Non-profitorganisaties Personeel vervangen met vrijwilligers

Het is zeer verleidelijk in moeilijke tijden om betaalde personeelsposities te besparen en deze posities in vrijwilligerswerk te zetten. Maar is het goed? Werkt het? Wat zijn de valkuilen of de voordelen?

Het gebruik van vrijwilligers om taken of banen te verrichten die anders door betaald personeel zouden worden gedaan (vaak wel werkvervanging genoemd) zouden alleen maar een onderdeel moeten zijn van een algemene strategie om kosten te reduceren tijdens moeilijke tijden. Hier zijn enkele tips om het goed te doen:

Leg niemand af met de bedoeling om een ​​vrijwilliger te betalen voor betaald personeel. Dergelijke maatregelen moeten ertoe leiden dat andere betaalde medewerkers hun posities vrezen en zich verzetten en verzetten tegen vrijwilligers werken, omdat zij bang zijn dat ze hun werk kunnen verrichten. Als er echter natuurlijke afloop of een algemene reorganisatie bestaat, gebruik dan die kans om te heroverwegen hoe uw organisatie is opgericht en hoe u de banen opnieuw kunt aanpassen, zodat vrijwilligers een aantal taken kunnen uitvoeren.

Bijvoorbeeld, u heeft uw receptioniste zojuist gepromoveerd tot een administratieve assistentpositie die met de ontwikkelingsdirecteur werkt. Dit laat de receptioniste baan open. Zou die positie kunnen worden gevuld door vrijwilligers? Een organisatie die ik bezocht heb onlangs de uren beperkt tot 5 dagen per dag (10a. M. -3p. M.) En gebruikt vrijwilligers voor de receptie. Er is elke dag een andere vrijwilliger. Die vrijwilliger beantwoordt de telefoon, begroet bezoekers en voert een assortiment goed gedefinieerde en gedocumenteerde clerische taken uit.

Aan het einde van de dag gebruikt de vrijwilliger een formulier om de belangrijke dingen die die dag zijn op te sporen en eventuele problemen die eventueel door de vrijwilliger van de volgende dag opgelost moeten worden.

Deze organisatie heeft de meeste bugs uitgewerkt en de vrijwilligers zijn gelukkig en loyaal. Er zijn nu genoeg opgeleide vrijwilligers om een ​​aantal extra vrijwilligers in het kantoor te hebben die andere kantoortaken verzorgen en de organisatie nog meer helpen.

Gebruik niet alleen vrijwilligers voor de meest gebruikelijke taken.

Veel vrijwilligers zijn graag werkzaam in het kantoor of krijgen mailings uit de deur of rijd erenden, maar als er een taak is die jouw medewerkers echt graag willen doen maar er is geen tijd, denk aan het gebruik van een vrijwilliger. Een vrijwilliger kan een vrijwilligerscoördinator zijn, hulp bijschrijven of subsidies voor onderzoeksbrieven schrijven, verantwoordelijk zijn voor een nieuwsbrief, andere vrijwilligers trainen of zelfs het personeel, speciale evenementen plannen en uitvoeren of een aantal andere dingen. Denk creatief en zoek vrijwilligers die speciale talenten of ervaring hebben.

Overweeg het vinden en gebruiken van "vaardige" vrijwilligers

Geskoolde vrijwilligers zijn meestal specialisten op die gebieden die een non-profit zijn, zoals financiën, human resources of marketing.Zij zijn vaak medewerkers bij bedrijven, onderdeel van hun maatschappelijk verantwoord ondernemen programma. Ze krijgen tijd door hun bedrijven om tijd door te werken met non-profitorganisaties. Tijdens deze recessie zijn er ook geschoolde vrijwilligers tussen werkgelegenheid die zeer geïnteresseerd zijn in het behoud van hun vaardigheden en het toevoegen van hun vaardigheden.

Geskoolde vrijwilligers kunnen geen personeel vervangen, maar kunnen dure outsourcing en externe consultants vervangen.

Zij kunnen u helpen om te reorganiseren, een organisatorische audit uit te voeren, die gegevens te ontwikkelen die nodig zijn om het bestuur te helpen organisatorische beslissingen te nemen, manieren te vinden om geld te sparen op essentiële diensten of om hulppersoneel te concentreren op wat belangrijkst is in hun banen.

Onderzoek heeft aangetoond dat non-profitorganisaties niet zo vaak gebruik maken van geschoolde vrijwilligers (ook wel pro bono-werk genoemd). Vraag uw lokale bedrijfsfundamenten als zij een vakkundig vrijwilligersprogramma hebben, of een pro bono-subsidie ​​aanvragen via de Taproot Foundation.

De Corporation for National & Community Service heeft een toolkit om non-profitorganisaties te helpen om op vrijwilligers gebaseerde vaardigheden te gebruiken. U kunt ook uw openingen posten voor vrijwilligers met professionele vaardigheden bij Catchafire, een online matching service.

Tolerateer geen kasteysteem in uw kantoor

Ik heb kantoren gezien waar de betaalde managers dagelijks naar de lunch gaan, meestal samen, terwijl de kantoorpersoneel en vrijwilligers in de pauziaal ei-saladebroodjes gegeten hebben, ondertussen naar het fort om de managers terug te keren.

Wat een manier om clerisch personeel en vrijwilligers te maken, voelt zich als tweede klas burgers. Zoek manieren om inclusief te zijn en iedereen te laten voelen dat ze van vitaal belang zijn voor iets heel belangrijk.

Doe snel wanneer vrijwilligers hun interesse tonen

Vrijwilligers hebben veel mogelijkheden bij veel organisaties. Handelen snel wanneer ze interesse tonen in jouw, of ze gaan ergens anders heen. Het is gebruikelijk dat potentiële vrijwilligers slechte waarden ontvangen door non-profitorganisaties. Ofwel is de vrijwilliger directeur aan de hand van wat de vrijwilliger zegt over zijn of haar beschikbare beschikbare tijd (overweldigd gevoel is zo vaak een reden voor vrijwilligersvlucht als gevoel onderbenut); of de vrijwilliger ontvangt een oppervlakkig interview dat geen vaardigheden en ervaringen oplevert die aanwijzingen zouden kunnen zijn bij het oplossen van de vrijwilliger in een lonende situatie.

Houd een open geest over wat voor soort vrijwilligerswerk kan vullen.

Ja, je hebt misschien een lijst van basisrollen waar je altijd naar op zoek bent, maar als je interview nog andere mogelijkheden onthult, wees je niet gebonden aan precedent en regels. Aarzel niet om een ​​vrijwilligerswerk te creëren die past bij die persoon, zijn talenten en interesses. U kunt mogelijk een betaald personeelslid van een bepaalde taak verlichten en naar een vrijwilliger verschuiven. Dat zou uw betaalde medewerkers de tijd moeten geven om tijd te spenderen op andere dringende taken. Het moet echter nooit een betaald personeelspersoon blootstellen aan mogelijke werkverlies.

De basis is dat het niemand heeft om de kosten te besparen door personeel te bewegen en hen te vervangen door vrijwilligers, maar er kunnen creatieve manieren zijn om vrijwilligers in staat te stellen bepaalde rollen te vervullen als u het verstandig doet.