Advies over het plannen van een professionele luidspreker

Een keynote speaker, emcee of entertainer selecteren voor een bedrijfs- of organisatorisch evenement vereist een zorgvuldige planning en een begrip van de doelstellingen van de vergadering. Daarom leggen eventplanners zich op de expertise van een sprekend bureau.

In het eerste deel van deze serie heb ik gesproken met Diane Goodman, president van The Goodman Speakers Bureau, Inc. over de basis stappen om een ​​professionele spreker te selecteren en te huren.

Diane heeft sinds 1979 haar organisaties ondersteund door organisaties die haar sprekers veilig stellen. Zij is een erkende leider in deze industrie en werkt samen met nationale en internationale bedrijfs- en associatievergaderingen en -conventies.

Diane vervolgde haar gesprek met mij om een ​​deel van haar perspectieven en ervaringen te delen over het inhuren van een professionele spreker.

Over het plannen om een ​​professionele luidspreker te huren

V: Diane, u adviseert dat eventplanners eerst met hun interne leidinggevenden samenwerken om duidelijke ontmoetingsdoelstellingen en tijdlijnen te identificeren en zo vroeg mogelijk te plannen om de beste speakers te krijgen - vooral de hoofdsprekers. Kunt u uw gedachten delen over waarom dit belangrijk is?

A: Zoals iedereen wil we zeker zijn dat onze tijd op de meest betekenisvolle manieren wordt gebruikt. We willen het verkeerde pad niet met een klant of luidspreker verliezen - en dan niet op het schema van de luidspreker kunnen kiezen die de klant uiteindelijk selecteert.

Om dit scenario te vermijden, raden we sterk aan dat planners hun leidinggevenden vroeger op dezelfde pagina krijgen in het luidsprekerproces. Dit kan gemakkelijk worden bereikt door aan het begin van het selectieproces 15 of 20 minuten bij beslissers te besteden, om schriftelijk opgevolgd te worden om de richting te bevestigen die u neemt.

Dit zal uiteindelijk de waarde van de planners verbeteren naar het executive team door sprekers aan te bieden die aansluit bij de doelen en doelstellingen van de vergadering, evenals de algemene strategische missie en visie van de organisatie. Schriftelijke updates langs de weg kunnen ook helpen, afhankelijk van de cultuur en stijl van uw bedrijf.

V: Kan u drie of vijf van de meest voorkomende typen sprekers aangeven en waarom?

A: Absoluut. Hier zijn vijf soorten luidsprekers die elke planner zou moeten weten:

1. Motivationeel: Het maakt niet uit of het goed of slecht is, mensen hebben altijd een beetje motivatie nodig in hun werk en leven. Bijeenkomsten die hooggehalten, educatief of opleidingsgericht zijn, hebben een beetje levend nodig. Dat is wanneer de humoristische motiverende spreker of edutainment-type luidspreker wordt gebruikt en altijd goed ontvangen … lach maakt mensen goed voelen en is ook een geweldige ijsbreker.
2. Team Building: Als bedrijven reorganiseren, samenvoegen, verwerven of verworven zijn, moeten ze interne relaties herbouwen of versterken.Interactieve teambouwprogramma's helpen deze doelen te bereiken.
3. Avonturier: Hun verhalen van moed en vastberadenheid behoren tot de meest inspirerende. Publiek staan ​​aan de rand van hun zitplaatsen en luisteren naar deze ongelooflijke mensen.

1. Leiderschap / Management: Welke kenmerken maken een goede leider? Wat zijn de laatste trends in managementontwikkeling? Hoe kunnen bedrijven werknemers herkennen en belonen om werknemersbehoud te verhogen? Hoe kunnen bedrijven innovatief zijn om concurrerend te blijven? Dit zijn maar een paar dingen waarover leidinggevenden willen horen.
2. Generationeel: Hoewel dit geen nieuw onderwerp is, wordt het steeds populairder omdat er meer generaties binnen de arbeidskrachten komen. Het beïnvloedt elk type groep van verkoop en marketing naar management en HR.

V: Wat is er te doen met het huren van entertainers om als emcees te dienen? Welke soorten organisaties doen dat en voor welke soorten vergaderingen?

