Bijgewerkte richtlijnen voor werkplek wellnessprogramma's

Een van de manieren waarop werknemers kunnen beginnen met het werken aan persoonlijke gezondheidsdoelstellingen, zoals het verliezen van gewicht en het verminderen van slechte gewoontes, is om deel te nemen aan de wellnessprogramma's van het bedrijf. Corporate wellness programma's zijn populair omdat ze aangetoond zijn ziekte te voorkomen, de kosten van gezondheidszorg premies verminderen en werknemers aanmoedigen om gezondere levensstijl te leiden.

Werkgevers moeten echter rekening houden met een juridische update over de richtlijnen voor gelijke werkgelegenheidsmogelijkheden (EEOC) die de gezondheidszorg van het werkprogramma beïnvloeden.

Omdat wellnessprogramma's op het werk vaak betrekking hebben op het gebruik van medische vragenlijsten, biometrische screening, gezondheidsrisicobeoordeling en andere instrumenten voor het meten van de gezondheid van werknemers; Ze kunnen een juridisch risico vormen voor de misbruik van deze persoonlijke gezondheidsinformatie.

Zorg ervoor dat u alle persoonlijke gezondheidsinformatie beschermt

Tot op heden is het enige aanvaardbare gebruik van persoonlijke informatie over gezondheidsinformatie tijdens wellnessprogramma-activiteiten, wanneer het wordt behandeld door een geautoriseerde derde partij, zoals het agentschap voor zorgverzekeringen.

Het probleem begint wanneer een lid van het human resource team of iemand anders binnen het bedrijf dat mogelijk een werknemer kan identificeren, toegang krijgt tot vertrouwelijke gezondheidsgegevens van de werknemers - hetzij op doel of per ongeluk. Dit kan leiden tot een vordering in het kader van een aantal antidiscriminerende arbeidswetten, waaronder de Wet op de Ziekteverzekeringsverkeer en Verantwoordingsplicht (HIPAA), de Wet op de Amerikanen met een handicap (ACA), of de GINA.

Als persoonlijke gezondheidsinformatie (PHI) in de verkeerde handen komt, wordt overgedragen met onveilige methoden (zoals e-mail), of wordt gebruikt om een ​​beslissing te nemen om iemand in dienst te nemen of te diskwalificeren , promotie, beëindiging of in aanmerking komen voor bepaalde soorten groepsgezondheidsplan dekking - de organisatie zal juridisch verantwoordelijk worden gehouden.

Schade in tienduizenden dollars kan het gevolg zijn van dit soort gegevensbreuk.

Vermijd schendingen over wellness-stimulansen

Een nieuw probleem met wellnessprogramma's is recentelijk opgetreden over het gebruik van prikkels voor werknemers om deel te nemen aan bedrijfsgebaseerde programma's. De EEOC heeft besloten dat wanneer prikkels gekoppeld zijn aan wellnessprogramma's, dat werknemers eraan deelnemen of bepaalde wellnessdoelstellingen bereiken, het programma onderscheidt diegenen die ervoor kiezen niet deel te nemen of niet aan hun beoogde doelen voldoen. Incentives die op deze manier worden gebruikt, onderscheiden zich op basis van handicaps en genetische informatie - factoren die werknemers niet kunnen controleren.

Een voorbeeld was een bedrijf dat een cash bonus bood voor degenen die ingestemd zijn met verplichte biometrische tests.Dit bedrijf heeft onrechtmatig gedreigd de verzekeringsdekking te beëindigen of andere disciplinaire acties uit te geven voor werknemers die het biometrische testen weigeren. Andere bedrijven zijn onlangs onder vuur geworden voor het verhogen van de premies voor werknemers die bepaalde ziekte hebben, zwaarlijvig, rook, of niet aan wellnessprogramma's deelnemen.

Het is belangrijk om op te merken dat wellnessprogramma's die op vrijwillige basis incentives aan werknemers bieden, zoals bonussen, cadeaubonnen en andere voordelen, niet discriminerend zijn in hun aanpak.

