Office Jobs - Huur een Receptionist

Functieomschrijving

Een receptioniste is een persoon die u huurt om iedereen te begroeten die in uw vestigingsplaats komt. De receptioniste is dus de eerste indruk die klanten, leveranciers en partners zullen hebben van het bedrijf dat u gebruikt. De houding, kalmte en gastvrijheid van de receptioniste zullen overbrengen waar de bedrijfscultuur over gaat en. Het is daarom van cruciaal belang dat zorgvuldige planning zowel wordt gebruikt als de omschrijving van de receptionist, maar ook bij het inhuren van een persoon die zowel mondeling als niet-verbaal kan vervoeren waarover het gaat.

Naast de kritieke eerste indruk, is de receptionist ook verantwoordelijk voor het beantwoorden van de bedrijfs telefoon en het bellen naar de juiste persoon. De receptioniste moet ook een basale maar bruikbare kennis hebben van wat het bedrijf doet door informatie te verstrekken over het bedrijf / de producten aan alle bellers en persoonlijke bezoekers.

Afhankelijk van de grootte en het type van uw bedrijf kan de receptioniste ook de persoon zijn die alle post- en pakketleveringen verhandelt en daarom de behoefte heeft om hun bestemming in het bedrijf te kennen en te behandelen door hen naar de juiste werknemers te routeren. Bij bedrijven zoals medische en advocatenkantoren zijn er vaak tijdgevoeligheden. Het trainen van de receptioniste om te onderscheiden tussen dringend en belangrijk is daarom van cruciaal belang om te voldoen aan belangrijke zakelijke behoeften.

De receptioniste kan ook de algemene 'poortwachter' zijn in zijn / haar behandeling van advocaten die komen bellen.

Dit omvat onder meer screening oproepen, waarbij de aard en het doel van een bezoek worden onderscheiden, waarbij de betreffende medewerker wordt gecontacteerd wanneer een bezoeker nooddiensten (politie, brand en ambulance) aankomt en zo nodig vraagt.

Er zijn diverse andere administratieve taken die door de receptioniste kunnen worden behandeld.

Afhankelijk van de omvang en de complexiteit van uw bedrijf, kunnen deze taken omvatten:

• Bureaucoordinator
• Greeter
• Switchboard Operator
• Call Screener

Met betrekking tot de receptioniste, een maat past niet iedereen en zoals beschreven, omdat deze persoon een cruciale rol speelt in de business, zullen de taken en training van de receptioniste uiteindelijk bijdragen aan het succes van het juiste verkeer naar het bedrijf. Er zijn twee soorten onderscheidingen gemaakt met betrekking tot de opzet van de receptionist-taken. Eén is de grootte van het bedrijf, en de andere is door specialiteit. Hieronder staan ​​richtlijnen voor het huren van receptionisten op basis van de grootte van het bedrijf.

Receptionist in een klein kantoor

In een klein kantoor is de rol van de receptioniste meestal een voltijdse positie.Omdat dit echter een klein bedrijf is, moet de receptionist ook kunnen voldoen aan andere taken. De verantwoordelijkheden van de receptioniste worden meestal toegekend aan een secretaris of clerk die zich dicht bij de publieke ingang van het bedrijf bevindt. Extra taken die zijn toegewezen, kunnen onder andere pakketten / mail ontvangen, typen, bestellen, mail voorbereiden of andere taken die kunnen worden onderbroken wanneer een gast aankomt.

Receptionist in een middelgrote kantoor

De positie van de receptioniste in een middelgrote kantoor is waarschijnlijk een toegewijde, voltijdse persoon die zich blijft inzetten voor het begroeten van mensen als zij de zaken binnenkomen. Tijdens periodes met weinig verkeer kunnen extra werkzaamheden die normaal gesproken door een secretaris of clerk worden verwezenlijkt, aan de receptioniste worden toegewezen.

Receptionist in een groot kantoor

De verantwoordelijkheden van de receptioniste zijn zeer goed gedefinieerd in een grote kantooromgeving. De taken kunnen een formele lijst bevatten van taken en andere functies die van die persoon in die positie worden verwacht. Het is waarschijnlijk dat dit individu zich toelegt op begroeting bezoekers en directies / routers. Dit is echter een functie van het volume bezoekers en bellers en als het volume hoog is, is een toegewijde functie als groeter en roeprouter voldoende.

Het doel is om ervoor te zorgen dat alle grote groepsbehartigingsbehoeften worden voldaan - en die andere, selectieve taken worden alleen toegewezen, indien onderbouwd door een daling van het verkeersvolume.

De andere classificatie van receptionisten is door middel van speciale soorten, zoals medische kantoor receptioniste of advocatenkantoor. De taken van deze receptionisten omvatten extra of gespecialiseerde taken in functie van het soort bedrijf waarvoor ze werken.

Een ander type receptionist is een kassier bij een winkel. In dit geval vereist de rol van de receptioniste niet alleen alle toegewijde functiefuncties, maar vereist ook dat het individu gespecialiseerd is in het kantoor. Een goed voorbeeld hiervan is een receptionist in een spa of een andere dienstverlenende onderneming waar de receptionist de groeter, gastheer, planner en kassier is.