Leren hoe u vergaderingsmaaltijden neemt

Vergaderminuties zijn de gedetailleerde notities die dienen als officieel schriftelijk verslag van een vergadering of conferentie. De verantwoordelijke van de bijeenkomst vraagt ​​meestal een van de deelnemers om deze taak te geneigen. Op een dag zou dat iemand je kunnen zijn! Hoewel het niet erg moeilijk is, is het belangrijk. Aangezien de vergadering minuten is, is een officieel overzicht van wat er gebeurd is, nauwkeurigheid vereist. U moet gedetailleerde aantekeningen vaststellen die mensen later moeten kunnen verwijzen indien nodig.

Hier zijn enkele tips om u te helpen met deze finesse. Ontdek wat te doen voor, tijdens en na de vergadering.

Voor de vergadering

• Kies uw opname tool: Het eerste wat u moet doen is beslissen hoe u uw notities zal nemen. Ga je naar de oude school en gebruik je pen en papier of ga je tech en gebruik een laptop, tablet of smartphone. Controleer met uw baas om te zien of hij of zij de voorkeur geeft aan een bepaalde methode. Het is onwaarschijnlijk maar mogelijk.
• Zorg ervoor dat uw gereedschap van keuze in goede staat is en reserveer, alleen als uw originele fout mislukt. Als u bijvoorbeeld een laptop meebrengt, heeft u ook pen en papier handig. U wilt de vergadering niet stoppen terwijl u op zoek bent naar iets om op te schrijven als uw computer crasht.
• Lees de agenda voor de vergadering voordat de vergadering begint. Het staat u toe om een ​​overzicht te formuleren voor uw notulen. Laat een stukje onder elk onderdeel erop en schrijf je notities daar. Door dit te doen, zal uw baan een beetje makkelijker maken, zolang de persoon die de vergadering uitvoert, op de agenda staat.

Tijdens de bijeenkomst

• Pas een bijwoningsformulier door en zorg ervoor dat iedereen aanmeldt. U moet een lijst van alle aanwezigen in de officiële vergaderingsnotities opnemen.
• Zorg ervoor dat je weet wie iedereen is. Op die manier kunt u identificeren wie die informatie goed spreekt en correct opneemt.
• Let op de tijd waarop de vergadering begint.
• Probeer niet om elk commentaar op te schrijven. Het is oké om alleen de hoofdideeën op te nemen. Wees heel voorzichtig om geen items uit te wisselen waarmee u het niet eens bent. Uw vooroordelen zouden u niet moeten beïnvloeden. Onthoud dit is een officieel account en niet uw mening over wat er gebeurd is!
• Schrijf alle bewegingen neer, die ze hebben gemaakt en de resultaten van de stemmen, indien aanwezig; je hoeft niet neer te schrijven wie een motie heeft gezonden. Natuurlijk kunnen de regels van uw organisatie verschillen, dus controleer ze eerst.
• Als de stemmen over eventuele moties of discussies worden uitgesteld tot de volgende vergadering, maak dan een notitie hiervan.
• Noteer de eindtijd van de vergadering.

Na de vergadering

• Typ de notulen zo snel mogelijk na de vergadering, terwijl alles nog fris in je gedachten is. Als u een fout in uw notities vindt of als u een vraag hebt, kunt u het snel opruimen door te praten met andere deelnemers.
• Op de laatste kopie van de notulen, Inclusief de naam van de organisatie, titel van de commissie, soort vergadering (dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks of speciaal) en het doel ervan.
• Geef de tijden waarop het begon en eindigde.
• Geef de lijst van deelnemers en een notitie over wie de vergadering heeft uitgevoerd. U kunt hier ook aangeven dat u de notulen heeft genomen. Voeg uw naam op de lijst van deelnemers en, in haakjes na uw naam, zeg dat u de notulen heeft genomen. Als alternatief kunt u aan het einde van het document afmelden door te schrijven 'Respectief ingediend door', gevolgd door uw naam.
• Bevestig de minuten voordat u ze verzendt. Vraag iemand anders die hen ook heeft gezocht om ze te kijken. Hij of zij zal u kunnen laten weten of u per ongeluk iets heeft verlaten.
• Stuur ze door aan de persoon die de vergadering heeft gelopen, tenzij anders wordt aangegeven.