6 Manieren om uw zakelijke e-mailberichten nog meer professioneel te maken

Veel kleine ondernemers vertrouwen op e-mail als primaire modus voor zakelijke communicatie. Dit is niet verwonderlijk; E-mail is snel, makkelijk en biedt een papierspoor. Maar dat betekent niet dat je e-mailberichten, vooral als het gaat om zakelijke communicatie, ontspannen moeten zijn. In feite kan slechte e-mailcommunicatie u klanten kosten terwijl u uw merk en uw reputatie pijn doet.

Het verzenden van professionele zakelijke e-mail komt neer op het creëren van gewoonten die zich richten op duidelijke, beknopte en gepaste communicatie.

1. Gebruik een zakelijk e-mailadres

Als u een bedrijfseigenaar bent die zaken doet namens uw bedrijf, moet u ervoor zorgen dat u een zakelijk e-mailadres gebruikt. Idealiter betekent dat dat u een zakelijk adres heeft (dat wil zeggen uw naam @ yourbusiness.com) die u gebruikt voor alle zakelijke communicatie.

Als dat niet mogelijk is, kunt u een gratis emailadres maken dat uw bedrijfsnaam bevat (bijvoorbeeld uw [email protected]). Het gebruik van een persoonlijk e-mailadres dat duidelijk niet verbonden is met uw bedrijf kan in het ergste geval uw professionaliteit schaden en in veel gevallen wordt u misschien niet serieus genomen.

2. Houd berichten kort en zoet

Er is niets mis met het uitleggen van dingen in detail; Het kan duidelijkheid geven en misverstanden verminderen. Maar als een e-mailbericht lijkt op een roman, kunt u de aandacht van de ontvanger snel verliezen en het probleem verwarren met irrelevante informatie. Om dit te voorkomen, blijf met één onderwerp per e-mail, en als u meer informatie nodig hebt, gebruik vetgedrukte subkoppen, zodat de belangrijkste details duidelijk zijn.

3. Gebruik Descriptive Subject Lines

Heb je ooit een e-mailbericht op basis van het onderwerp geopend, en uiteindelijk helemaal verward en een beetje geïrriteerd als het over iets heel anders ging? Aangezien u al een e-mail stuurt, schrijft u beperkt tot een onderwerp per bovenstaande tip, moet u ook ervoor zorgen dat uw onderwerpregel dat onderwerp weerspiegelt en niets anders.

Dit helpt niet alleen de ontvanger, maar het helpt u ook om uw eigen e-mailinbox te beheren.

4. Tone It Down

Het is makkelijk om dingen te laten vliegen wanneer je een e-mail stuurt, omdat je het gevoel hebt dat je beschermd bent door je computerscherm, maar sommige gesprekken kunnen makkelijk in e-mail worden begrepen. In feite, zonder mondelinge communicatie cues om het bericht dat u verzendt te temperen, kan elke e-mail de verkeerde weg worden genomen. Als u een bericht stuurt die mogelijk twijfelachtig is, lees het opnieuw voordat u verzendt en als u nog niet zeker bent, kunt u de telefoon waarschijnlijk beter afnemen.

5. Uw e-mail handtekening Nuttig

Citaten, promoties en nieuwsbrieven Aanmelden in een e-mail handtekening kan in sommige situaties effectief zijn, maar die items mogen nooit met je email-handtekening trompetten voor wat het bedoeld is om te gebruiken.Uw eerste e-mail of antwoord moet een e-mail handtekening bevatten met uw volledige naam, bedrijf en URL op een minimum. Een telefoonnummer, titel en het herstellen van uw e-mailadres doet ook geen pijn.

6. Controleer uw spelling en proeflezen

Spellingscontrole is makkelijk. Maak het een standaardinstelling in uw e-mailclient om alle berichten te controleren voordat u ze verstuurt.

E-mail is meer informeel en er is een beetje meer toegeeflijkheid met spelling- en grammaticale fouten, maar het ziet er verschrikkelijk uit om een ​​bericht te versturen met fouten. Het laatste wat je wilt, is een slechte indruk, omdat je haast om een ​​e-mail te sturen en je spelling en grammatica te controleren.

Email is een belangrijke communicatiemethode in het bedrijfsleven, zelfs als het niet uw eerste voorkeur is. Naar aanleiding van deze zakelijke e-mail best practices helpen u uw e-mailcommunicatie professioneel en productief te houden, en u kunt er zeker van zijn dat de indruk die u maakt goed is.