Inzicht in risicomanagement in onroerend goed

Administratie en risicobeheer is een cruciaal onderdeel van vastgoedbeheer. De record-keeping functie moet zorgvuldig worden beheerd en hoe groter het niveau van detail, des te beter de waarschijnlijke resultaten.

In de meeste staten zijn verreweg het grootste aantal consumentenklachten, commissieregelingen en vergunningskortingen en -herroepingen gerelateerd aan vastgoedbeheer. Het is niet dat die licentiehouders eigendomsbeheer doen dom zijn.

Het is dat het een zeer transactie-intensief bedrijf is. Terwijl een gemiddelde agent een dozijn verkooptransacties per jaar kan doen met een koopovereenkomst en bijbehorende documenten, kan de gemiddelde vastgoedmanager honderden kleine transacties doen.

Het feit dat ze kleiner zijn, maken deze transacties niet minder belangrijk en het vermindert het risico dat ermee verbonden is. Als vastgoedmanager verbindt u zich met een eigenaar om hun eigendom te markeren en te huren, de huurprijzen te verzamelen en aan de eigenaar te overdragen en het onroerend goed te beheren, van onderhoud tot huurderreglement.

Hiermee verhandelt u met eigenaars, huurders, reparatiebedrijven, reclame media, aannemers en andere. Elk van deze transacties brengt enig risico in uw bedrijf. Het is niet per se veel risico, maar het is cumulatief.

De financiële functies zijn veruit de meest waarschijnlijke problemen voor de makelaar.

Financiële functies behoren tot:

• De marketing & financiele functie vereist records van uitgaven en inkomsten, evenals fiscale documenten, reclame facturen en meer,
• huurder management omvat records van al hun verzoeken, huur betaling geschiedenis en regels schendingen , en
• voorzieningen voor onderhoud en reparatie van onderhoudswerkzaamheden vereisen onderhoudsschema's, reparatie records voor garantie, en personeelsrecords van medewerkers en onderaannemers.

Het risicomanagementcomponent is natuurlijk heel belangrijk. Een grote ramp kan de overleving van het onroerend goed economisch bedreigen. De bijgehouden registers maken deel uit van dit, aangezien eventuele juridische maatregelen die door anderen zijn getroffen, kunnen worden verzwakt als er gedetailleerde documenten zijn die hun claims weerspiegelen.

Een deel van het risicobeheer is het bepalen van het risico ten opzichte van de beloning. Een goed voorbeeld is een bubbelbad of een zwembad op het terrein. De vastgoedmanager en de eigenaar moeten de waarde van het zwembad met de risico's in evenwicht brengen. Wanneer een risico zoals dit is geïdentificeerd, zijn er drie manieren waarop het kan worden aangepakt:

1. Vermijding - De beslissing kan genomen worden om de bubbelbad of het zwembad te verwijderen, aangezien het extra huurinkomen de verzekeringskosten of de risico's waard zijn, niet waard zijn.

2. Control - Als het bubbelbad wordt vastgehouden, zou er misschien een gecodeerd slot en hek geïnstalleerd kunnen worden om jongere kinderen te houden.

3. Risicooverdracht - De meest voorkomende manier om met risico te gaan is om verzekeringen te kopen om het risico over te dragen aan de verzekeraar.

De succesvolle vastgoedmanager zal voor problemen plannen, uitstekende bestanden en records van elke activiteit bewaren en deze functies continu beoordelen om te bepalen of er verandering nodig is.

Documenten en e-mail

In veel landen hoeft u slechts zes jaar transactiegegevens te handhaven.

Het is echter aan te raden om ze langer te houden, vooral als u dit in elektronische vorm mag doen. U kunt wedden dat, als een van de partijen een claim kan hebben, iemand die u voor zes jaar en tien dagen geleden wil dagvaarden, nog steeds hun documentkopieën heeft. Het is veel moeilijker om uw zaak te pleiten als u al uw kopieën hebt vernietigd.

Als het gaat om e-mail, kan een gerechtelijke actie waarbij een federaal gegarandeerde lening wordt betrokken (vrijwel alle van onze residentiële aanbiedingen) u ertoe verplichten om e-mails te maken die verband houden met de transactie en communicatie met uw klant / klant. Er zijn tal van manieren en softwareproducten om gerelateerde e-mails op te slaan, maar lees enkele van de artikelen hier over Evernote, een oplossing om veel redenen. Hier kunt u e-mail behandelen met Evernote en uw Gmail-archieven.

Wijzig om uw e-mail oplossing te passen.

• Automatisch doorsturen in Gmail van elke e-mail naar of van uw klant / klant instellen.
• Ze gaan in een notitieboekje in Evernote voor de transactie.
• Een paar weken na het afsluiten trekt u alle e-mails op in Evernote en print ze in chronologische volgorde naar een PDF-bestand.

Aangezien PDF-bestanden doorzoekbaar zijn, kunt u snel een e-mail opnemen die iemand met zoekwoorden wenst. Het werkt best goed.