A: Het gaat eigenlijk over het soort vergadering dat het bedrijf probeert te creëren, in plaats van het type bedrijf dat de vergadering houdt. Meestal zijn de groepen die gebruik maken van MC's op zoek naar een zeer uniforme ontmoeting met uitstekende stroom en continuïteit - soms met een oog naar een thema.

Vaak zullen zware content gerichte vergaderingen gebruik maken van amateurs als MC's om de sfeer te verlichten en een andere ontmoedigende ontmoeting nogal aangenaam te maken. We zien een verscheidenheid aan verschillende soorten vergaderingen met entertainers als MC's.

Over Trends in Professional Speaking

V: Heb je nieuwe trends in de keuze van de luidspreker opgemerkt? Bijvoorbeeld, is er een verschuiving dat de experts van de industrie vaker als hoofdsprekers dienen?

Bedrijfsverkopers die het best verkopen zijn zeer vaak in de vraag. Het lijkt erop dat veel auteurs - hoewel niet allemaal - het sprekende circuit raken zodra hun boek begint met bekendheid. Ook er lijkt veel meer interesse in het horen van succesvolle zakelijke leidinggevenden en wat we zakelijke "goeroes" noemen, degenen die daar zijn geweest, dat gedaan hebben en nu over het praten.

We werken inderdaad met experts in de industrie, die academici of specialisten op een bepaald gebied kunnen zijn. Terwijl ze een prachtig doel dienen, houd er rekening mee dat de industrie "experts" niet noodzakelijkerwijs gekwalificeerde professionele sprekers zijn. Uw luidsprekersbureau moet de stijl, de sterkte en de zwakte van elke branche deskundige kennen, zoals zij een andere deskundige zouden hebben om de juiste leiding te geven.

V: Welke organisaties kiezen experts over beroemdheden of herkenbare sportcijfers en onder welke omstandigheden?

A: Dit hangt meer af van de soort vergadering die het bedrijf probeert te creëren. Incentive vergaderingen, of vergaderingen voor mensen die het recht hebben gehad om deel te nemen, zullen meer beroemdheden gebruiken om de deelnemers te belonen met een 'onvergetelijke' ervaring. Meer inhoud of educatieve gerichte bijeenkomsten zullen leunen naar meer experts in de industrie en inhoudsprekers.

We zien nu een zeer mooie trend naar het mixen van de typen sprekers die bedrijven zullen gebruiken op hun verschillende vergaderingen.Meer planners kijken naar het algemene beeld en gebruiken content- of industrieluidsprekers evenals motiverende sprekers - en soms entertainers - in een breder assortiment soorten vergaderingen.

Over het huren van een professionele luidspreker

V: Hebben sprekers normaal gesproken specifieke vereisten (behalve betaling van hun spreektarief) die eventplanners moeten weten?

A: De specifieke eisen van elke luidspreker zijn verschillend. Op zijn minst moet een planner verantwoordelijk zijn voor het betalen van vliegtickets, overnachtingen, grondvervoer, maaltijden en AV-vereisten. Soms kan een spreker een vaste vergoeding hebben om te reizen of een specifieke per-diem nodig heeft om maaltijden en incidenten te dekken. Er kunnen ook kosten voor specifieke handouts of het recht om het adres of de spraak op te nemen.

Sprekersbureaus moeten aan de planner enige uitgebreide eisen stellen voordat er een definitieve beslissing wordt genomen, zodat er geen verrassingen zijn.

Over de kosten van een professionele luidspreker

V: Welk type vergoedingen zouden eventplanners moeten betalen voor een professionele spreker? Is er een manier waarop u kan helpen om tarieven te classificeren om te verwachten voor verschillende soorten luidsprekers?

A: Goede vraag. Kosten variëren van enkele duizend dollar tot meer dan honderdduizend dollar. De sprekers stellen hun honoraria vast en er zijn geen specifieke criteria of normen voor hoe ze dat doen.

Laten we drie van de verschillende soorten luidsprekers afbreken: professioneel, expert en beroemdheid.

