 500. Om uw bedrijf te beschermen tegen verliezen, moet u mogelijk extra dekking aanschaffen.

Overweeg bij het kiezen van een limiet de soorten documenten die gevaar lopen. Hoeveel kost het om ze te vervangen? Moet u tijdelijk personeel in dienst nemen? Hoeveel uur duurt het om de records te reproduceren? Moet u originelen verkrijgen? Zal origineel werk (zoals de hierboven geciteerde architectuurtekeningen) opnieuw moeten worden gemaakt?

Waardevolle papieren goedkeuring

Als uw beleid inzake commercieel onroerend goed geen betrekking heeft op waardevolle documenten, kunnen deze items worden verzekerd door een goedkeuring. De goedkeuring biedt over het algemeen dezelfde of zelfs een bredere dekking dan is opgenomen in een typisch vastgoedbeleid. Sommige goedkeuringen hebben betrekking op waardevolle artikelen op een all-risk in plaats van een naam gevaren basis.

Dat wil zeggen, ze dekken de schade aan gedekte zaken veroorzaakt door enig gevaar dat niet specifiek is uitgesloten.

Geen dekking voor elektronische records

De meeste beleidsregels (en goedkeuringen) die betrekking hebben op waardevolle documenten vermelden specifiek dat geen dekking geldt voor waardevolle documenten die bestaan ​​als elektronische gegevens . Met andere woorden, elektronische documenten worden niet als waardevolle documenten beschouwd.

Veel bedrijven bewaren belangrijke records in elektronische vorm. Helaas biedt het vastgoedbeleid over het algemeen weinig dekking voor schade aan elektronische gegevens. U kunt uw bedrijf beschermen tegen verliezen met schade aan uw elektronische bestanden door elektronische gegevensverwerkingsdekking aan te schaffen.