Formulier W-4 - Informatie voor werkgevers

Wat is een W-4-formulier?

Een W-4 formulier moet worden ingevuld door alle medewerkers in de VS, zodat de werkgever weet hoeveel te onthouden van de loonkosten van de werknemer voor federale inkomstenbelasting. De werknemer moet aangeven:

• Burgerlijke staat
• Aantal toelagen en
• Extra aftrekbedragen.

Wanneer moet een W-4 op huur worden afgerond? Wanneer komt een nieuwe W-4 in werking?

Een werknemer dient het formulier te huren voordat het eerste salaris wordt geleverd.

De IRS zegt dat werkgevers een nieuwe W-4 moeten implementeren bij het begin van de eerste loonperiode die eindigt op of na de 30e dag vanaf de datum waarop u (de werkgever) het heeft ontvangen.

Hier is een voorbeeld. Josie geeft u een nieuwe W-4 op 10 november; Zij wordt betaald op de 15e en 30e van elke maand. U moet deze uiterlijk op 15 december betalen. Uiteraard kunt u dit eerder implementeren, maar dat is niet nodig.

Als een medewerker een wijziging aan een W-4 wil maken voor een bonus of andere eenmalige loonwijziging, moet u ze voldoende op de hoogte brengen zodat ze kunnen plannen voor de W-4 verandering met dezelfde loonlijst als de bonus in werking treden.

Hoe vaak kan een medewerker een W-4 veranderen? Hoe lang is een W-4 effectief?

Werknemers kunnen de bedragen op een W-4-formulier op elk gewenst moment en zo vaak als zij wensen veranderen. De bovenstaande implementatie tijdlijn vereiste moet gevolgd worden voor veranderingen en nieuwe huur.

Er is geen tijdslimiet voor hoe lang een W-4 in effect blijft; Het blijft van kracht totdat de werknemer het wijzigt.

Bij beëindiging blijft de W-4 van kracht voor het onthouden van FICA-belastingen voor betalingen die na de beëindigingsdatum zijn gemaakt.

De meest actuele W-4 moet door de werknemer ondertekend worden en in de werkrolmap van de werknemer worden gehouden om het bedrag van de federale inkomstenbelasting te verifiëren.

Kan ik W-4 formulieren via telefoon of e-mail accepteren?

Nee, u kunt geen informatie ontvangen van een medewerker over een nieuw of gewijzigd W-4 formulier per telefoon of email.

De enige manier waarop een verandering kan worden aangebracht is door het W-4 formulier zelf of per mail te invullen en te ondertekenen.

U kunt W-4 informatie elektronisch accepteren, hoewel elektronische systemen die voldoen aan de IRS-voorschriften.

U. S. Staten en W-4 Vorms

Veel VS-staten gebruiken hun eigen variatie van het W-4 formulier om staatsbelasting te registreren. En sommige staten laten geen elektronische opname van W-4 informatie toe. Kijk bij de inkomstenafdeling van uw staat voor meer informatie.

Problemen met W-4 formulieren

Een W-4-formulier kan ongeldig zijn om verschillende redenen, waaronder dat de benodigde informatie ontbreekt, een handtekening ontbreekt of het formulier is gewijzigd of als Als u denkt dat een W-4 niet geldig is, moet u blijven handhaven op basis van de vorige W-4.Als het ongeldige W-4-formulier de eerste is, zegt de IRS dat u bij single met nul-toelagen moet houden.

Medewerkers kunnen een leeg percentage of een dollarbedrag niet inhouden. Ze moeten gebruik maken van W-4 en IRS tabellen en onthoudingsmethoden.

BELANGRIJK: U mag geen advies geven aan nieuwe medewerkers bij het invullen van het formulier.

Als een medewerker moeite heeft met het voltooien van het W-4 formulier, kunt u de persoon aan dit IRS-artikel over het berekenen van uw onttrekkingsvergoeding leiden.

Terug naar Nieuwe huurformulieren en registraties