Moet u een bedrijfsmotor een bedrijfswagen geven?

Het geven van een medewerker het gebruik van een bedrijfsauto klinkt als een goed idee. Maar zoals altijd is het ingewikkelder dan het lijkt, vooral met betrekking tot belastingen.

In dit artikel vindt u een aantal van de problemen die verband houden met medewerkerschauffeurs van bedrijfsauto's.

Alleen zakelijk gebruik is aftrekbaar

Het maakt niet uit wie een auto rijdt of wie een auto bezit, alleen voor bedrijfsuitoefening van die auto is aftrekbaar als bedrijfskosten. Wie de auto aandrijft, moet goed bij de tijd bewaren van het rijden voor zakelijk gebruik.

Het bedrijfsevenement moet worden opgenomen op de dag dat het plaatsvond, en het moet de details van het doel, de datum en de locatie of kilometers bevatten.

U kunt werknemers een automatische toewijzing geven

De meeste bedrijven geven werknemers een automatische vergoeding om hen te vergoeden ten koste van het rijden van een auto voor zakelijke doeleinden. De vergoeding kan worden gegeven naast de auto aan de werknemer.

Deze vergoeding is geen belastbaar voordeel voor de werknemer, zolang het door een verantwoord plan wordt gegeven. Een aansprakelijk plan is een reeks procedures die uw bedrijf opzet om adequaat rekening te houden met het geld dat aan de werknemer wordt toegekend. De IRS wil ervoor zorgen dat u geen werknemersvoordelen geeft, maar dat dit wettige bedrijfskosten is die door de werknemer worden betaald en door u wordt vergoed.

U moet een IRS-aansprakelijk plan gebruiken

In principe, om een verantwoord plan te hebben, moeten de auto-uitgaven een legitieme bedrijfsdoeleinden hebben, de medewerker moet u voldoende gegevens verstrekken over bedrijfsgebruik en bedragen, en de werknemer moet overmatige vergoedingen teruggeven binnen een redelijke hoeveelheid tijd.

De automatische vergoeding die u geeft aan medewerkers kan worden bepaald met behulp van het standaard IRS-tarief (verschillend per jaar) of werkelijke uitgaven. De methode die u gebruikt, is voor u, met enkele beperkingen.

Als u geen aansprakelijk plan opgeeft en gebruikt, zijn eventuele vergoedingen of vergoedingen die u aan werknemers voor het rijden geeft, aan hen belastbaar, en u moet de vergoedingsbedragen in hun loon bevatten en belastingen inhouden.

Werknemer Gebruik van een auto is een arbeidsvoorwaardenvoordeel

Een arbeidsvoorwaardenvoordeel, volgens de IRS, is "eigendommen en diensten die u aan een werknemer geeft, zodat de werknemer zijn of haar werk kan vervullen. " Dit voordeel is uitgesloten van de inkomsten van de werknemer, met dien verstande dat de werknemer de aftrek op een persoonlijk belastingrendement kan afnemen. In het geval van een bedrijfsauto. Onthoud dat dit alleen het bedrijfsgebruik van de auto is die a) toelaatbaar is als bedrijfskosten en (b) niet aan de werknemer belastbaar is als voordeel.

Maar het gebruik van de auto voor persoonlijke redenen is niet aftrekbaar als bedrijfskosten, hetzij voor de werknemer of voor uw bedrijf.Hier is hoe dit werkt:

Persoonlijk gebruik van een bedrijfswagen is een belastingplicht

Alles wat je aan werknemers geeft, is in principe een belastbaar voordeel. Als u een medewerker aan het gebruik van een auto geeft, wordt het persoonlijke gebruik door de medewerker door de IRS beschouwd als een niet-contante bijvoordeel.

Intuit Payroll zegt: "Een deel van de waarde van de auto wordt beschouwd als een onderdeel van de totale belastingvergoeding van de werknemer." U moet de waarde van dit voordeel beoordelen en het op de beloning van de werknemer tonen en natuurlijk federale en staat belastingen en FICA belastingen (Sociale zekerheid en Medicare belastingen) van dit bedrag, hetzelfde als uit andere loon en baten.

Auto's zijn eigendom van een bedrijf

Eén laatste opmerking: Bedrijfsvoertuigen zijn in een speciale klasse eigendom voor zakelijke belastingdoeleinden. Ze worden beschouwd als beursgenoteerd onroerend goed, dat eigendom omvat die zowel voor zakelijke als persoonlijke redenen kan worden gebruikt.

Of u de auto aan een medewerker geeft of het zelf gebruikt, als de auto minder dan 50% van de tijd gebruikt wordt voor zakelijke doeleinden, kunt u het bedrijfsgebruik nog steeds aftrekken, maar u moet rechtstreekse gebruik maken afschrijvingen.

Als u besluit om een bedrijfsauto aan een medewerker te geven.

Laten we eens kijken naar een voorbeeld om te zien hoe alles hoe dit alles werkt:

Uw bedrijf leest een auto en geeft het aan Maria om te gebruiken voor zaken het rijden.

Mary moet goed registreren over de splitsing tussen zakelijk en persoonlijk gebruik en uw bedrijf gedetailleerde rapporten geven. Voor dit doel, laten we zeggen dat ze 50% voor zaken en 50% voor persoonlijk gebruik rijdt.

Ongeacht wie de auto rijdt, is de huurovereenkomst in naam van de vennootschap, dus de huurbetaling is aftrekbaar als bedrijfskosten, maar alleen voor zover deze voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt. (Als de auto wordt gekocht, is de afschrijving op de auto aftrekbaar, nogmaals alleen voor het bedrijfsgedeelte van het gebruik ervan.)

Als u Maria vergoedt voor haar bedrijfskosten, hoeft u dit niet te overwegen vergoeding belastbaar als u een verantwoord plan hebt, zoals hierboven beschreven.

Maar de waarde van de auto voor de persoonlijke rijtijd moet in het inkomen van Mary zijn opgenomen (en de inkomsten gelden). Als de maandelijkse huurovereenkomst op de bedrijfsauto Mary drives is $ 500, moet u $ 250 per maand in haar paycheck opnemen.

Waarom is het belangrijk om goede records over bedrijfsgebruik te behouden?

Zoals u uit de bovenstaande discussie kunt zien, is het van groot belang dat de bestuurder van de bedrijfsauto uitstekende records houdt om de hoeveelheid zaken te bewijzen.

Dit bewijs is nodig:

Zo kunt u de personeelsuitgaven terugbetalen en deze niet bij de werknemer betalen.
Om bedrijfsgebruik te bewijzen, zodat u dit gedeelte van de waarde van de auto niet hoeft in te vullen
Dus u kunt meer afschrijvingskosten aftrek en
Dus u kunt meer van de waarde van de auto gebruiken voor uw andere bedrijfskosten.

Meer informatie in de IRS Publicaties

IRS Publicatie 535 - Deducting Business Expenses
IRS Publicatie 15-B - Employer's Tax Guide voor Fringe Benefits
IRS Publicatie 463 - Reizen, Entertainment, Gift en Car Expenses > IRS Belasting Onderwerp 510 - Bedrijfsgebruik van een auto
Disclaimer: Dit artikel is alleen ter algemene informatie.Het is niet bedoeld om fiscaal of juridisch advies te zijn. Controleer bij uw belasting- en financieel adviseurs voordat u de medewerkers de sleutels aan bedrijfswagens begint te geven.