Het bedrijf moet echter alle werknemers in staat stellen om aan wellnessprogramma's deel te nemen indien zij dat willen. De programma's kunnen niet gedwongen worden, en ook werknemers die bepaalde gezondheidskwesties hebben, moeten de wellnessprogramma's hebben. Een voorbeeld van een EEOC-overtreding zou zijn om ervoor te zorgen dat alle zwaarlijvige werknemers verplicht zijn deel te nemen aan een fitnessgerelateerd programma om in dienst te blijven of gezondheidsdekking te ontvangen.

EEOC-regels voor werkgevers voor corporate wellness plannen

Door onjuistheden over werkplek wellnessprogramma's heeft de EEOC enkele definitieve regels uitgegeven om de overheidsbepalingen te wijzigen en aanvullende begeleiding aan werkgevers te geven. Deze regels zijn ontworpen om meer informatie en waarde te geven met betrekking tot corporate wellness plannen. Om deze regels zorgvuldig te volgen, moet een werkgever mogelijke rechtszaken vermijden of de ACA-, ADA-, GINA- of EEOC-regels schenden.

1. Medewerkers mogen nooit gedwongen worden deel te nemen aan bedrijfsgebonden wellnessprogramma's.

Alle werkgevers kunnen informatie over het bedrijfs wellness programma stimuleren, markeren en delen. Het kan echter niet worden gedwongen op een werknemer, noch als werknemers worden aangespoord om zich te hebben gevoeld over deelname. Zelfs als zij moeten deelnemen wegens gezondheidszorg, moeten medewerkers vrijwillig deelnemen aan alle tijden.

2. Als werknemers weigeren deel te nemen, mogen ze niet de gezondheidsdekking worden geweigerd of de mogelijkheid om te kiezen uit de beschikbare groepsverzorgingsplannen die door hun werkgever worden aangeboden.

Geen werkgever heeft het recht om groepsverzorgingsvoordelen uit hoofde van de betaalbare zorgwet te ontkennen, gewoon op basis van de keuze van een werknemer om deel te nemen of niet aan een wellnessprogramma deel te nemen. Dit omvat rokenstopprogramma's, gewichtsverliesprogramma's en eventuele andere wellnessinitiatieven die de gezondheid van werknemers beïnvloeden. Daarnaast moet een werkgever dezelfde groepsplannen bieden aan alle in aanmerking komende werknemers.

3. Alle werkgevers moeten duidelijk de vorm van medische informatie vermelden die zij nodig hebben, hoe de informatie zal worden gebruikt, wie toegang heeft tot PHI en hoe de openbaarmaking beperkt is.

Zoals eerder vermeld, kunnen persoonlijke gezondheidsinformatie verzameld worden op een aantal manieren, waaronder persoonlijke gezondheidsbeoordelingen, biometrische gezondheidsbeurzen, wellnessbeurzen en zelfs medische claims. Het gebruik van PHI is zeer beperkt en moet duidelijk aan werknemers worden meegedeeld bij deelname aan elk wellnessprogramma. Er moet een verklaring worden uitgegeven, en de medewerkers moeten er afmelden en toestemming geven voor de zorgverlener van de derde partij om deze informatie te gebruiken ten behoeve van de werknemers.

4. Werkgevers mogen nooit vergoeding nemen tegen een werknemer die de participatie in het bedrijfsgezondheidsprogramma wenst te weigeren.

Dit is een ding dat werkgevers voorzichtig moeten zijn om niet te overtreden. Geen werkgever kan dwingen, bedreigen, intimideren, intimideren, bestraffen, schamen of anderszins pogingen doen om een ​​werknemer of hun afhankelijke personen te dwingen deel te nemen aan een wellnessprogramma. Alle werknemers en hun in aanmerking komende afhankelijke personen moeten vrij zijn om vrijwillig deel te nemen, en zij kunnen deze activiteit op elk moment beëindigen zonder vergelding van de werkgever.

5. Een bedrijf mag geen aansporing geven aan deelnemende medewerkers die meer dan 30 procent van de kosten van de zelfbetaalde versie van het zorgplan (op basis van een gezond 40-jarig lid) waarderen.

