9 Meeting Facilitation Skills for Managers

Meetingen kunnen ofwel kansen zijn om ideeën te delen, uitdagingen te bespreken en actieplannen te definiëren, of ze kunnen uiteindelijk als onproductieve time wasters eindigen. Helaas zijn managers vaak de belangrijkste bijdragers bij het ontmoetingsproces dysfunctie.

Dit artikel biedt ideeën voor managers op alle niveaus om hun vaardigheden voor het faciliteren van vergaderingen te versterken ter ondersteuning van het verbeteren van de productiviteit.

Waar managers verkeerd gaan met vergaderingen

Veel managers denken dat ze weten hoe ze een vergadering kunnen "rennen".

Ze zetten de agenda vast, doe alle gesprekken en maak alle beslissingen. Hoewel dit makkelijk en efficiënt kan zijn voor managers, is het vaak een verspilling van de tijd van mensen en het loopt niet in het creatieve potentieel van het team. In feite heeft het tegengestelde effect als werknemers de neiging hebben om zich te onttrekken, uitstellen naar de manager die duidelijk verantwoordelijk wil zijn.

Er zijn veel redenen dat managers hun medewerkers niet meer in vergaderingen betrekken, waaronder:

• Angst om te laten gaan.
• De valse overtuiging dat ze alle antwoorden moeten geven omdat ze verantwoordelijk zijn.
• Een gebrek aan vertrouwen in de vaardigheden of probleemoplossende vaardigheden van hun medewerkers.
• Een gebrek aan ontmoetingsvaardigheden.

Terwijl de eerste drie items gedragingen zijn van slechte managers, kunnen de laatste, faciliterende vaardigheden geleerd en versterkt worden met de praktijk.

Versterking van uw ontmoetingsvaardigheidsvaardigheden

In de zin van vergemakkelijking betekent "faciliteren" om gemakkelijker of minder moeilijk te maken; help verder . "Om een ​​manager te faciliteren om een ​​vergadering te vergemakkelijken (in plaats van het te runnen), moeten ze bereid zijn om hun macht te verlaten en open te staan ​​voor verschillende uitkomsten en benaderingen. Behoorlijke vergaderfacilitatie houdt in dat iedereen betrokken is bij het identificeren en oplossen van problemen. Teams zullen bijna altijd betere, creatieve oplossingen ontwikkelen dan iemand manager zou kunnen en zal waarschijnlijk de implementatie van de oplossingen ondersteunen.

Hier zijn negen vaardigheden die nodig zijn om een ​​vergadering te faciliteren, die allemaal kunnen worden geleerd en verbeterd met de praktijk:

Agenda planning.

1. Een samenwerkende ontmoeting begint met agenda planning. Onderwerpen selecteren die deelname uitnodigen, i. e. , een probleem dat opgelost moet worden is veel meer engaging dan "informatie" onderwerpen. Er moet echter voldoende tijd worden toegewezen om de betrokkenheid van de groep mogelijk te maken. Milieu en klimaat omgeving.
2. Logistieke zaken! Wanneer mensen ongemakkelijk zijn, elkaar niet kunnen zien, niet kunnen horen of honger hebben, zullen de resultaten van de vergadering lijden. Leer hoe u logistiek kunt gebruiken als een manier om grote participatie aan te moedigen en belemmeringen te verwijderen. Vragen stellen.
3. Grote vragen stimuleren een goede discussie.Het artikel, "70 Geweldige Coaching Vragen met behulp van het GROW Model," biedt een aantal uitstekende discussieprompters. Actief luisteren.
4. Wanneer een manager parafrasesert, controleert voor het begrijpen en vragen opvolgvragen stimuleert het meer participatie en houdt de discussie in beweging. In 'Hoe wordt een betere luisteraar', deel ik ideeën over het versterken van uw actieve luistervaardigheden. Brainstormen.
5. De meeste mensen denken dat ze al weten hoe te brainstormen. In te veel instellingen wordt de effectiviteit van brainstormen verminderd door slecht procesbeheer, sterke sociale of politieke druk en slechte facilitatievaardigheden. Veel mensen hebben nooit echt de kracht van een goed gerunde brainstormsessie ervaren. Zie "15 Manieren om te regenen een brainstormende sessie "voor wat niet te doen - doe het tegendeel! Consensus-building skills.
6. Consensus betekent niet dat iedereen met een beslissing moet stemmen. Dat betekent dat iedereen heeft de gelegenheid gehad hun perspectieven te delen en ideeën voor te stellen. Behoorlijke facilitatie zal de groep begeleiden van idee delen naar de ontwikkeling van een effectieve beslissing. Het bereiken van consensus duurt meer tijd, maar meestal krijgt u een grotere inkoop van de groep in het algemeen. Onthoud echter dat consensus niet het uiteindelijke doel is. Een effectieve beslissing voor het probleem bij de hand is het belangrijkste probleem. Zie een zes-stap-consensusbesluit om meer te leren over het leiden van een team door middel van een consensusbesluitvormingsproces. Conflictoplossing.
7. Wanneer er een ruim aantal mensen betrokken is bij het oplossen van een probleem, is conflict onvermijdelijk. In feite wordt conflict over de taak of het probleem door team onderzoekers gezien als onderdeel van het proces voor effectieve besluitvorming. Een manager moet leren hoe de kracht van conflict op een positieve manier wordt aangewend. Zie: "Conflictresolutie voor kleine groepen." Niet-verbale communicatievaardigheden.
8. Terwijl onderzoekers over de exacte percentages betogen, zouden de meeste erover eens zijn dat meer dan 50 procent van de communicatie niet verbaal is. Een manager moet de toon- en lichaamsstaal van de groep kunnen lezen om hun niveau van betrokkenheid, liefde en inzet te beoordelen. Recording.
9. Vaardige groepsfacilitatie houdt in dat u weet wanneer u naar een flipchart of whiteboard wilt gaan om vast te leggen wat mensen zeggen. Door dit te doen, voelen mensen zich ervan dat hun ideeën gehoord worden en gewaardeerd worden, en dienen ze als een waardevol verslag dat gebruikt kan worden voor actieplanning en follow-up. The Bottom Line:

Tijd is een waardevol actief in het leven en op het werk. Streef naar vergaderingen voor optimale efficiëntie en effectiviteit. Het leren, oefenen en toepassen van de negen facilitaire vaardigheden die hierboven zijn genoemd, is een geweldige plek om te beginnen.

-

Bijgewerkt door Art Petty