Corporate Event Planning 101: Voorbereiden voor uw eerste client vergadering

U heeft onlangs uw activiteiten voor het plannen van gebeurtenissen gelanceerd en potentiële klanten beginnen u al op te merken. Proficiat! Er is een doel voor al uw harde werk en planning!

Binnenkort wordt u geroepen naar uw eerste klantenvergadering en hier is de locatie van uw evenementenplanningstraining. Maar hoe voorbereiden de meest ervaren vergaderplanners zich voor dit eerste, maar kritieke eerste contact?

Krijg uw evenementenplanningstoestel gereed en lees verder om meer te weten te komen!

Uiteindelijk Voorafgaand aan uw afspraak Ja, uw leven als ontmoetingsplanner zal soms hectisch zijn en het onderzoek naar uw klant in de diepte lijkt misschien niet te hoog In uw checklist voor evenementenplanning, maar

sla deze eerste stap niet over !

Met de tijd om te kijken naar de eerste pagina's van de jaarverslagen van uw klant (die gewoonlijk online beschikbaar zijn), blogberichten, tweets of Facebook-pagina, krijgt u ongelooflijke inzichten in de bedrijfsdoelstellingen van uw nieuwe klant en zal u helpen uw eerste ontmoeting stoel met een professionalisme dat uw standaard zal worden.

Maar wat gebeurt er als uw klant helemaal geen online aanwezigheid heeft? Sommige corporate event planning professionals die een zescijferig salaris verdienen, vragen hun kennisgevers om nuttige informatie over het contact zelf: bijvoorbeeld zijn zij fanaten van gezondheidsvoedsel of houden zij van vlees en aardappelen?

Hou je van een bepaald merk koffie?

De antwoorden op deze vragen zullen u helpen een goede locatie voor uw eerste ontmoeting voor te stellen en u in de goede genoegen van uw cliënt te krijgen voordat u zelfs ontmoet.

De eerste handshake: het vertrouwen van uw nieuwe cliënt verdienen

De volgende stap op uw checklist voor de planning van evenementen moet beginnen met het projecteren van een professioneel beeld vanaf het moment dat u uw nieuwe klanten schudt.

Onthoud: een snelle handdruk en een echte glimlach die zegt dat ik er zin in heb om met je te werken, gaat veel langer dan een dure designer blazer!

Hier is een andere tip: u kunt uw klant imponeren, zonder dat u een dime doorbrengt. U komt bij uw ontmoeting met een gepersonaliseerde presentatie met hun merkidentiteit. Gebruik gewoon uw tekstverwerker om de naam en het logo van uw klant te kopiëren en te plakken (indien er een is) in Power Point.

Zoals u weet, besteden bedrijven en particulieren veel energie om hun merk te ontwikkelen, en deze aandacht voor detail

wordt opgemerkt door uw klant. Uw bases bedekken … tijdens het maken van het grote beeld

De wereld van bedrijfsevenementenplanning betekent veel heen en weer tussen de klant en de vergaderplanner, dus voel je niet alsof je moet aanraken elk detail met je nieuwe klant in dit stadium.

Als je de afspraak wilt doen, wil je

do deze eerste ontmoeting met een duidelijk begrip van de volgende sleutelpunten achterlaten:

Waarom vindt dit evenement plaats? Is het een herhalend jaarlijks evenement of een eenmalige? Zal dit evenement de aandacht vestigen op iets speciaals (een nieuw product, een prom, of een mijlpaal)?

• Hoeveel uren / dagen / weken is het evenement gepland?
• Wie zal deelnemen? Zullen zij ook echtgenoten en / of kinderen meenemen? Zal er een of meer VIP's aanwezig zijn?
• Heeft dit evenement plaatsgevonden voor? Zo ja, wat ging er goed en wat waren de lessen?
• Welke indruk moet dit evenement op zijn deelnemers verlaten?
• Wat is de investering van uw klant voor dit evenement?

Het is een goede praktijk om de antwoorden op deze vragen nauwkeurig op te nemen in uw eventbinder, zodat u op elk moment naar hen kunt verwijzen als u denkt dat dingen in een andere richting kunnen verschuiven dan wat uw klant aanvankelijk voor ogen had.

Voor elke bedrijfsplanningskliënt die u heeft, zorg ervoor dat hij of zij u ook informeert over wie de beslissingsmogelijkheden hebben op de dag dat het evenement plaatsvindt. Dit schijnbaar kleine beetje informatie zal absoluut goud zijn als een van de evenementen deelnemers een laatste minuut wijziging aanvragen op uw evenementenagenda!

Een goed doordachte initiële klantvergadering stelt u in staat om een ​​resume van uw discussie te schrijven en vervolgens te sturen voor hun schriftelijke goedkeuring.

Een goede eerste indruk maken is een kunst en een wetenschap, en door deze tips te volgen, krijg je binnenkort genoeg banen voor het organiseren van een evenementplanning om je weg naar een evenementenplanning voor schooldocumentatie te verdienen!