Hoe bouwkosten verminderen

Als je nu op kantoor bent, stop met wat je doet en kijk rond. Kijk eens naar je bureau. Denk nu aan wat je ziet. Is er een grote stapel papieren op één hoek? Belangrijke documenten zoals facturen, contracten en project updates?

Voordat je defensief wordt; we krijgen het hele "georganiseerde chaos" -concept dat u waarschijnlijk met uw bureau heeft aangegaan. Al die papieren - de LEED-vormen, de RFD's, applicaties, en meer - hebben een plaats waar ze behoren.

Ze moeten allemaal worden beheerd voordat ze worden ingediend. Sommigen moeten worden ondertekend, anderen moeten worden gescand, nog anderen moeten worden verwerkt en verzonden naar uw klanten.

Dus laten we het achtervolgen: Als je kantoor een puinhoop is, veroorzaakt het problemen. Het goede nieuws is: er is nog hoop op je.

Oplossingen voor "Document Overload"

Als alles wat we tot nu toe hebben gebracht, van toepassing is op u, maak je geen zorgen. Je bent in goed gezelschap. Dit zijn veel voorkomende problemen bij bouwmanagers. Gelukkig is er een bouwmanagementsoftware beschikbaar voor u die een uitstekende taak heeft om de overgrote meerderheid van hen te oplossen.

Goede bouwmanagementsystemen beschikken over een groot aantal opties voor documentbeheer, en deze oplossingen dienen een aantal nuttige doeleinden. Ze kunnen u snel en gemakkelijk vinden van formulieren en documenten, waardoor de hoeveelheid tijd die u doorbrengt, wordt verminderd (lees: "vinden") al uw papierwerk.

De tijd die u opslaat kan gebruikt worden om uw zichtbaarheid bij klanten te vergroten en te richten op het werkelijke productieve gedeelte van uw baan.

Het is tijd om georganiseerd te worden

Het belangrijkste kenmerk van document management software is het vermogen om uw belangrijke bestanden te organiseren. Het elimineert de noodzaak om door enorme file kasten of stapels papier op je bureau te vallen.

U plaatst gewoon het document dat u zoekt in de zoekmachine van de software, en het lijkt bijna direct.

De software kan u ook helpen bij het uploaden van bestaande bestanden, zodat u gemakkelijk kunt onderscheiden tussen verleden bestanden die fysiek in een bestandsscherm zitten en die welke al in uw software systeem zijn toegevoegd. Met veel applicaties kunt u ook toegang krijgen tot documenten via cloud-opslag, waardoor u toegang krijgt tot uw bestanden onderweg. Cloud-based bouwdocumentbeheer is een slimme keuze, gezien het vermogen om papierwerk sneller en efficiënter te verwerken.

Twee software oplossingen die dit doen, zijn Viewpoint en Aconex. Beiden zijn gebouwd op zoeksystemen die vergelijkbaar zijn met het algoritme van Google, waardoor het zoekproces snel bliksemt. Het gezichtspunt stelt zich los van de mogelijkheid om e-mails via Outlook te zoeken en te indexeren die ook bij Vista zijn aangesloten.

Superior Collaborative Options

Software voor het beheer van de bouwdocument maakt het makkelijker om met je team te werken. Bijvoorbeeld, het Constructie-hulpprogramma van Procore stelt managers in staat om permissies door de gebruiker uit te voeren. Er worden eerder versies van uw bestanden opgeslagen, maar ook beveiligingen op zijn plaats die dezelfde concepten van bestanden delen, zodat gebruikers geen fout maken bij het bewerken van de verkeerde versies.

Beter nog, het werkt met de meeste grote mobiele en desktop platforms, wat goed nieuws is voor bedrijven die iPads en andere tabletten gebruiken als onderdeel van hun beheersysteem.

Economische Oplossingen

De manieren waarop goedkope document management software voor u geld kan sparen, zijn genoeg. De meer voor de hand liggende zijn de drastische vermindering van de behoefte aan benodigdheden zoals toner, papier, fotokopieën en fysieke archiefeenheden. Zelfs meer dan dat, kan het duizenden dollars per jaar in arbeidskosten besparen. Op het lage einde rapporteren veel bedrijven - niet alleen bouw - dat u duizenden dollars bespaart, zonder dat u de tijd hoeft op te leggen.

Documentbeheer software bespaart ook tijd (en uiteindelijk geld) op zoek naar verloren documenten. Naar schatting kunnen onjuiste of misplaatste documenten tot $ 250 per stuk kosten.

Hoe vaak heb je zojuist gecodeerd om zojuist verloren documenten te vinden?

The Bottom Line

Software voor het beheer van de bouwdocumenten biedt u een effectieve manier om uw geld en tijd voor uw bedrijf te besparen. Als u het niet hebt geprobeerd, is het tijd om de eerste stap te nemen en een aantal van de hierboven vermelde bronnen te bekijken.