Topstrategieën voor het verbeteren van debiteuren

Het opzetten van een effectieve strategie voor het beheer van debiteuren is een cruciaal onderdeel van het runnen van een succesvol bedrijf. Desondanks hebben we routinematig te maken met kleine en middelgrote ondernemingen die de methodiek niet methodisch benaderen en er slechter voor zijn. Het verbeteren en optimaliseren van debiteurenprocessen brengt veel voordelen met zich mee en ze zijn niet alleen van toepassing op AR zelf. Een gestroomlijnd en efficiënt AR-proces heeft ook een positieve invloed op marketing, verkoop, klantenservice en algemene activiteiten.

Het is dus de moeite waard om tijd en moeite te steken in het verbeteren ervan.

Debiteuren optimaliseren: waarom het ertoe doet

Zoals veel bedrijfseigenaren ziet u misschien niet meteen de voordelen van het proactief optimaliseren van uw debiteurenprocessen. Zoals hierboven vermeld, kan het echter vele aspecten van uw bedrijf drastisch verbeteren. Hiermee wordt voorkomen dat bestaand kapitaal verloren gaat, waardoor de liquiditeit toeneemt. Een bedrijf is op zijn beurt beter in staat schulden te verminderen, kosten te verlagen, groei te financieren en in veel gevallen beter te presteren dan de concurrentie.
Een cruciaal onderdeel van het optimaliseren van debiteurenprocessen is om persistent te zijn over het vroeg starten van het proces. Te vaak zijn bedrijven zo gericht op het maken van verkopen dat ze handelsvorderingen als een soort nabeschouwing behandelen. Het proces vroeg starten, betekent dingen bespreken zoals betalingsvoorwaarden in een vroeg stadium van de klantrelatie. Een nieuwe klant vroeg in het proces betrekken met elektronische betalingen is een ander voorbeeld van een proactieve benadering van de situatie.

Voordat u iets anders doet, moet u uw bedrijf dan ook verplichten om debiteuren zo vroeg mogelijk in het proces een prioriteit te maken.

Typische Vorderingen voor Accounts

Bedrijfseigenaren pushen hun debiteuren vaak op een laag pitje, ervan uitgaande dat het prima is om alleen te laten. Slechte AR-praktijken veroorzaken echter een aantal problemen voor bedrijven.

Van het verlengen van kredieten tot niet-gekwalificeerde klanten tot het niet tijdig opvolgen van achterstallige accounts, slechte AR-praktijken kosten tijd, geld en productiviteit van een bedrijf. Ze produceren vaak een rimpeleffect dat vrijwel elk aspect van het besturen van een bedrijf raakt. Het slechtste van alles is dat veel van de problemen gemakkelijk te voorkomen zijn.
Andere veel voorkomende AR-gerelateerde problemen zijn onder meer het onjuist toepassen en toewijzen van contante betalingen, nalaten aandacht te schenken aan de juistheid van facturen en facturen en het niet genereren en correct gebruiken van rapporten om op potentiële problemen nul te worden. Elk van deze en andere misstappen kan verregaande problemen veroorzaken voor zelfs zeer succesvolle en winstgevende bedrijven, dus het is meer dan de moeite waard om stappen te ondernemen om ze zo snel mogelijk te corrigeren.

Optimaliseer deze vijf activiteiten voor een verbeterde verwerking van debiteurenadministratie

Het optimaliseren van debiteurenprocessen lijkt vanaf het begin behoorlijk ontmoedigend. Door echter een methodische benadering van de situatie te volgen, kunt u wijzigingen doorvoeren die zullen resulteren in tamelijk snelle en ingrijpende verbeteringen. Voor uw gemak hebben we vijf activiteiten geïdentificeerd die, wanneer ze op de juiste manier zijn geoptimaliseerd, de algehele werking van uw debiteurenproces drastisch zullen verbeteren en op hun beurt veel opwindende voordelen voor uw bedrijf als geheel zullen opleveren:

