Het belang van horecagetallen

Wie wist dat bestellingen voor eten en drinken zoveel rekenwerk vereisen? Nou, als je nieuw bent bij het plannen van evenementen, dan kan dit besef je misschien verbazen, maar feit is dat de horecowereld sterk wordt aangedreven door cijfers. Gastentellingen, portiegroottes en leverdatums spelen allemaal een rol bij de winstgevendheid van de foodservice en zelfs kleine wijzigingen in het aantal kunnen een groot verschil maken als het gaat om het serveren van het diner voor honderden gasten.

Vanwege dit alles hebben vergaderplanners een goed begrip van de catering nodig om de voedselkwaliteit te garanderen en boetes te voorkomen. Hieronder zijn de prominente figuren en termen om bekend mee te worden.

Geschatte telling

Dit is het aantal gasten dat u aanvankelijk rond uw evenementuitzendingen bouwt. Er is geen echte verplichting met de geschatte telling omdat het meer een "werknummer" is dat wordt gebruikt om de kosten en personeelsbehoeften te schatten.

Verwachte telling

De verwachte telling wordt twee of drie weken voorafgaand aan een evenement ingediend. Het staat voor een nauwkeurigere telling van verwachte gasten en het is contractueel gebonden aan de uiteindelijke telling. Elke horecabedrijf heeft zijn eigen beleid voor verwachte tellingen, maar in het algemeen mag het niet meer dan 15% van de uiteindelijke telling afwijken.

Laatste telling / Gegarandeerd aantal tellen

Dit is het aantal gastmaaltijden waar u voor betaalt, en het vertegenwoordigt ook het aantal plaatsen dat het cateringteam in de ruimte zal plaatsen.

Alle wijzigingen die na de vervaldatum in dit nummer zijn aangebracht, kunnen leiden tot boetes of late vergoedingen. Het is dus belangrijk dat de planner een RSVP-datum instelt die valt vóór de garantietermijn.

Droppercentage

Er zijn twee percentages voor het laten vallen van percentages. De eerste wordt berekend door te kijken hoeveel van uw uiteindelijke telling is gedaald ten opzichte van uw verwachte aantal.

Als het percentage te hoog is (meer dan 20%), kan een boeteregeling worden uitgegeven om de kosten te dekken die verband houden met personeels- en leveringsbestellingen. Planners gebruiken droppercentages om in te schatten hoeveel "no-shows" ze verwachten. Een drop-over van 2% is ongeveer het gemiddelde voor betaalde of ticketed evenementen. Dat gemiddelde kan boven de 5% klimmen voor evenementen die gratis zijn. Zoals je je kunt voorstellen, hebben deelnemers meer kans om te laten zien wanneer ze geld hebben geïnvesteerd in een evenement.

Maaltijdkaarten

Sommige planners bieden meer dan één voorgerecht bij formele maaltijden en dit zorgt voor een andere berekeningsvereiste. Hotels en banketcentra willen niet vast zitten te veronderstellen hoeveel gasten steak of kip zullen kiezen, dus het is aan de planners om nauwkeurige tellingen van elke keuze te krijgen via hun RSVP-systeem. Op de evenementendag moet elke deelnemer een gekleurde maaltijdkaart krijgen die hij op de tafel kan plaatsen, zodat servers automatisch weten welk gerecht ze hebben besteld.

Dranktickets

Evenementplanners kunnen drankkaartjes gebruiken om de kosten van het runnen van een open bar te regelen.Dit wordt bereikt door elke gast bij het registreren één of twee drankkaartjes te geven. De barman accepteert de kaartjes in ruil voor een drankje en gasten die ervoor kiezen om te drinken buiten hun kaartentoeslag, kunnen contant betalen. Een ding om op te merken over drankkaartjes is dat de locatie u de hoogst geprijsde drank per ticket in rekening zal brengen.

Om deze reden is het logisch om dit systeem te gebruiken met een bier en wijn of huisbar, omdat de selecties dichter bij elkaar worden geprijsd.

Werken met het systeem

Uiteindelijk is het aan de evenementenplanner om nauwkeurige tellingen te leveren aan de cateringafdeling. Die planners die het beleid en de deadlines van hun provider negeren, kunnen uiteindelijk meer betalen dan ze zouden moeten betalen in de vorm van boetes en andere kosten. De beste manier om dit te voorkomen, is door het cateringbeleid te lezen voordat u het evenement plant. Na deze eenvoudige regel kunt u de meest geschikte data en kosten kiezen om aan de gasten door te geven.