Hoe u de werknemerprestatie

In de wereld van menselijke hulpbronnen en werkgelegenheid kan documentatie over de prestaties van een medewerker uw vermogen maken om werknemers te disciplineren, te beëindigen of eerlijk te promoten, te belonen en te erkennen.

Documentatie is essentieel voor managers en personeelsleden, omdat u een serieuze inspanning moet maken om alle gebeurtenissen in de werkgeschiedenis van uw medewerkers op te nemen - zowel positieve als negatieve prestatievoorvallen.

Daarom willen managers en HR-medewerkers alle gebeurtenissen zorgvuldig documenteren.

Waarom Document?

• Documentatie bewijst dat prestatieproblemen tijdig en beknopt met de medewerker zijn besproken.
• Documentatie biedt een geschiedenis van de verbetering van de werknemer of de prestatie niet in de loop der tijd. Het is chronologisch en een precieze beschrijving van de acties van de werknemer, de acties van de manager en gebeurtenissen zoals ze zich voordoen.
• Documentatie bevat bewijsmateriaal dat bestuursbesluiten ondersteunt om ongunstige acties te ondernemen, zoals discipline of beëindiging met een medewerker.
• Documentatie biedt bewijs dat een medewerker een beschikbare promotie of kans verdient over andere werknemers die ook in aanmerking komen.
• Documentatie geeft bewijsmateriaal om de salarisverhogingen, afnemingen te rechtvaardigen of waarom een ​​werknemer geen verhoging heeft ontvangen.
• In geval van een rechtszaak beschermt de volledige en grondige documentatie de belangen van een werkgever. De documentatie kan de acties van het management ondersteunen bij het beëindigen van een mislukte medewerker. Het kan ook bewijzen dat de werknemer is beëindigd om redenen die wettelijk zijn tegenover anderen zoals illegale discriminatie.

Wat te documenten

Beheerders moeten werknemerprestaties dokumenteren, zowel positieve bijdragen als prestatiefouten. Ze moeten precies documenteren wat de medewerker deed en zei en wat de manager deed tijdens de vergadering of het gesprek deed en zei.

U moet eventuele afspraken maken tijdens het gesprek, de doelen, de vereiste verbeteringen en verwachtingen en de tijdlijn voor verbetering.

Documentatie moet ook vastleggingen bevatten die de manager maakt om de werknemer te helpen.

Documenten

Documentatie moet worden geschreven tijdens of direct na de vergadering of gesprek met de werknemer. Op geen enkele tijd zou je het gesprek moeten missen op de dag dat het daadwerkelijk is gebeurd. Wachten tot later beïnvloedt de kwaliteit van de documentatie omdat het op geheugen is gebaseerd.

Een van de slechtste fouten die managers maken is dat ze kunnen geloven dat ze een geschiedenis van de werknemersberichten kunnen reconstrueren. Geen HR-persoon die ervaring heeft met fatsoenlijke, tijdige documentatie wordt ooit gefotografeerd door een gereconstrueerd record.Beheerders die zich herinneren aan het geheugen brengen onnodig en onaanvaardbaar risico voor hun bedrijf omdat een opgeschorte geschiedenis niet in een mogelijke rechtszaak zal kunnen vallen.

U heeft uw documentatie nodig om professioneel, netjes en georganiseerd te worden. Schrijf documentatie alsof u over de geschiedenis spreekt aan een derde. U weet nooit wie uw documentatie op een dag kan lezen, dus zorg ervoor dat het uw professionaliteit weerspiegelt. (Terug van een cocktail servet, enveloppe of notitie komt niet in aanmerking voor professionele documentatie.)

Uw documentatie moet naar de nieuwe manager van een werknemer gaan als de werknemer een nieuwe baan krijgt of u in uw organisatie doet.

U moet de naam en de titel van de werknemer, uw naam en titel, en de volledige datum van elk document in uw geheugen vermelden en de nieuwe manager van de medewerker informeren.

Schrijf documentatie die feitelijk, eerlijk, juridisch, objectief, compleet en consistent is. Vermijd meningen (Mike is slordig. Alice is lui. Tom liet me liggen.), Naam-roeping, redactionele (John is een stok. Mark heeft een houdingsprobleem.) En labeling (Mary is onverantwoordelijk. George is geen team speler.).

Vermijd ook het gedrag van de werknemer te interpreteren. (Marsha mag deze opdracht niet vinden. Paula schijnt boven haar hoofd te zijn.) Minimaliseer uw gebruik van beschrijvende woorden zoals bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden (langzaam, slordig, ongelukkig, humeurig, onbeleefd). Geef het specifieke gedrag en de acties van de werknemer, niet uw mening of interpretatie ervan.

In documentatie is er een nauwkeurig overzicht van het gesprek nodig. Blijf met de feiten en schrijf neer wat u zei en wat de werknemer zei. Zorg ervoor dat uw documentatie ondubbelzinnig is en dat het rechtstreeks de feiten krijgt. (In een eventuele juridische situatie maken fouten in een van de gedocumenteerde gebeurtenissen alle documentatie verdachte.)

Eindelijk documenteer eventuele afspraken, verplichtingen, tijdlijnen, verbeteringen die nodig zijn, incheckpunten en andere details die kunnen vallen van geheugen. Zorg ervoor dat u een datum en tijd instelt voor deadlines en vervaldatums, zodat misverstand niet zal optreden.

Ken uw documentatiebeleid van de HR-afdeling, die u zal vertellen welke documentatie moet plaatsvinden in het personeelsbestand van de medewerker. Eventuele documentatie van disciplinaire acties moet zeker worden opgenomen.

Waar medewerkersdocumentatie opslaan

Aangezien documentatie over medewerkers vertrouwelijk en privé is voor de werknemer, moet u ervoor zorgen dat eventuele documentatie vertrouwelijk blijft bij de manager, HR, en mogelijk de volgende manager van de medewerker. Het is dus niet aanbevolen om documentatie op een gedeelde computerstation toe te voegen. Handgeschreven documentatie en een documentatie van een beheerder worden afgedrukt in de beveiligde opslagruimte.

Als u deze richtlijnen volgt, zal HR u helpen om het probleem op te lossen of de situatie te verbeteren wanneer u naar HR gaat om hulp te vragen bij het disciplineren, beëindigen of overdragen van een werknemer naar een baan met een betere potentiële pasvorm. Wanneer HR u vertelt te documenten, documenten, documenten of ze u niet kunnen helpen, zult u al uw bases bedekt hebben.

Disclaimer: Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet gegarandeerd wordt voor juistheid en wettigheid. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de arbeidswetgeving en -regelingen variëren van staat tot land en land. Vraag alsjeblieft rechtsbijstand of hulp van staats-, federale of internationale overheidsmiddelen om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is bedoeld voor begeleiding, ideeën en hulp.