Eenvoudige stappen om een ​​projectbegroting te maken

Ervaren projectleiders en degenen die in grote bedrijven werken, hebben software en accountants om hen te helpen bij het samenstellen van projectbudgetten. Maar wat als je dat niet doet? Als u staart naar een blanco spreadsheet of een email van uw projectsponsor die u vraagt ​​om de financiën voor het project samen te stellen, dan is dit artikel voor u.

We kijken naar de vijf dingen die u moet doen om een ​​basis project budget te creëren.

Gebruik je taaklijst

Neem eerst je projecttaaklijst. Je hebt misschien ook een werkafbraakstructuur en als je er één hebt, is het het beste om dat te gebruiken. Maar een taaklijst zal zo lang doen als het alles omvat wat u op het project moet doen.

Als u geen taaklijst hebt, is het tijd om een ​​te maken. Schrijf alles wat je moet doen en de dingen die je moet bouwen of maken of afmaken voordat het project kan worden afgerond. Het hoeft niet in een bepaalde volgorde te zijn, maar het moet alles bevatten.

Eindelijk op deze stap, brainstorm ideeën met je project team, want er moet iets zijn dat je bent vergeten. Veel koppen zijn beter dan een!

Schat elke component

Ga nu door uw lijst en werk de prijs van elk item uit. Bijvoorbeeld, een taak die zegt 'opzetten van vergaderingen om eisen te bespreken' zou kunnen leiden tot het aanschaffen en verhuren van de vergaderzalen of het kopen van benodigde middelen zoals een projector of flip chart pennen.

Er is daarbij kosten verbonden, dus ontvang de aanhalingstekens voor uw kamerverhuur en de andere apparatuur en let op.

Doe dit voor alles op de taaklijst zodat je uiteindelijk een prijs tegen elk item krijgt. Sommige projecttaken hebben mogelijk geen prijs en dat is goed.

Samenvattingen toevoegen

Voeg vervolgens alle schattingen toe.

Het is het makkelijkst om dit te doen als u een lijst maakt met items in een spreadsheet, voeg de kosten toe in de volgende kolom en vul dan de kolom onderaan in. Laat de spreadsheet de wiskunde voor u doen! Dit wordt uw budget spreadsheet.

Het is een goed idee om ook uw kosten in categorieën te groeperen, zodat u gemakkelijk kunt zien waar het grootste deel van het geld gaat. Gebruik categorieën zoals 'Project Start Up', 'Infrastructure' of 'Training' - kies groeperingen die iets betekenen in het kader van het project.

Contingenten en belastingen toevoegen

Het zou goed zijn als u een kristalbal had en deze kosten met 100% nauwkeurigheid voorspellen, maar u voelt zich waarschijnlijk niet zelfverzekerd in uw vermogen om dat te doen! Dit is waar de noodsituatie komt. Het is een geldfonds dat gebaseerd is op de mate waarin je ervan overtuigd bent dat je de schattingen goed hebt. Het heeft geen betrekking op een bepaalde taak. Het is een algehele 'noodpot', als je iets verkeerd hebt of per ongeluk iets heeft verlaten.

Ga alsjeblieft voor 10% van het totaal dat u in stap 3 hebt gemaakt als u niet weet hoe veel contingentie u wilt toevoegen.Dit is een niet-wetenschappelijke guesstimate die veel project managers gebruiken en geeft u een beetje kussen in uw budget als u het nodig hebt.

Voeg een regel op uw budgettaartje aan de onderkant die 'Gebeurtenis' geeft en specificeert het percentage dat u heeft gebruikt.

Vergeet niet om eventuele omzetbelasting of andere belastingen toe te voegen die niet uitdrukkelijk al in uw individuele line item schattingen zijn opgenomen.

Voeg alles toe en dit is uw uiteindelijke budgetbedrag.

Krijg goedkeuring

Het laatste wat je moet doen is om je manager of projectsponsor te krijgen om je budget goed te keuren. Praat met hen over hoe u het samenvoelt en welke elementen uw totale budget vormen.

Dat is het! Projectbegroting is een basisprojectmanagementvaardigheid en deze handleiding maakt u begonnen met het opstellen van een projectbegroting.