Evenementenplanning en -feestfestivals

De Taste of Chicago is een van de grootste voedselfestivals in de Verenigde Staten. Het begon voor het eerst in 1980 als een idee bij diverse Chicago restaurantbezitters en de stad hield zijn eerste voedselfestival als een eendag evenement met 36 voedselverkopers dat jaar. Ongeveer 275.000 mensen kwamen op voor het buiten evenement. Sindsdien is het over meerdere dagen gegroeid tot een aanwezigheid van meer dan 3, 5 miljoen en meer dan 12 miljoen dollar in omzet.

De burgemeester's Office of Special Events in Chicago en de Illinois Restaurant Association werken samen om dit jaarlijkse voedselfestival te plannen en uit te voeren.

Plan een Community Food Festival

Of een groot voedselfestival zoals de Taste of Chicago of een kleinere versie van dezelfde gemeenschapsfestivals is een belangrijke verantwoordelijkheid voor lokale overheids- en gemeentelijke evenementenplanners. De Taste of Chicago dient als een grote casestudy voor elke gemeenschap die een soortgelijk programma overweegt. De belangrijkste functionele gebieden van elk community food festival zullen het volgende bevatten:

- Bedrijven

• Voedingsverkopers
• Programmering
• Sponsoring
• Marketing / Public Relations
• Boekhouding / Contractbeheer
• We gaan elke verdieping dieper in elk gebied, maar eerst, laten we een gevoel krijgen voor de tijdlijn en het algemene management van een dergelijk evenement met behulp van de eigenlijke planning van de Taste of Chicago.

Tijdschema voor de planning van het voedselfestival van de Gemeenschap

Voor iedereen die dit soort evenementen voor de eerste keer nadert of die overweegt om een ​​uitbreiding naar een bestaand festival te overwegen, is het belangrijk om tenminste een jaar voor uw evenement te plannen.

Voor een concreet voorbeeld volgt het burgemeesterskantoor van speciale evenementen het volgende ruwe schema voor elk jaar's Taste of Chicago:

12 maanden

• : Identificeer de locatie, de datums en de ruwe schets van de festivalkaart. Betrek relevante stadsbureaus elke stap van de weg 9 maanden
• : Update festivalkaart en start functionele regio RFPs 6 maanden
• : Bevestig leveranciers, sponsors, programmering en leveranciers 4 maanden < : Afronding van entertainment en bevestig het functionele gebied
• 3 maanden : Maak marketingmateriaal van het festival
• 1 Week : Beheer load-in
• 1 Dag : Beheer leveranciersbelasting -in
• Gebeurtenisconclusie : Uitvoeren van bedrijfsactiviteiten
• 1 week na : Inpakken van vergaderingen en aanbevelingen
• Algemeen communautair festivalbeheer Als overheidsbureau Burgemeester's Office of Special Events staat in beheer van de Taste of Chicago en een lange lijst van andere evenementen langs Chicago's meerfront, wijkfestivals en andere gebieden. De Taste is uniek in Chicago omdat het een gratis evenement is, maar de opbrengsten uit de Taste betaalt voor het merendeel van alle andere evenementen die door het kantoor worden beheerd.

Met ervaring in het voedselfestival dat dateert uit 1980, zijn de meeste functionele teams in het Mayor's Office of Special Events en Illinois Restaurant Association zeer ervaren in hun gebieden. Hiermee kan de general manager van de Taste of Chicago zich richten op planning en uitvoering van alle betrokken partijen en het evenement op de goede weg houden.

Naast leden van het kantoor werkt de directeur samen met tenminste 20 verschillende stadskantoren en agentschappen, met inbegrip van (maar niet beperkt tot) het volgende:

Police Department

Fire Department

• Department of Gezondheid
• Straten en sanitair
• Park District
• Bureau voor Emergency Management Communications
• Een ander belangrijk functioneel deel van de burgemeester's Office of Special Events is boekhouding / contract management. Als een overheidsgebeurtenis is het een zeer gestructureerde aanbestedingsprocedure en alle afspraken moeten stadsrichtlijnen volgen.
• Met een event planning tijdlijn in plek en algemene gebeurtenis beheer beveiligd, kunnen we nu kijken naar elk van de primaire functionele gebieden van het evenement.

In de geschiedenis van het Taste of Chicago-evenement en met behulp van zijn planning en uitvoering als casestudy, zijn we klaar om een ​​beetje dieper te verdiepen in elk van de primaire functionele gebieden van het evenement.

Operaties

Het bewerkingsgebied is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de site, podium en productie, evenementenondersteuning, beveiliging en meer.

Operaties vereisen veel vergaderingen voorafgaand aan het evenement, en het operationsteam is nauw verbonden met de lay-out van de gebeurteniskaart.

