Hoe een proefbalans opstellen

Nadat alle financiële transacties in de boekhoudkundige tijdschriften zijn geplaatst en in de algemene grootboek worden samengevat, is een proefbalans voorbereid om te verifiëren of de debieten gelijk zijn aan de kredieten op de rekenplicht. Het proefbalans is de volgende stap in de boekhoudkundige cyclus. Het is eigenlijk de eerste stap in het proces van het einde van de boekhoudperiode.

Moeilijkheidsgraad: Gemiddeld

Tijd nodig: Onbepaalde

Hier is hoe:

1. Geef elk open grootboekrekening op uw rekeningrekening op rekeningnummer. Het rekeningnummer moet het viercijferige nummer zijn dat aan het account is toegewezen wanneer u de grafiek van de accounts instelt. Maak een overzicht van uw totale debieten en kredieten van elke algemene grootboekrekening. Je moet een tafel hebben met vier kolommen. De kolommen moeten het rekeningnummer, de accountnaam, debet en het krediet zijn.

2. Bereken voor elk open grootboekrekening uw debieten en kredieten voor de boekhoudperiode waarvoor u het proefbalans uitvoert. Noteer de totalen voor elk account in de betreffende kolom. Als de debits en credits niet gelijk zijn, is er een fout in de algemene grootboekrekeningen. Het uitvoeren van een proefbalans op een regelmatige basis, minstens maandelijks, helpt u om snel en gemakkelijk problemen op te lossen en te repareren zodra ze ontstaan. Het voorbereiden van de proefbalans moet gekoppeld zijn aan de factuurcyclus van het bedrijf.

3. Stel nog geen aanpassingsinvoer in. Het proefbalans wordt voorbereid voordat u aanpassingsposten maakt. De eerste proefbalans is bereid om wiskundige fouten op te sporen voordat u aanpassingen maakt of u boeken voor de boekhoudperiode kunt afsluiten.

4. Als u vindt dat u een onevenwichtige proefbalans heeft, met andere woorden, de debieten zijn niet gelijk aan de credits, dan heeft u een fout in het boekhoudproces. Die fout moet worden gevonden en gecorrigeerd.

   De eerste stap bij het vinden van een fout is om de credit- en debetkolommen simpelweg opnieuw toe te voegen om uw wiskunde te controleren. Als ze nog steeds niet opvullen, trek dan de kleinere kolom van de grotere af en zoek het ontbrekende aantal in de kleinere kolom. Als u het vindt, heeft u uw fout gevonden.

5. Er zijn andere standaardtechnieken om een ​​fout op te sporen in een proefbalans. Als de debits en credits niet gelijk zijn, controleer of het nummer 2 gelijk in het verschil verdeelt. Als u dat doet, zoek een account, zoek een account onjuist in de kolom met het grotere totaal dat gelijk is aan het helft van het verschil. Als u dit vindt, heeft u uw fout gevonden.

6. Een andere techniek is om het nummer 9 te gebruiken om een ​​omzettingsfout te vinden. Als het nummer 9 gelijkmatig verdeelt in het verschil tussen de kredieten en de debieten, heeft u een omzettingsfout. Ga terug over uw credit- en debietinbrengingen om te proberen uw omzettingsfout te vinden.

7. Voorbeelden van andere fouten die een proefbalans kunnen onevenwichtigen zijn:

   • Niet inbegrepen een grootboekrekening in de berekening van de proefbalans
   • Een fout maken in een samengestelde journalinvoer
   • De verkeerde grootboekrekeningen in de proef zetten Balansbalansen
   • Belastingberekening van de grootboekrekening
   • Een boekhoudkundige boeking invoeren naar het verkeerde algemene grootboekrekening

Tips:

1. Als u een dagboekinvoer niet maakt, verschijnt het niet als een fout in het proefbalans.

2. Als u een financiële transactie op een onjuist account opneemt, verschijnt het niet als een fout in het proefbalans.

3. Als u het nummer in de debietkolom omzet met het nummer in de creditkolom, verschijnt het niet in het proefbalans.

4. Als u een boekhoudkundige boeking niet in de journalboek plaatst, verschijnt het proefbalans niet.

Wat u nodig heeft:

• Uw bedrijfscomputer en boekhoudprogramma
• Uw brondocumenten