Hoe u uw filingsysteem organiseert

Het nemen van de tijd om uw archiefsysteem te organiseren is van cruciaal belang. Terwijl iedereen graag een papierloos kantoor zou hebben, is de realiteit dat veel kleine bedrijven nog steeds documenten nodig hebben, zoals facturen, ontvangsten, enz., En kunnen ze gemakkelijk opvragen indien nodig.

Bezorging van de ontvangstbewijs is bijzonder belangrijk; een niet bestaand of rommelig archiefsysteem kan dagen extra moeite toevoegen op de inkomstenbelasting tijd, omdat u geen belastingaftrek wilt missen wegens ontbrekende ontvangsten.

En als uw bedrijf ooit onderworpen is aan een controle en u niet in staat bent om de benodigde documenten ter ondersteuning van uw uitgaven te leveren, worden uw claims waarschijnlijk afgewezen en uw belastingopgave opnieuw beoordeeld.

Als kleinbedrijf moet u snel en gemakkelijk op uw bureau kunnen werken. Hoewel het opzetten van een papieren archiveringssysteem moeilijk klinkt, is het een relatief eenvoudige taak die makkelijker kan worden gemaakt door een paar filing tips en trucs.

Organisatie van uw bestandssysteem

(1) Zet ​​op uw bureau voor een paar minuten en ontdek waar u instinctief naar dingen gaat zoeken.

Ik heb een lade aan de rechterkant van mijn werkstation. Toen ik mijn filingsysteem voor het eerst had opgezet, had ik er niets aan. Toen ik naar pennen, paperclips of mijn nietmachine zou kijken, was het de eerste plaats die ik zou kijken, hoewel ik wist dat het leeg was. Natuurlijk leg ik de pennen, papierclips en nietmachine in die lade. Voor mij was het de natuurlijke woning voor die artikelen.

Iedereen zal dit anders benaderen en wat voor één persoon werkt, werkt misschien niet voor een ander. Neem een ​​paar minuten om op je primaire werkruimte te gaan zitten en te bereiken voor apparatuur, benodigdheden en bestanden. Dat zal u helpen de ideale plek te creëren voor het indienen van deze artikelen voor u persoonlijk.

(2) Nu u weet waar u vanzelfsprekend naar informatie gaat zoeken, moet u bepalen of een alfabetisch, numeriek of vakfiltersysteem het beste voor u past.

Hoe organiseert u uw papierwerk in filingcategorieën (bijvoorbeeld uitgaven, financiën, marketing)?

Hoe vind u bedrijfskosten-gerelateerde papierwerk, zoals bankrekening, gebruiksrekeningen, ontvangstbewijzen voor kantoorkosten, logboeken voor kilometers, kilometers? Wat over klantinformatie - zoek je naar dingen volgens de naam van de klant? Per referentienummer? Dit is een kritische stap, omdat het bepaalt hoe u uw filing systeem zal opleggen. Zodra u hebt bepaald welke categorieën u gebruikt, besluit of u verder moet gaan en subcategorieën maken. Doe dit voor iets voor uw filingsysteem.

(3) Bepaal vervolgens uw opslagbehoeften ruwweg.

Heb je een groot aantal bestanden die je dagelijks toegang hebt?Heb je je wekelijks alleen toegang tot je bestanden? De antwoorden bepalen of u een bureaubladbestandhouder nodig hebt, een twee lade-kast in de buurt van uw bureau of een 4-lade-zijhuis in de kamer.

Kies voorzichtig. Laat groeien toe bij het bekijken van kasten - koop iets om tweemaal de bestanden te bevatten die je denkt dat je nu hebt. Dit beperkt het aantal keren dat u uw filingsysteem moet reizen en reorganiseren.

(4) Beleg in een goed etiketteringssysteem voor duidelijkheid en gemakkelijke toegang.

Het lezen van de bestandslabels klinkt duidelijk, maar duidelijkheid bij etikettering bespaart u meer filingstijd dan u zich kan voorstellen.

De meeste bedrijven die labels maken, bieden sjablonen die integreren met de meest populaire tekstverwerkingssoftware. U wilt misschien een van de kleine etiketmakende systemen overwegen die nu ook individuele mailinglabels kunnen afdrukken. Items die dubbele dienst verrichten zijn meestal een verstandige investering.

(5) Nu bent u klaar om bestandsmappen te kopen.

De beste investering is het kopen van gekleurde hangende mappen (zorg ervoor dat de tabbladen van het plastic etiket zijn meegeleverd) en gewone manila-mappen. Gekleurde hangende mappen zijn het beste om twee redenen:

1. ze zijn gemakkelijk beschikbaar
2. het maakt het gemakkelijk om categorieën te herkennen

Bijvoorbeeld, als u al uw clientbestanden in geel hangende mappen plaatst, worden financiële informatie in blauwe mappen en alles wat verband houdt met marketing in rode mappen, kun je gemakkelijk zien waar je naar een bepaald bestand moet zoeken.

Eenvoudig is het beste

Het KISS-principe is van toepassing op het opzetten van een filing systeem dat makkelijk te gebruiken en makkelijk te groeien is. Hou het simpel liefje! Met de brede vakcategorieën kunt u eenvoudig nieuwe bestanden toevoegen terwijl u groeit. Het elimineren van de noodzaak om uw archiefsysteem te upgraden of regelmatig op te stellen.

Als u het eenvoudig houdt, kunt u uw papier- en digitale bestanden ook gemakkelijker integreren in uw algemene document management systeem.

Ga papierloos waar mogelijk

Als u uw bedrijf groen wilt maken en de overgang naar een "Paperless Office" wilt uitvoeren, kunt u kostenontvangsten scannen en opslaan met uw andere digitale boekhoudinformatie. Sommige van de nieuwere Cloud-based boekhoudsoftware toepassingen vergemakkelijken dit door mobiele apps die u toelaten om een ​​mobiele telefoonknop van een uitgavenbewijs te nemen en op te nemen in het vliegtuig (zie de beste boekhoudsoftware voor Canadese kleine bedrijven).

Houd er rekening mee dat papieren kopieën of digitale afbeeldingen van kostenontvangsten in het algemeen aanvaardbaar zijn voor het Canada Revenue Agency (CRA), op voorwaarde dat ze duidelijk leesbaar zijn. Zo niet, kan de CRA de originele papieren documenten tijdens een audit of routine aanvraag voor documentatie bekijken, zodat de originelen altijd voor de voorgeschreven tijd moeten worden bewaard. (Zie Hoe lang moet ik mijn bedrijfsgegevens bijhouden? Voor meer informatie.)