Bedrijfsetiket van een professionele voicemail-groet

Als uw bedrijf afdelingsvoicemailboxen gebruikt voor inkomende gesprekken, wilt u een professionele klinkende afdeling voicemail-groet opnemen. Dit type voicemail begroeting is iets anders dan de persoonlijke voicemail groet die is geassocieerd met een voicemail box van een persoon. Bijvoorbeeld, als uw telefoonsysteem een ​​groep telefoonuitbreidingen mogelijk maakt om samen te worden "samengevoegd" om alle algemene boekhoudoproepen te bedienen, kunnen alle uitbreidingen van de Accounting Department worden samengevoegd onder de algemene uitbreiding van de Accounting Department.

Wanneer de geautomatiseerde assistent een gesprek naar die extensie overbrengt, ontvangt de volgende beschikbare extensie het gesprek. Als alle boekhoudafdelingen extensies bezet of niet beschikbaar zijn, wordt de oproep overgebracht naar de voicemailbox van de afdeling.

Voicemail-groetopties

Afhankelijk van het telefoonsysteem dat u bij uw bedrijf heeft, kunnen er verschillende opties zijn voor het type voicemail-groeten die u mag samenstellen. Deze omvatten:

• Algemeen voicemail groetje
  De algemene voicemail groeting wordt gebruikt als de standaard voicemail begroeting als er geen ander groetype is ingesteld.
• Intern Voicemail Greeting
  Dit wordt gebruikt om mensen die uw afdeling binnenkomen in uw eigen bedrijf te begroeten (bijvoorbeeld vanuit een andere extensie). Over het algemeen geldt dit alleen voor zeer grote bedrijven.
• Externe voicemail groetje
  Deze groet wordt afgespeeld voor mensen die van buitenaf uw bedrijf bellen. De automatische bediende van uw telefoonsysteem kan een algemene bedrijfsbegroeting spelen die alle externe bellers zullen horen. Als de naam van uw bedrijf wordt genoemd in die groet, hoeft u het niet opnieuw te zeggen in uw departementele groet.

• Groepsbericht voor tijdelijke of "Out of Office" voicemail
  De tijdelijke of uitgaande voicemail-groet is ingesteld wanneer de hele afdeling voor een bepaalde tijd niet beschikbaar is. Bijvoorbeeld, de afdeling is alleen bemand tussen 8.00 uur en 17.00 uur of er is een verplichte afdelingsbijeenkomst die alle mensen verwijdert om de telefoon te beantwoorden. In de meeste voicemailsystemen kunt u een vervaldatum en tijd instellen, zodat u niet hoeft te onthouden om het uit te schakelen wanneer uw afdeling terugkeert naar normale operaties.
• Op de telefoon (bezet) voicemail groetje
  Deze groet wordt gebruikt om de bellers te informeren dat de afdeling beschikbaar is, maar niemand kan direct bellen, omdat alle extensies in het afdeling zwembad bezig zijn met andere bellers.

Elementen van de goede afdeling Voicemail Greeting

• Naam van het departement
• Verklaring dat u nu niet kunt bellen
• Uitnodiging om een ​​bericht te verlaten
• Wanneer ze een terugroep kunnen verwachten
• Extra opties die zijn beschikbaar (e.g. "Druk op de pondtoets om terug te keren naar …")
• Websiteadres als het zinvolle informatie kan geven
• Niet langer dan 20 - 25 seconden (regel van de duim)
• Begin niet met de " Uw oproep is erg belangrijk voor ons … "groetje. Deze zin is overgebruikte en is gewoonlijk een "uitschakelen" aan bellers.
• Vermijd het geven van te veel informatie en overmatige groetjes.

Voorbeeld Good Department Voicemail Groeten

• U heeft de Accounting afdeling bereikt. Al onze vertegenwoordigers zijn bezig met het onderhouden van andere bellers. In plaats van het verspillen van uw waardevolle tijd in de wacht, willen we uw oproep binnen twee werkuren terugzenden. Als u terug wilt gaan naar het vorige menu, druk dan nu op ster. Anders, laat ons een gedetailleerd bericht met uw naam en nummer. Nadat u uw bericht hebt opgenomen, kunt u de pondtoets voor meer opties indrukken. Bedankt om te bellen.

• U heeft de verkoopafdeling bij Operations Tech, Inc. bereikt. Al onze vertegenwoordigers zijn bezig om andere klanten te bedienen, maar we willen uw oproep zo spoedig mogelijk terugsturen. Voor de huidige prijsinformatie of om de status van uw bestelling te controleren, bezoek ons ​​dan op het web. Anders kunt u ons een bericht achterlaten met uw naam en nummer na de toon. Als u terug wilt gaan naar het vorige menu, druk dan nu op de sterretoets.
• U heeft de Accounting Department bij Operations Tech, Inc. bereikt. De afdeling is momenteel gesloten. Onze normale bedrijfsuren zijn van 8:00 tot 17:00 uur van maandag tot en met vrijdag. Wij zijn gesloten op zaterdag en zondag. U kunt op elk moment de sterretoets indrukken om terug te keren naar het vorige menu. Laat ons alsjeblieft een bericht achter met uw naam en nummer en we zullen uw oproep retourneren wanneer het kantoor opnieuw wordt geopend. U kunt ophangen na het verlaten van uw bericht of druk op de pond-toets voor extra opties. Bedankt om te bellen.

Grootte van slechte voicemail

• U heeft de verkoopafdeling bereikt. Laat ons een bericht achter.
• Hallo. U heeft de Accounting Department bij XYZ bereikt. com. Alle accountants zijn momenteel aanwezig op een verplichte afdelingsvergadering en niemand is beschikbaar om uw oproep te nemen. Uw oproep is erg belangrijk voor ons en we willen graag uw oproep retourneren zodra we terugkomen. Echter, het is het einde van het jaar en onze callbacklog is erg lang. Als u belt over een betaling op een achterstallig account, zorg er dan voor dat u ons in uw bericht vertelt, zodat we u onmiddellijk terug kunnen bellen. Anders wacht u op de toon en laat ons een gedetailleerd vertrouwelijk bericht achter.
• De afdeling is gesloten. Laat alstublieft een bericht achter de toon.