Hoe u w-2 loon- en belastingsverklaringen voorbereidt

Wat is Form W-2?

Form W-2 bevat informatie over werknemersloon die het vorige kalenderjaar is betaald, en onthouding van die lonen, alsmede informatie over de uitkeringen en andere aftrekkingen van lonen.

Wanneer zijn W-2 formulieren te vervallen?

W-2's zijn te wijten aan werknemers eind januari, voor het vorige kalenderjaar. Als 31 januari een weekend of vakantie is, zijn de verslagen de volgende werkdag verschuldigd. Hier zijn de betaaldatums voor het lopende jaar van de -toets van het einde van het jaar.

W-2 formulieren zijn te wijten aan de Social Security Administration uiterlijk op 31 januari. Nadat u W-2 formulieren hebt ontvangen aan medewerkers, dient u deze formulieren ook in te dienen, samen met de verzendformulier W -3, aan de Social Security Administration (SSA).

De deadline van januari is een poging om belastingfraude te beperken, maar dat betekent dat u eerder in januari W-2 formulieren aan medewerkers moet geven, zodat ze de mogelijkheid hebben om ze over te kijken voordat ze worden ingediend. Eerdere distributie aan medewerkers vermindert de fouten in de W-2 formulieren, zodat u geen gecorrigeerde W-2 hoeft in te dienen.

Verzamelen van informatie om W-2 formulieren op te stellen

De informatie voor dit formulier komt uit uw loonregister, dat de tot op heden getoonde totaalbedragen voor elke werknemer voor lonen en onthoudingen, samen met aftrek voor medische plannen, gezondheidspaarrekeningen en andere items.

Hier vindt u meer informatie over de informatie die u nodig heeft om deze W-2 formulieren voor te bereiden.

Moeilijkheidsgraad: Gemiddeld

- 9 -> Tijd nodig:

Afhankelijk van het aantal werknemers en het aantal aftrekkingen en aanvullende betalingen Hier vindt u formulier W-2

Werkgeversinformatie

Voor elke W- 2 u voorbereidt, moet u informatie over uw bedrijf bevatten: werkgever ID nummer (EIN) en werkgever naam en adres.

Controle nummer

U kunt mogelijk een intern controle nummer op elke W-2 toevoegen, als u veel werknemers betaalt. U kunt het nummer zelf genereren, of uw payroll voorbereidingssoftware kan dit nummer genereren.

Werknemersverdiensten U heeft ook Totaal lonen, tips en andere vergoedingen nodig (vak 1). Dit is brutoloon voor alle uurwerkers en werknemers.

• Totaal aantal bronnen (vak 2)
• Totaalloon voor de sociale zekerheid (tot maximaal de sociale zekerheid) (vak 3). Sommige lonen zijn niet inbegrepen in de loon van de sociale zekerheid, dus u moet de inzending met deze bedragen verminderen.
• Totaal inkomen van de sociale zekerheid (vak 4)
• Totaal loon en tips van Medicare (zelfde als totaal loon) (vak 5)
• Medicare belasting teruggehouden (vak 6). Dit bedrag omvat het bedrag van de aanvullende Medicare-belasting voor hogerbetaalde werknemers.
• Tips voor sociale zekerheid (vak 7) en toegewezen tips (vak 8)
• Vervolgens moet u informatie over werknemers en totale lonen en onthoudingen voor elke medewerker vorig jaar hebben:

1. Andere betalingen.

2. U heeft mogelijk vooruitbetaalde EIC-betalingen (verdienstegoedkrediet) (vak 9) en afhankelijke zorgvoordelen (vak 10) betaald aan werknemers. Informatie over pensioenplan Participatie, wettelijke werknemers

3. Op elke W-2 moet u het betreffende vak controleren als de werknemer deelneemt aan een pensioenregeling (vak 13) of een niet-gekwalificeerd plan (vak 11), indien dit werknemer is een wettelijke werknemer (vak 13), of als de werknemer ziekloon van derden heeft ontvangen (vak 13.
   vak 12

4. vak 12 is voor bedragen voor andere vergoeding of rapportage, in 1-4 vakken Enkele van de meest voorkomende informatie voor vak 12:
   Ongecollecteerde sociale zekerheid, RRTA (Railroad Retirement) of Medicare-belasting, op tips of groep levensverzekeringen

   • Keuzeverschillen tot 401 (k), 403 (b) en andere gekwalificeerde pensioenplannen
   • Niet-belastbare ziektekostenvergoeding
   • Gouden parachutbetalingen
   • Exclusief vergoedde verhuiskosten
   • Bijdragen aan medische spaarrekeningen of gezondheidsparatierekeningen
   • Niet-statutaire aandelenopties
   • Aangewezen Roth bijdragen onder 401 (k) of 403 (b) plannen
   • Kosten van werkgever gesponsorde gezondheid dekking, met behulp van Code DD, volgens de rapportagevereisten van de Affordable Care Act
   • Box 14 Inschrijvingen in vak 14 zijn bedoeld voor andere aftrek of vergoeding die aan werknemers moet worden ter beschikking gesteld voor hun belastingaangifte. Bijvoorbeeld