1. Professionele speakers zijn degenen die ervoor gekozen hebben om te leven. Er zijn duizenden van deze typen sprekers op de markt. Ik vind het leuk om te denken dat zij hun honoraria baseren op hun ervaring, kennis en spreekvaardigheid, maar vaak is het wat zij waarnemen hun waarde te zijn.
2. Expert sprekers zijn degenen die spreken als gevolg van hun expertise in een bepaald gebied. Het is niet hun primaire roeping.
3. Beroemdheidsprekers zijn gewoon dat: beroemdheden. Vaak betaalt u veel geld alleen om een ​​beroemdheid op het platform te hebben. De planner moet de waarde ervan bepalen!

V: Worden kosten voor een luidsprekersbureau inbegrepen bij de spreker? Moet een eventplanner verwachten dat er extra kosten worden geboekt? Zo ja, onder welke omstandigheden?

A: Over het algemeen betaalt de luidspreker het bureau een commissie. Zij doen dit omdat het bureau de betrokkenheid voor hen heeft gegarandeerd en alle logistieke en contractuele verplichtingen op zich neemt. Er zijn uitzonderingen, zoals in elk geval, en er kunnen tijden zijn wanneer een bureau hun eigen vergoedingen kan opleggen bij het aanbieden van diensten zoals uitgebreid onderzoek of strategische planning voor bedrijven of organisaties.

Over Spreken Engagement Annulaties en Sprekers Bureaus

V: Er kunnen veel situaties optreden die een spreker nodig hebben om een ​​afspraak te annuleren. Welke stappen kan een gebeurtenisplanner nemen om deze situatie aan te pakken bij het aanmelden van een luidspreker?

A: Dit is waar een bureau / luidsprekersrelatie echt een wereld van verschil kan maken, zoals we "luidsprekers" kunnen spreken om ons te helpen in noodsituaties.

Hopelijk vindt er een kans op kans om een ​​vergelijkbare vervanging te vinden. Maar de tijd is meestal niet aan onze kant als er annuleringen plaatsvinden.

Dus als een planner over een annulering leert, moeten zij hun bureau onmiddellijk opbellen voor een "back-up" plan - ook al is het maar een paar uur voor de toespraak. Als het een groot evenement is met meer dan één luidspreker, kunnen we misschien een van onze luidsprekers al bij het evenement vragen om 'double-duty' te doen. 'Of, als we weten dat een andere spreker geografisch in de buurt is, kunnen we hem of haar vragen om een ​​omweg naar ons evenement te maken en de dag te redden.

Er zijn altijd oplossingen; Hopelijk werk je met een bureau dat hun sprekers goed genoeg kent om deze frustrerende uitdagingen te overwinnen.

V: Een dergelijk scenario is waarschijnlijk een van de belangrijkste tijden om te werken met een sprekend bureau. Kunt u een voorbeeld delen van hoe u op het laatste moment iemand anders beveelde?

A: We waren ter plaatse aan het management van de luidsprekers voor een belangrijke verzekeringsmaatschappij die een aansporingsvergadering had. Bij ongeveer 5 a. m. Op een zondagochtend kreeg mijn medewerker een paniek oproep van de klant. De één luidspreker die ze zonder onze hulp hebben geboekt, verschenen niet. Blijkbaar was er een probleem met het transport van de spreker, maar niemand wist echt wat er gebeurde.

De klant is nu met een gat in hun agenda achtergelaten waar de opening keynoter behoorde! Dus we moeten meteen werken om de vervangingsideeën te brainstormen.

We kenden deze klant en hun publiek goed en besloten dat we de perfecte kandidaat hadden op rijafstand. We belde zijn kantoor, mobiele telefoon, thuis en zijn vrouw! Toen we hem gevonden hadden, legden we de situatie uit, en hij kwam overeen om onmiddellijk naar de vergadering te komen. Zodra hij aankwam, hadden we een korte ontmoeting met de klant en praten over doelen, en zonder verder ging de spreker het podium.

Na afloop kreeg de spreker een staande ovatie van het publiek! Zoals blijkt, was hij waarschijnlijk een betere keuze voor de openingslezer dan de persoon die een no-show heeft afgesloten.

Relaties maken weliswaar belang!