10 Gewoonten succesvolle projectmanagers

Waarom lijken sommige project managers altijd hun projecten op tijd, budget en met tevreden klanten en anderen … wel … niet?

Je hebt gehoord over het boek van Stephen Covey, De 7 gewoonten van zeer effectieve mensen . Laten we vandaag eens kijken naar de 10 gewoonten die zeer succesvolle projectmanagers delen.

Ik heb gezien dat deze gewoonten steeds opnieuw worden genoemd in prestatiebeoordelingen en in de eindbeoordeling waar de klant, team of sponsor feedback biedt aan de projectmanager.

Je hoeft geen 10 jaar ervaring te hebben om elke keer succesvol te kunnen leveren. Door uw gewoontes te veranderen en uw vaardigheden te verbeteren, kunt u de kansen dat uw project succesvol is, aanzienlijk verbeteren (en uzelf ook minder stressvolle tijd op het werk geven).

Laten we in willekeurige volgorde beginnen (afgezien van nummer 10)!

1. Het juiste team gebruiken

De meest effectieve en succesvolle projectmanagers kennen de mogelijkheden van hun teamleden. Dit betekent dat ze het juiste werk kunnen toewijzen aan de juiste mensen.

Het gebruik van de verkeerde resource voor een taak kan ertoe leiden dat het langer duurt of slecht wordt uitgevoerd. Het helpt echt om de sterke en zwakke punten te kennen van de personen die met u werken, zodat u ze het beste kunt toewijzen aan projecttaken.

Ontdek hoe resource management u ook tijd kan besparen.

2. Projectproblemen beheren

Alle projecten raken problemen van tijd tot tijd. Succesvolle projectmanagers laten ze niet zorgen maken.

Ze kennen de processen voor probleembeheer en ook hoe ze het beste kunnen omgaan met problemen zoals ze zich voordoen.

Dat kun je ook doen. Als u eenmaal weet hoe u een projectprobleem kunt beoordelen, zult u merken dat probleembeheer een eenvoudige gewoonte wordt om in uw wekelijkse routine op te nemen. Neem even de tijd om uw uitgavelogboek elke week door te nemen en u zult snel merken dat het een eenvoudige klus is om problemen bij het beheer te vermijden.

3. Coping With Changes

Projecten zijn bedoeld om dingen te veranderen, maar dat soort veranderingen gebeurt met andere mensen! Het is moeilijker om veranderingen te managen die volledig gericht zijn op het projectteam, het gedetailleerde projectschema verstoren en nieuw werk en een hele reeks documentatie-updates creëren.

Succesvolle projectmanagers hebben een veranderingsmanagementproces dat ze volgen. Door gedefinieerde stappen te volgen, wordt het eenvoudiger om van elke actie een gewoonte te maken omdat deze gestructureerd en repetitief is.

Het proces voor wijzigingsbeheer ziet er als volgt uit:

• Informatie over de wijziging ontvangen
• De wijziging beoordelen
• Bepaal hoeveel werk het zou doen om de wijziging aan te brengen
• Stel een aanbeveling op over of het de moeite waard is vooruitgaan.

Dan krijg je een beslissing van je sponsor over de vraag of je de verandering moet opnemen of niet.

Opmerking: U kunt zelf enkele kleine wijzigingen goedkeuren, mits deze zich binnen uw bevoegdheids- en bevoegdheidsniveaus bevinden.

Succesvolle projectmanagers weten dat het omgaan met veranderingen onderdeel is van het werk en ze hebben een plan om ermee om te gaan als ze zich voordoen.

4. Projectkosten beheren

Het is zeer waarschijnlijk dat uw project kosten gaat maken, zelfs als u zelf niet de volledige controle over de portefeuille hebt. Het kunnen beheren van de financiële elementen in uw controle moet een gewoonte zijn, want als u het niet regelmatig en routinematig benadert, zult u merken dat het werk zo groot wordt dat het onmogelijk is om het goed te doen.

Fantastische projectmanagers blijven op de hoogte van de uitgaven met archiveringssystemen die werken voor facturen, offertes en schattingen. Maak er een gewoonte van om uw budgetteringssoftware te gebruiken (zelfs als dat slechts een spreadsheet is).

U kunt uw projectkosten niet beheren tot u een plan hebt van wat u wilt uitgeven. Lees dit over het maken van een projectbudget zodat u aan de slag kunt.

5. Teambuilding

Het projectteam zal waarschijnlijk niet voor u werken. Waarom is teambuilding een onderdeel van de gewoonten van succesvolle projectmanagers?