Het is een groot verschil om alle stadsbureaus vroeg in het proces te betrekken, aldus de operations manager voor de Taste of Chicago. Het operations team beheert de processen voor het volgende:

Inladen voor de gebeurtenis (setup)

Operaties tijdens het evenement

• Uitlading na afloop van de gebeurtenis
• Deze processen omvatten straatafsluiting, bouwtenten, vorkheftrucks, timmerlieden, elektriciens, onderhoudsmiddelen en personeel, beveiliging, logistiek voor leverancierswagens, management trailers, en meer. Overweeg wat uw operations team zelf zal hanteren en wat ze voor uw evenement zullen uitrekken. Met welke andere agentschappen moet je team werken? Neem zo spoedig mogelijk contact op met hen.
• Restaurants / Verkopers

Gezien de complexiteit en omvang van de voedselfestivals zoals de Taste of Chicago, neemt de Illinois Restaurant Association de leiding over het beheer van de voedselverkopers die deelnemen aan het jaarlijkse evenement. Voor de Taste of Chicago in 2015 heeft het evenement samengewerkt met 60+ voedselverkopers, waaronder 19+ nieuwe restaurants die veel van Chicago's aparte wijken vertegenwoordigen. Natuurlijk, in Chicago, zullen bepaalde producten altijd bij voedselverkopers geselecteerd voor het evenement worden gevonden, waaronder pizza, ribben, ijs en kaastaart. Uw community food festival zal waarschijnlijk ook zijn traditionele voedingsmiddelen hebben.

Het is een gewilde plek om te worden geselecteerd als een restaurantleverancier die deelneemt aan dit specifieke voedselfestival en de criteria vereisen dat deelnemers lokale restaurants zijn die Chicago's wijken reflecteren.Daarnaast moeten ze het volume kunnen verwerken en de stad volledig schoon zijn. Deelnemende restaurants ondergaan de volgende cursussen en controles:

Voltooi de Sanitation Certificate Course van Illinois Restaurant Association

Bezoekers van Chicago Department of Public Health bezoeken drie keer per dag

• Beheer de voorraadstroom tussen hun cabines en koelwagens < Wat het community event betreft, denk aan welke criteria u nodig heeft van deelnemende voedselverkopers en hoeveel u wilt hebben. Het eerste jaar kan moeilijk zijn, maar met succes van elk jaar zal je waarschijnlijk vinden dat je steeds meer gewillige deelnemers hebt.
• Programmeren
• De Taste of Chicago is een algemene community-gebeurtenis. Dat betekent dat, terwijl 'voedsel' is wat de drukte trekt, zijn het de andere activiteiten die mensen daar houden. In de loop der jaren heeft het programmeert team veel van de volgende elementen opgenomen in het algemene programma:

Gratis concerten in meerdere stadia (nationale en lokale entertainers)

Kokemonstratiespaviljoen met topkokers en kookboek auteurs

Gezinsdorp met inbegrip van een kinderfase

• Milieudent voor groene opleiding
• Sportpaviljoen met fitness tips
• Internationaal paviljoen (winkelen)
• 2 mijl lopen
• Voedingsleveranciers
• Budweiser Clydesdales en hun Dalmatische metgezellen
• Amusementstochten
• Vuurwerkprogramma
• Openingsceremonie
• Overweeg welke andere programma's en activiteiten u misschien in uw voedselfeest wilt opnemen.
• Sponsoring
• De Taste of Chicago heeft verschillende categorieën voor sponsorships, dat is een belangrijke bron van financiering en in natura ondersteuning. Corporate marketeers en corporate event planners hebben de neiging om deel te nemen aan community events zoals de Taste om hun merk te versterken en blootstelling te krijgen.

Gastvrijheid is een element dat sommige sponsors in hun pakketten bevatten, waardoor de sponsors gunstige toegang krijgen tot sommige zitplaatsen en prive tenten om hun eigen klantevenementen te hosten.

Soorten sponsor bij de Smaak inbegrepen het volgende:

Mobiele communicatie

Kruidenierswinkelketen

Drankbedrijven

• Detailhandel en banken
• Luchtvaartmaatschappijen en hotels
• Media
• Automakers
• Voedselleveranciers
• Restaurants
• Fitness- en gezondheidszorgorganisaties
• Stadsparkdistrict en Openbaar Vervoer
• Overweeg welke lokale bedrijfs sponsors geïnteresseerd zijn in het financieren van uw community-evenement en denk aan wat voor soort pakketten en voordelen die u zou kunnen bieden aan die sponsors.
• Marketing / Public Relations
• Marketeers die aan de Taste of Chicago werken, zijn in een benijdenswaardige positie omdat het het soort gebeurtenis is dat automatisch media aandacht in Chicago en elders trekt. Beter nog, media sponsors helpen ook de smaken bevorderen. Dat betekent dat de burgemeester's Office of Special Events niet te veel moet uitgeven aan traditionele vormen van reclame om het woord te verspreiden en het evenement te bevorderen.

Bemarkers promoten het evenement door speciale persberichten te schrijven aan elk onderdeel van het evenement, het onderhoud van de evenementenwebsite en het maken van de event brochure. Deze items vereisen nauw samenwerken met alle andere functionele gebieden om plannen en inhoudsverandering te documenten zoals ze zich voordoen.

In het begin kan het moeilijk zijn voor community food festivals om de soort blootstelling te verkrijgen die grote en bekende gebeurtenissen zoals de Taste of Chicago garner. Maar beschouw welke media-uitzendingen u mogelijk kunt bereiken om gratis te persen en te plannen voor de marketingmateriaal die uw marketingteam zal behandelen als een website, flyers en brochures.