5. Na-belasting pensioen
   Auto-vergoedingen

   • Speciale belastingen voor Californië, New York, New Jersey en Washington
   • Charitable bijdragen in mindering gebracht op de werknemersvergoeding
   • Ziektekostenverzekering en bijvoordeelaftrek > Uniforme aftrekkingen (voor kostprijs van uniformen)
   • Uitzonderingen van de Unie> Niet-belastbaar inkomen
   • Voertuigkosten inbegrepen in lonen (100% van de huurwaarde van het voertuig dat aan de werknemer is toegezonden en in het loon van doos 1 wordt begrepen)
   • Daar is ook een doos voor "Overige niet op de lijst" -delen die u van werknemers heeft afgetrokken.
   • Staats- en plaatselijke informatie
   • In dit gedeelte voert u informatie over staats- en lokale lonen en onthoudingen in. Enter:
   • Opmerking: er is ruimte voor twee staten en twee plaatsen op het formulier. Als iemand gedurende meer dan twee staten of locaties heeft gewerkt, gebruik dan een tweede W-2 om de aanvullende informatie in te vullen.
   • Staatsbijdrage (vak 16)

6. Staatsinkomenbelasting teruggehouden (doos 17)
   Staatsbelastingnummer (vak 16) Lokale lonen, indien van toepassing (vak 18)

   Behoud van lokale inkomstenbelasting (vak 19)

   • Plaatsnaam (vak 20) ​​
   • Controleer op nauwkeurigheid
   • Spandeer tijd om ervoor te zorgen dat de informatie die u verstrekt aan medewerkers (en uiteindelijk aan de Social Security Administration en IRS) is juist. Controleer uw winstregistratie totaalbedragen voor het jaar en voer een W-3 om de nauwkeurigheid van alle informatie die u verzendt te verzekeren.
   • Voorgedrukte formulieren
   • Als u uw eigen W-2 formulieren afdrukt, kunt u ze van verschillende bronnen ophalen:
   • De W-2 is een meervoudige vorm. Hier zijn de pagina's van dit formulier:

7. De website van de IRS Forms Order (duurt 7-15 dagen)
   Een online formulier leverancier of kantoorleverancier.

8. Copy A gaat naar de Social Security Administration. Kopie A wordt gewoonlijk op een rode vorm afgedrukt.
   Kopie 1 is voor de stad, staat of plaats

   Kopie B is voor indiening bij de federale belastingaangifte van de werknemer

   • Kopie C is voor de records van de werknemer
   • Kopie 2 is een andere kopie voor een andere stad, staat , of plaats
   • Kopieer D is voor de werkgeversrecords.
   • Print W-2s
   • Druk de formulieren af, controleer of ze overeenkomen met een voorgedrukt formaat als u er één hebt.
   • Verdeel de W-2s
   • Aan de medewerker: Kopieën B, C, 1 en 2
   • Naar de Sociale Administratie - Kopie A. De SSA vereist dat u Kopie A van de W-2 van elke medewerker stuurt , samen met formulier W-3, tegen eind februari.

9. Bewaar kopie D voor uw records.
   Nog steeds verward over formulier W-2?

10. Antwoorden op uw vragen over 2011 W-2 formulier

    • Tips voor het formuleren van formulier W-2
    • Uw bedrijfsbelasting ID nummer is NIET uw BTW-nummer voor de staat. Veel staten gebruiken het federale belasting id nummer (EIN) en cijfers toevoegen aan het einde. Controleer met uw staatsdepartement van de inkomsten voor informatie.
    • Tipinkomen.

11. Inkomensinkomen zijn onderhevig aan belastingen op sociale zekerheid en Medicare, inclusief de extra Medicare-belasting. Doos 12 - Meer dan 4 items

Als u meer dan 4 items voor Doos 12 heeft, moet u de extra items op een tweede W-2 plaatsen. Maar doe het werkloos loon en onthouding niet op deze extra W-2.

1. Form W-3,
2. samen met Copy A van alle medewerkers W-2 formulieren, is te wijten aan de Social Security Administration per 31 januari. Wanneer u de W-3 hebt voltooid en u heeft alle W-2 formulieren, stuur deze zo snel mogelijk aan medewerkers, zodat ze de mogelijkheid hebben om de formulieren te bekijken. Als u fouten vindt, kunt u deze repareren voordat u het geconsolideerde rapport per 31 januari aan de SSA verzendt. Disclaimer
3. De informatie in deze "How To" is voor algemene doeleinden om u te helpen de informatie te verzamelen W-2 formulieren moeten worden voorbereid en afgedrukt. Het is niet bedoeld om belastingadvies te zijn en deze informatie stopt op geen enkele wijze, of u alle informatie die in uw W-2 formulieren moet worden opgenomen, vertellen. Praat met uw belastingadviseur voor informatie over uw specifieke situatie.
   Terug naar
4. Filing van de loon- en belastingverslagen over het einde van het jaar