Hier kunnen dingen wat lastig worden, omdat veel bedrijven een vorm van prikkel bieden aan medewerkers die vrijwillig deelnemen aan bedrijfswelzijnsprogramma's. De incentive kan geld, een bonus, een speciaal cadeau, een draagbaar fitnessapparaat, een sportschool lidmaatschap of een ander soort aansporing zijn, zolang het niet meer is dan de waarde van bovenstaande richtlijnen. Met andere woorden, maak het wellnessprogramma niet alleen een stimulans, maar ook om deel te nemen en gezond te worden.

Meer overwegingen bij het beheren van uw wellnessprogramma's

Uw wellnessprogramma moet toegankelijk zijn voor alle werknemers, ongeacht hun huidige of toekomstige gezondheidsstatus. Dit betekent dat u op alle niveaus werknemers moet opvangen, ook diegene die al gezonde levensstijl leiden en diegenen die moeite hebben met andere factoren. Bijvoorbeeld, u heeft mogelijk een werknemer die een gezondheidskwestie heeft en moet gewicht verliezen, maar de werknemer kan niet goed lopen of fietsen. Zorg ervoor dat er een binnenwandoppervlak is met ondersteuning, zoals railing of stoelen, om de werknemer extra mobiliteit te bieden.

Een ander ding om op te let is als werknemers hun persoonlijke gezondheidsinformatie delen, misschien na een beoordelingsproces of na het bezoeken van een arts voor zorg. Niet met de medewerker betrekken met betrekking tot PHI, en ontmoedigen werknemers van het delen van hun medische informatie op het werk. Als u een ondersteunend programma hebt, kunt u werknemers echter met hun collega's delen in een meer gecontroleerde en vertrouwelijke instelling. Men weet nooit wie naar persoonlijke gesprekken op het werk kan luisteren en dit kan een manager beïnvloeden om een ​​werknemer op een discriminerende manier te behandelen (bijvoorbeeld in termen van een verhoging of promotie).

Ten slotte moet de zeer minimale informatie worden verkregen van medewerkers tijdens elke persoonlijke gezondheidsbeoordeling, tijdens voordelen open inschrijvingen en wanneer werknemers deelnemen aan biometrische schermen. Een EEOC-overtreding kan onskuldig genoeg optreden door simpelweg te veel gezondheidsinformatie te vragen van een werknemer in een beschermde klas. Zorg ervoor dat u de EEOC-richtlijnen raadpleegt om te begrijpen wat derden kunnen wellness-deelnemers vragen en alle werknemers informeren met behulp van een formulier voor wellness-programma's.Alle informatie moet in de strengste privacy worden gehouden en nooit door middel van e-mail of andere digitale formaten worden verzonden. Elk jaar moeten alle medewerkers op de hoogte worden gebracht van wellnessprogramma regels en afmelden op een jaarlijks formulier dat zegt dat ze vrijwilligerswerk doen om deel te nemen.

Gezondheidswerkers tijdens het vakantiejaar

Jaarlijks vinden veel werkgevers aan het begin van een ander drukke vakantiesjaar manieren om werknemers te helpen het grootste deel van hun resterende personeelsbeloningen voor het jaar te benutten en af ​​te schieten wellness doelstellingen voor het komende jaar.

Uw organisatie is in het proces om werknemers te herinneren over de voordelen van deelname aan het corporate wellness programma. Dit is ook een tijd waarin veel mensen hun jaarlijkse voordelen inschrijven, hetzij via de werkgeversgroepaanbod of de beursuitwisseling. Het kan een goede tijd zijn om wellnessinformatie te delen met medewerkers, hun te updaten over de voordelen die ze in aanmerking komen, en zelfs een wellnessbeurs te hosten. Het kan ook een goede tijd zijn om gratis gezondheidscontrole en griekschoten aan werknemers te verstrekken.

In ieder geval zorg ervoor dat u alle medewerkers schriftelijke informatie verstrekt en wekelijkse herinneringen per e-mail stuurt om werknemers te helpen de juiste keuze te maken voor hun persoonlijke behoeften. Als u werknemers heeft die geïnteresseerd zijn in het wellnessprogramma, stuur ze dan naar de centrale contactpersoon voor uw programmabeheerder. In sommige gevallen kan dit een ziekteverzekeringsagent of een onafhankelijk welzijnsbedrijf zijn.