Een overzicht van de kosten voor evenementenplanning

Het is moeilijk om een evenementenbegroting te plannen, tenzij u een goed idee hebt van welke kosten u zal kosten. Dit lijkt opvallend genoeg, maar de kosten verbonden aan evenementenplanning kunnen afkomstig zijn uit een aantal verschillende plaatsen. Net als je denkt dat je al je kostencategorieën hebt geïdentificeerd, verschijnt er een ander om je terug te sturen naar de tekentafel. Om dit te voorkomen, heb ik deze samenvatting van evenementenplanningskosten samengesteld om rekening te houden met uw budget.

On-Site Expenses

Hierbij zijn de kosten en kosten die door het evenement plaatsvinden. Dit is vaak de duurste categorie, maar het is ook het gemakkelijkst te voorspellen, aangezien u een formeel kostenraming krijgt om vooraf te beoordelen. Met dat gezegd vergeet niet om te factureren in variabele kosten die veranderen met uw aanwezigheidsnummers. Catering is een goed voorbeeld hiervan, aangezien uw voedselkosten zullen toenemen met elke toevoeging aan uw rooster.

Eten & Drinken

Maaltijden
Drinken
Barman / Server Arbeidsvergoedingen
Belasting en service / Gratuiteitskosten

Audio / Visual

Microfoons
Schermen en projectoren
Internet toegang
Overige gespecialiseerde apparatuur

Verkopers van derden

Deze categorie bevat alle artikelen en diensten die door leveranciers buiten de hostlocatie worden geleverd. Iedere zal je onafhankelijk betalen, dus het is belangrijk om de tabbladen dicht te houden op iedereen waar je mee bezig bent.
Met behulp van een spreadsheet kunt u uw leverancierscontacten samen met de kosten van hun diensten organiseren.
Evenementenverhuur

Linnen, tafellaken en stoeltovertrekken

Tenten-, stage- en amusementattracties

Fysieke voorwerpen die niet door de plaats worden aangeboden

Arbeids- en bezorgkosten voor de installatie / afbouw

Décor Vendors

Accent Lighting
Bloemen en Centerpieces
Ballons
Entertainment

Muzikanten of DJ

Sprekerkosten
Contract Riders (food, lodging, transport)
Productiekosten

De productie omvat alle personeel en middelen die nodig zijn om het evenement te plannen en uit te voeren. Deze uitgaven beginnen op het moment dat het evenement wordt gedroomd en doorgaan met het post-event papierwerk. Kortom, deze categorie vertegenwoordigt de kosten voor het organiseren van het evenement, het aantrekken van deelnemers en het beheer van de administratieve elementen.

Marketing en registratie
Print- en ontwerpwerk
s

Uitnodigingen

Registratiemanagement

Planning en organisatie

Gebeurtenissenplanner
Parttime en Tijdelijk werknemers
Kantoorbenodigdheden
Communicatiekosten

Reiskosten

Administratiekosten
Salaried Employee Assignments
Boekhoudingskosten
Rechtskosten
Advocatenkosten

Kostenovermakingen en noodfondsen

Er is geen magisch nummer voor wat u voor onbeplande uitgaven moet zetten, maar u moet het onverwachte uiterlijk verwachten.Sommige gebeurtenisplanners stellen voor om vijf tot tien procent te budgeteren over de verwachte uitgaven, terwijl anderen kiezen voor een ronde nummer om mee te werken. Grotere gebeurtenissen zouden natuurlijk meer moeten toewijzen omdat een toeslag dat per persoon wordt gefactureerd, in duizenden dollars kan oplopen.
De doelstelling van deze omschrijving is om u op de hoogte te stellen van de verschillende soorten gebeurtenisplanningskosten die kunnen optreden. Elk evenement is uniek, dus de jouwe kan min of meer van de items bevatten die hier vermeld staan. Het belangrijkste is om te weten waar uw kosten vandaan zullen komen. Uitkijkend op uitgaven die verband houden met een bepaalde leverancier of categorie, kunnen verontreiniging op uw budget veroorzaken, maar het ergste scenario is volledig vergeten over een uitgave tot de rekening komt.