Hoe u een business progress report

Een voortgangsrapport bestaat uit een koptekst, een samenvatting, een beschrijving van de kleinere onderdelen, een indicatie van wanneer het volgende rapport verschuldigd is. U schrijft het rapport op basis van deze sjabloon en stuur het dan naar uw baas of een andere rapportage-superieur zoals aangegeven.

Header

De koptekst bevat identificatiegegevens voor het rapport. U zal de titel invoeren, de datum waarop het rapport wordt gepubliceerd, de stoplichtstatus van wat u ook rapporteert (rood, geelgroen) en de algehele metrische, misschien percentuele voltooide, plannen tegen de werkelijke.

Opmerking: een voortgangsrapport zoals dit wordt meestal gebruikt voor projecten, maar kan ook gebruikt worden om over andere zaken te melden. Als u bijvoorbeeld de taak heeft om het aantal uren per tekening voor een ingenieursbureau te verminderen, zou u een voortgangsrapport gebruiken om uw vooruitgang te tonen bij het verminderen van het aantal uren per tekening.

• Titel: Project X Progress Report
• Datum: 30 mei 20xx
• Status: Groen
• Percentage Voltooi: 63 werkelijk, 59 plan.

Samenvatting

U schrijft de samenvatting voor het laatst. Dit is de samenvatting van alle onderstaande hoofdpunten in het hoofdstuk van het rapport. Afhankelijk van uw publiek is soms de samenvatting beperkt. Dat hangt af van uw publiek, het aantal mensen dat het rapport ontvangt en hun niveaus binnen de organisatie. Een samenvatting is gericht op die senior managers die wellicht niet de tijd hebben om het hele rapport te lezen. Als uw rapport naar uw directe toezichthouder wordt gericht, wordt verwacht dat hij of zij het rapport zal lezen en dat de samenvatting mogelijk niet nodig is.

Als dit echter een rapport is dat veel wordt verspreid aan veel leidinggevenden in de hele organisatie, kan het nodig zijn om een ​​samenvatting op te nemen voor de personen die niet de tijd hebben om het gehele verslag te lezen .

Progress of the Component Pieces

Dit is het hoofdstuk van het rapport. In dit gedeelte van het rapport detail je je vooruitgang in alle onderdelen van het project.

U vermeldt uw vooruitgang en prestaties met betrekking tot alle statistieken gedurende deze periode. U laat zien wat uw plan is voor de volgende periode. En dan lijst je niet alleen de blokkers maar ook welke inspanningen je neemt om ze te wissen. Ten slotte wordt in het gedeelte aangegeven welke aanvullende hulp nodig is van uw baas of een andere ontvanger van het voortgangsrapport.

Samenvatting

Het hoofdstuk van het rapport wordt gevolgd door in de samenvatting sectie. Het bevat minder details dan de vooruitgang die in het vorige gedeelte is gerapporteerd. U zou dezelfde informatie, statistieken, prestaties, planning voor de volgende periode en eventuele blokkers bevatten, maar minder gegevens voor elke categorie geven.Bijvoorbeeld, de samenvatting kan een enkele zin zijn, zoals "alle afleveringen op tijd" zijn, terwijl de vorderingen in de vorige sectie kunnen zeggen "Deliverable A, verschuldigd op xx / xx / xx wordt drie dagen vroegtijdig geleverd. Rapport Y zal op tijd worden afgeleverd op xx / xx / xx. En rapport C, die twee weken vertraagd wordt terwijl u op de afbeeldingen wacht, wordt nu verwacht op de herziene vervaldatum van xx / xx / xx. "

Volgende Verslagdatum

Hier geeft u een overzicht van wanneer het volgende rapport zal worden verzonden. Als dit bijvoorbeeld een wekelijks rapport is, zou u de volgende rapportdatum verschijnen als een week volgend.

Voor een maandelijks rapport geeft u de datum volgende maand weer wanneer het rapport wordt verzonden. Mensen die het rapport ontvangen, verwachten dat deze gegevens zo nauwkeurig zijn als de gegevens in de rapporten.

Bottom Line

Uw voortgangsrapport bestaat uit de optionele samenvatting, de rapportage van de voortgang van alle componenten binnen het project, de gedetailleerde samenvatting en de tijdlijn. Maak ze zo nauwkeurig mogelijk.