5 Manieren om uw kostenbeheer te verbeteren

Heb je onlangs alleen belangrijke gaten in je budget ontdekt om erachter te komen dat ze steeds meer te wijten zijn aan onaangekondigde personeelsuitgaven? Bedrijfsuitgaven rekeningen zijn een groot kenmerk van bedrijven, maar kunnen ook tot hun nadeel zijn als ze niet goed worden beheerd. Of u nu rekening houdt met de boekhoudkundige afdeling of de managementuren die na kostenrapporten achtervolgen of duizenden dollars verliezen in kosten die niet kunnen worden gerechtvaardigd, u zal vroeger of later een aantal belangrijke cashflow problemen hebben.

Van het stimuleren van betere gedragingen om de beperkingen te verbeteren, zijn hier enkele manieren om uw algemene kostenbeheer te verbeteren.

1. Limit expense accounts.

   Als u problemen hebt met het vastleggen van precies voor welke uitgavenrekeningen u betaalt, is het beperken van het aantal actieve accounts een manier om de kosten niet meer uit de hand te houden. Gebruik een creditcardprovider die de ondersteuning van het creëren van werknemerskaarten met specifieke uitgavencapaciteiten of cash accounts met een per diem betaling biedt. Als een werknemer kosten buiten het vastgestelde bedrag nodig heeft, ontvangt u ontvangsten en rechtvaardiging voor rekeninguitgaven. U kunt dit een extra stap nemen door de toewijzingen vast te stellen op basis van werknemerspositie of dienstverband om processen gestructureerd en begrijpelijk te houden aangezien uw bedrijf groeit.

2. Geef prikkels aan om kostenopsporing aan te moedigen.

   Expense tracking is een andere verantwoordelijkheid die uw werknemers misschien niet willen aannemen. Het toevoegen van meer papierwerk terwijl ze al op zakenreis zijn, kan frustrerend zijn, dus geef ze een stimulans om dit te doen. Geef extra perks of per diem betalingen voor inleveren op het moment van ontvangst, misschien in de vorm van een afdeling of bedrijfswijdte wedstrijd. Sommige voordelen die u kunt overwegen, kunnen kleine cadeaus, medewerkersherkenning of lunchen omvatten. Poll uw medewerkers om uit te vinden welke perks ze zouden willen ontvangen en creëer dan normen en drempels voor het uitreiken van prijzen, zodat medewerkers weten waar ze naar streven.

3. Verduidelijke aanvaardbare en onaanvaardbare kosten.

   Wat u denkt is een acceptabele personeelskosten en wat een medewerker denkt, zijn twee verschillende dingen. In plaats van argumenten met werknemers over onnodige kosten, creëer een handleiding die precies bepaalt wat u aanvaardbare uitgaven voor gemeenschappelijke kosten beschouwt, zoals lunches, diners en zakelijke benodigdheden. Dit zou maximale beperkingen moeten bevatten op kosten zoals vliegtickets, maaltijden of hotels en adresopgraderingen en add-ons die uw medewerkers in de verleiding kunnen krijgen om op hun kostenrekening toe te voegen. Redelijk en rechtvaardigend moet in de meest directe en duidelijkste termen worden uitgelegd.

4. Synchroniseer bedrijfskaartverklaringen met boekhoudsoftware.

   Veel boekhoudprogramma's trekken kaarttransacties direct vanaf de creditcard terug, zodat u niet veel tijd besteden aan het bijpassen van bonnen op transacties.U kunt ook van medewerkers vragen om een ​​kosten tracking en rapportage software te gebruiken zodat ze in real-time kunnen scannen en overeenkomen met ontvangsten. Het zal helpen om alles gecoördineerd te houden en te helpen bij het vaststellen van eventuele schendingen van aanvaardbare kostenregels.

5. Automatiseer kostenbeperkingen.

   Gebruik kostenbeheer systemen waarmee u parameters kunt definiëren in kosten, categorieën en onaanvaardbare kosten. Wanneer u deze kosten automatisch regelt, vermindert u de hoeveelheid tijd die u besteedt aan het werken op het systeem. Als er grote problemen zijn, brengt het systeem deze onder uw aandacht zonder dat u dagelijks uw invoer hoeft te doen. Geef werknemers de kans om te zien hoe deze software werkt, zodat ze begrijpen hoe je hun uitgaven zal volgen. Dit zou ertoe bijdragen dat het aantal werknemers schadelijk wordt gedaald door de regels voor de kosten te overtreden.

Vergeet niet dat sommige werknemers het gewoon niet kunnen "krijgen". U kunt overwegen om rekeningrechten van werknemers te onttrekken die voortdurend inbreuk maken op bedrijfsregels en in plaats daarvan hun initiële uitgave van uitgaven vereisen.

Door alleen aanvaardbare kosten te vergoeden, moet u het potentieel voor schendingen vrijwel elimineren. Natuurlijk, houd er rekening mee dat werknemers die grote uitgaven moeten hebben, geen persoonlijke middelen hebben om dit te doen-het werken voor uw bedrijf mag geen onnodige last op uw werknemers veroorzaken. Door een harmonieus ontmoetingspunt te vinden, moeten uw bedrijf, uw medewerkers en uw kostenbeheer alle productieve middelen vinden.