De basis voor het opbouwen van een evenementbudget

Als een evenementenplanner, blijft het budget van uw klant belangrijk. En om dat te doen heeft u een gedetailleerd evenement budget nodig dat u en uw klant overeenkomen.

Of u nu nieuw bent voor evenementenplanning of een ervaren professional, met een evenementbudget, kunt u helpen om georganiseerd en voorbereid te zijn voor eventuele klantenvraag. En u kunt voorkomen dat u over budget gaat.

Voor een basisevenement, zoals een seminar of dinerfeest, kunnen Excel of andere spreadsheetsprogramma's behulpzaam zijn.

Voer de volgende vier categorieën bovenaan:

• Item
• Geprojecteerde kosten
• Actuele kosten
• Details

Vervolgens categoriseer en volg de kostenposten.

Een evenementenbegroting beheren

1. Huurprijzen voor baanhuur. Als u het evenement zelf plannen en zoals u met uw locatieverkoopsbeheerder ontmoet, volgt u alle geprojecteerde huurgelden voor de evenement en de functieruimte, huishoudelijk gebruik, bagagevervoer en aanverwante uitgaven.

2. Schatting catering kosten. Dit omvat alle voedings- en drankkosten, inclusief tips en bonussen - die voor maximaal 30% kunnen uitmaken.

3. Transportkosten voor documenten. Dit omvat shuttles, coaches, event transfers en eventuele gerelateerde kosten.

4. Voeg decorkosten toe. De meeste evenementen omvatten uitgaven voor decor, zoals middelpunten, floralen, tenthuur, enz. Hier vermeld je die kosten.

5. Documentkosten en kosten voor documenten. Gemeenschappelijke uitgaven in deze categorie zijn onder meer de A / V-apparatuur, maar het is ook een goede plek om honoraria aan sprekers te vermelden of als u entertainers aan het huren bent.

6. Samenvatten printkosten. Er zijn meerdere kleine postkosten gecombineerd om een ​​grotere uitgavenregel te maken. Deze omvatten uitnodigingen, naam badges, programmaboekjes, evenementenborden en banners.

7. Line item voor geschenken. Een algemene gebeurtenis tip is om nooit een gast te laten verlaten met een lege handtekening. Dus, welke cadeau of geschenken u verstrekt, volgen de kosten voor hen afzonderlijk; Je zou verbaasd zijn over hoeveel deze items kunnen kosten.

8. Identificeer de kosten van de werkzaamheden. Als uw evenement activiteiten zoals golf, tennis, spa, rafting, fietsen of andere activiteiten omvat, wilt u de kosten van deze vergoedingen afzonderlijk opmerken. Overweeg het samenvatten van de totale kosten in uw spreadsheet en voeg een overschrijding toe.

9. Plaats andere kosten. Als een kosten niet in een van de bovenstaande categorieën vallen, noemt u ze als een divers kostenpost hier.

10. Geef jezelf een categorie afhankelijkheidsfonds. Afhankelijk van de omvang of complexiteit van een evenement, wil je jezelf zoveel geven als maximaal 20% van het event budget hier. Ondanks de beste planning zullen de kosten de geprojecteerde plannen overschrijden met kosten die u nooit overwegen. Dit zorgt ervoor dat u elke keer niet meer over budget gaat.

11. Som geprojecteerde kosten op. Als u uw evenementenprogramma bouwt, zult u een goede projectie hebben van de totale kosten. Dit is de informatie die u met de gebeurtenisclient deelt om ervoor te zorgen dat u zich bewust bent van het evenementbegroting, zodat er later geen verrassingen zijn.

12. Som de werkelijke uitgaven samen. Dit gebeurt nadat het evenement is afgesloten. Subtotaal de facturen in de bovenstaande 10 categorieën en documenteer het werkelijke budget. Als u zeer gunstig bent, identificeer besparingen in de werkelijke begroting tegen het geprojecteerde budget, waarbij u de waarde aantoont die u heeft meegenomen.