HR Beste praktijken voor het communiceren van voordelen via e-mail

We leven in een moderne wereld waar informatie binnen enkele seconden over de hele wereld over de hele wereld zipt. Elektronische mail (e-mail), sms-berichten en virtuele vergaderingen hebben in de meeste bedrijven telefoon- en slakpostcommunicatie vervangen. Zelfs de afdeling human resources is meer geschikt om een ​​snelle e-mail uit te sturen om een ​​belangrijke update voor meerdere mensen tegelijk uit te zenden wegens de efficiëntie ervan.

Een recente studie door Adobe geeft aan dat millennials, de grote groep werknemers op de werkplek nu, e-mailcommunicatie verkiezen. Daarom is het belangrijk dat u een plan hebt om belangrijke werkervoordelen bij te dragen.

5 manieren om meer te profiteren van de voordelen van communicatie met e-mail

Er zijn nog steeds een aantal standvastige regels die van toepassing zijn bij het versturen van personeelsbelang informatie via e-mail en andere vormen van digitale communicatie. Deze regels zijn bedoeld om twee dingen te bereiken:

• Zorg voor de veiligheid van persoonlijke gezondheidsinformatie (PHI) van iemand die betrokken is
• Zorg voor duidelijke communicatie over personeelsbeloningen voor de eindlezer

Om uw HR-team effectief te gebruiken voor e-mail voor communicatie voordelen gegevens, hier zijn enkele beste praktijken om nu in te stellen.

# 1 - Specifiek weten wat u per e-mail wilt communiceren

Een van de belangrijkste doelstellingen van het communiceren van voordelen via e-mail is om informatie snel uit te geven aan veel mensen zonder veel tijd te hebben opgelegd .

Het is echter belangrijk om te begrijpen wat u precies moet communiceren via e-mail. Onthoud dat de ontvangers van de email waarschijnlijk ongeveer 10 seconden of minder zullen lezen. Maak deze telling door een gefocusseerde campagne aan te maken die is gericht op een bepaald bericht. Houd informatie kort en beperkt tot een centraal idee.

Als u meer wilt bedekken, stuur het dan in een vervolg-email, zodat mensen de tijd hebben om het te lezen. Ook voordat u een email stuurt, begrijpt u of het bericht het best per e-mail is geleverd of als er een ander formaat nodig is. Sommige mensen reageren beter op andere vormen van communicatie.

# 2 - Gebruik de juiste e-mailetikette en grammatica

Uiteraard moet u als voordelen communicatie deskundige altijd de best mogelijke grammatica en email-etiquette gebruiken. Gebruik een opvallende e-mail onderwerpregel. Gebruik een blinde kopie bij het versturen van de email naar een groot aantal werknemers tegelijk, om persoonlijke e-mailadressen te beschermen. Begin met een simpel formaat voor uw e-mail met een groet, een korte inleidingszin, ondersteunende details en een opvouwbare zin die een call-to-action bevat (indien nodig). Gebruik bolding voor deadlines of dates, en vul de volledige URL van de inschrijvingsverbindingen in, omdat sommige e-mailproviders dit niet goed vertalen aan ontvangers.Bijlagen kunnen in spam komen, dus gebruik ze spaarzaam. Geef de medewerkers de informatie die relevant is voor wat de e-mailbericht zegt.

# 3 - Voeg een ander niveau van communicatie toe aan de inspanning

Houd er rekening mee dat e-mails grotendeels worden genegeerd door consumenten, omdat het dagelijkse aantal dagelijks in miljoenen inboxen dagelijks wordt ontvangen.

Begrijp ook dat mensen vaak een bericht moeten horen in verschillende formaten en meerdere malen voordat ze erop werken. Als communicatiemedewerker, wilt u meerdere vormen van communicatie gebruiken om belangrijke berichten aan werknemers over te brengen. Denk aan je communicatiestrategie als meerdere lagen. Video's, geschreven materialen, postkaarten en andere media kunnen werknemers bereiken. Maak alle communicatie toegankelijk voor mensen met een handicap of taalbarrières.

# 4 - Zorg ervoor dat u uw berichten gemakkelijk kunt lezen om uw bericht te ondersteunen

Naast de digitale communicatie die u uitstuurt, moet u belangrijke voordelen en deadlines voor uw marketingmarkten promoten. Bijvoorbeeld, als open inschrijving nadert, begin met het plaatsen van posters op gebieden waar medewerkers hen kunnen zien die over deze tijd praten.

Een ander voorbeeld kan het bedrijfs wellness programma promoten met posters en flyers die over gezonde levensstijl spreken. Continentaal bewustzijn en opleiding van voordelen met behulp van beeldhouwwerken en marketing tools zoals posters, flyers en video-informatie zijn wat de voordelen van communicatie effectiever maakt. Centrum de marketing rond de behoeften van werknemers, hun gezondheidsproblemen en de waarde van de voordelen die het bedrijf biedt.

# 5 - Geef medewerkers alle informatie die ze nodig hebben om meer ondersteuning te krijgen.

Een van de problemen die zich voordoen in e-mails voor voordelen, is dat de door de persoon verzonden kritieke informatie onbedoeld wordt. Het weglaten van contactgegevens, de voordelen van telefoonnummers, en een link om meer informatie over de voordelen van plannen of tarieven te vinden is nooit een goed idee. Zorg ervoor dat u de e-mail bewijst en denk dat u het leest vanuit het perspectief van de lezer. In ieder geval moet u ook informatie bevatten over wie u kunt contacteren met de voordelen en een websiteadres waar de lezers meer informatie kunnen krijgen.

Voordelen van communicatie blijkt gewoon een van de vele factoren die een e-mailbericht kan dienen, maar wees verstandig voordat u de hele tijd op deze vorm van berichten leunt. Meng dingen op en gebruik de bovenstaande tips om optimaal gebruik te maken van de communicatie-inspanningen van uw medewerkers.

Beeldkrediet: Fotolia