1. Nauwkeurige klantgegevens behouden - Centraliseren van het stamgegevensproces om de nauwkeurigheid van klantaccounts te waarborgen en de informatie is een cruciaal onderdeel van het opzetten en onderhouden van een effectief debiteurenproces. Onnauwkeurige adressen kunnen er bijvoorbeeld toe leiden dat facturen naar de verkeerde plaats worden verzonden, wat resulteert in late betalingen. Klantaccounts moeten op consistente basis worden gecontroleerd om te controleren op afwijkingen zoals ongebruikelijke of ongepaste betalingsvoorwaarden, kredietlimieten, kortingen en dergelijke. Wijzigingen in klantgegevens moeten goed worden gedocumenteerd en er moeten controles worden uitgevoerd om te voorkomen dat ongeautoriseerde personen toegang krijgen tot gegevens of gegevens kunnen bewerken.
2. Een duidelijk, beknopt kredietgoedkeuringsproces invoeren - Bedrijven duiken te vaak in schadelijke kredietgewoonten om de verkoop te stimuleren. Dit leidt natuurlijk tot een vicieuze cirkel die uiteindelijk rampzalig kan zijn voor een bedrijf. Het verlengen van het krediet kan een goede zaak zijn, maar er moet een duidelijk proces zijn om dit te bereiken. Het moet duidelijke instructies bevatten over wanneer en hoe kredietlimieten moeten worden geëvalueerd en overschreven, wanneer accounts moeten worden geblokkeerd en hoe het aanvraagproces werkt. Regelmatige beoordelingen van het kredietgoedkeuringsproces moeten worden uitgevoerd omdat de omstandigheden veranderen.
3. Breng een effectief factureringsproces tot stand: facturering en facturering van klanten moeten nauwkeurig en gestroomlijnd zijn om effectief te zijn. Fouten in prijzen, maateenheden en dergelijke kunnen ernstige ravage aanrichten. Verder moeten facturen tijdig worden aangemaakt en verzonden, en de manier waarop ze worden geproduceerd moet consistent en gedefinieerd zijn. Een manier om facturering en facturering te verbeteren, is door zoveel mogelijk van dit te automatiseren, dus wees niet bang om hier op technologie te vertrouwen. Gebruik uitzonderingsrapporten om problematische accounts op te sporen. Stel indien mogelijk een klantenportaal in om een ​​deel van het werk naar klanten te verplaatsen en hen een gevoel van autonomie te geven.
4. De geldaanvraagprocedure verbeteren - Bij aankomst moeten de betalingen correct worden uitgevoerd. Ze moeten worden toegepast op de juiste klant en op de juiste facturen. Anders, als geschillen of problemen later opduiken, zal het moeilijk zijn om het oorspronkelijke probleem op te lossen. Betalingen moeten ook snel worden toegepast om ervoor te zorgen dat u op elk moment weet welke rekeningen actueel zijn en welke achterstallig zijn. Een mogelijke manier om het proces te optimaliseren is door een beperkt aantal betalingsopties voor de eenvoud aan te bieden.Post journaalposten snel en lang voor de sluitingsdatums. Wanneer mogelijk, vermijd het storten van contanten op tussenrekeningen tot je de tijd hebt om uit te zoeken waar het eigenlijk zou moeten gaan.
5. Optimaliseer het incassoproces - Door het optimaal optimaliseren van debiteuren wordt het veel gemakkelijker om betalingen op een tijdige en effectieve manier te innen. Wanneer betalingen correct worden toegepast, is het bijvoorbeeld eenvoudig om te bepalen welke accounts het risico lopen om in gebreke te worden. De verzamelinspanningen moeten consistent en methodisch zijn. Er moet een duidelijk omschreven proces voor het onderhandelen over betalingsplannen worden opgesteld om ervoor te zorgen dat het aansluit op de algemene doelstellingen van het bedrijf. Processen moeten zo veel mogelijk worden geautomatiseerd om het risico op fouten bij handmatig invoeren te verminderen.

Acht beste werkwijzen om goed te keuren om debiteurenprocessen te verbeteren

Het American Productivity and Quality Center, of APQC, heeft een reeks standaarden opgesteld die Open Standaarden worden genoemd. Ze beschrijven best practices voor verwerking van debiteuren en ze moeten van onschatbare waarde blijken te zijn voor het aanscherpen van uw AR-processen. We hebben de acht belangrijkste punten uit de APQC Open Standaarden voor uw gemak samengevat:

1. Obstakels voor het ontvangen van betalingen elimineren - Onderzoek uw klanten bijvoorbeeld om erachter te komen welke betaalmethoden het beste voor hen werken. Van daaruit kunt u overwegen een andere selectie betalingsopties aan te bieden om het klanten gemakkelijker te maken hun facturen op tijd te betalen.
2. Prioriteit toekennen aan kredietbeheer - Breid het krediet niet voor niets uit om de verkoop bij te houden. Deze strategie gaat lang aanslepen en is slechts een voorbeeld van de vele potentiële problemen die kunnen ontstaan ​​als gevolg van slechte processen voor credit management.
3. Evalueer regelmatig debiteuren - Stel een specifiek schema op voor het bewaken en beoordelen van de toestand van uw debiteuren. Idealiter moet dit minstens één keer per week worden gedaan. Hoe eerder u fouten vindt, hoe sneller u ze kunt corrigeren - en hoe minder waarschijnlijk dat ze grote problemen voor uw bedrijf zullen veroorzaken.
4. Overweeg betalingsvoorwaarden te verkorten: er is geen wet die zegt dat alle klanten betalingsvoorwaarden voor net-30 moeten hebben. Vaak leidt het gebruik van kortere betalingstermijnen ertoe dat trage betalende klanten op zijn minst iets sneller betalen, dus het is de moeite waard om te overwegen.
5. Een proces voor het oplossen van geschillen met facturering maken - Een specifiek proces instellen voor het afhandelen van factureringsgeschillen. Dit zal niet alleen het proces stroomlijnen, maar het zal ook de algehele klanttevredenheid verbeteren, omdat uw team precies weet wat te doen wanneer een geschil ontstaat.
6. Automatiseren - Onderzoek verschillende soorten software en andere vormen van technologie voor het automatiseren van zoveel mogelijk debiteurenprocessen. Hoe meer je het menselijke element kunt verwijderen, hoe nauwkeuriger en betrouwbaarder het hele proces zal zijn. Veel programma's zijn duur, maar de ROI is aanzienlijk, omdat er minder fouten zijn en in veel gevallen ook de productiviteit van werknemers een boost krijgt.
7. Een proactief verzamelproces opzetten - Verzamel collecties tot een topprioriteit en handhaaf deze door een duidelijke, beknopte verzamelstrategie vast te stellen. Idealiter proberen om vroeg in te grijpen. Wanneer een account in de kolom 'Verleden in het verleden' terechtkomt, moet je team er helemaal klaar voor zijn en weten wat je moet doen.
8. Factureer elektronisch - als u over de juiste middelen beschikt, kunt u beginnen met het elektronisch factureren van klanten. Hoewel er sommigen zijn die geen elektronische facturen en betalingen kunnen ondersteunen, zijn de meeste bedrijven er tegenwoordig mee bezig. Hoe minder papieren cheques u moet verwerken en mailen die u moet verzenden, hoe eenvoudiger en nauwkeuriger het hele proces zal zijn.

Zoals u kunt zien, hoeft u helemaal niet opnieuw te beginnen om uw debiteuren te verbeteren en te optimaliseren. Je kunt ervoor kiezen om één gebied per keer aan te doen, of je kunt volop in de voorsteden duiken en alles tegelijk vernieuwen. Hoe dan ook, alle stappen die u zet om uw debiteuren te optimaliseren, zullen op de lange termijn goed uitkomen.