Het is omdat je ze nodig hebt om effectief samen te werken en je hebt de individuen die bij het project betrokken zijn nodig om snel tot een punt te komen waarop ze elkaar vertrouwen. U krijgt dat door het team op te bouwen.

Pas op voor situaties waarin uw team uit elkaar valt. Met name pestgedrag is onaanvaardbaar.

Ontdek wat projectmanagers kunnen doen aan pesten.

6. Processen begrijpen

De zesde gewoonte van zeer succesvolle projectmanagers is dat ze de processen begrijpen die bestaan ​​binnen hun besturingsbereik.

Dat betekent dat ze weten welke werkprocedures moeten worden gevolgd. Ze verspillen geen tijd aan het proberen uit te werken hoe ze een businesscase moeten schrijven, omdat ze weten dat er een procedure voor is en dat ze de stappen kunnen volgen.

Dat gezegd hebbende, de meest succesvolle projectmanagers zijn geen slaaf om te verwerken. Ze weten wanneer het juiste is om het proces te volgen. Ze weten wanneer het beter is om het enigszins aan te passen om de taken over het algemeen voor iedereen gemakkelijker te maken. Een voorbeeld hiervan zou zijn om de bureaucratie van een klein project te verwijderen door de processen dienovereenkomstig aan te passen.

7. Bijwerken van het schema

Projectschema's mogen niet aan het toeval worden overgelaten en de meest succesvolle projectmanagers zullen er een gewoonte van maken om regelmatig hun schema's te controleren op nauwkeurigheid en deze bij te werken.

Er zijn veel manieren om de voortgang van uw project te volgen, maar het belangrijkste is dat u het doet! Als u moeite heeft om deze gewoonte eigen te maken, boek dan een keer per week een korte vergadering in uw dagboek met uzelf en uw schema. Gebruik elke week dezelfde tijd en neem 30 minuten om te controleren waar u bent en waar u moet zijn. Breng de nodige wijzigingen aan, vertel het aan het team en ga door met het project.

Opmerking: Als uw planningswijzigingen invloed hebben op de einddatum van het project of op de leverdatum voor belangrijke mijlpalen, neemt u contact op met uw sponsor.Je moet de fundamenten van je basisplan niet veranderen zonder door een formeel goedkeuringsproces te gaan.

8. Projectrisico beheersen

Weten wat u in uw risicoregister moet opnemen, is één ding, maar het is iets anders om het regelmatig te herzien en te handelen naar de risico's die worden opgeworpen.

Het is niet genoeg om het begin van je project te gebruiken om risico's te identificeren en dan niet opnieuw over na te denken. Risicomanagement moet deel uitmaken van je projectgewoonten, omdat zonder dat je vindt dat risico's in problemen komen en problemen voor je creëren.

Dit is een ander gebied waar standaardprocessen en het boeken van een regelmatige sleuf om een ​​risicobeoordeling kunnen doen, kunnen helpen. U kunt het opnemen als onderdeel van uw teamvergaderingen. Maak het een gewoonte om uw risico's te herzien bij het team, sluit alle die geen bedreiging meer zijn en beplan acties voor degene die u wilt verminderen.

9. Tracking-tijd

Projectmanagers weten veel over projecttimebeheer, maar dat heeft vaak te maken met planning en planning. Waar we het over hebben, is het volgen van de tijd op een regelmatige, dagelijkse basis. We hebben het over timesheets.

Projectteams zijn vaak niet zo gretig om tijdschema's te gebruiken als ze dit nog niet hebben gedaan. Veel softwaretools voor projectbeheer hebben tijdregistratie die inherent is aan het product. Dat maakt het gemakkelijker om de overstap naar tijdregistratie als een team te introduceren.

Of u nu wel of niet de tijd van uw team volgt (wat wordt aanbevolen), het is belangrijk dat u weet waar uw eigen tijd op een dag naartoe gaat. Je zou het gewoon moeten doen om op de hoogte te blijven van hoe je je tijd doorbrengt. Dit helpt u om te begrijpen of u tijd besteed aan de prioritaire projecttaken. Je zou kunnen denken dat je bent, maar ben je echt? Tijdschema's of tijdopname van een of andere vorm zullen helpen, ook al is het maar een uur inloggen op een notitieblok.

10. Business Change veranderen

Ten slotte is de gewoonte die projectbeheerders het meest succesvol maakt, hun vermogen om projectuitgangen naar bedrijfsresultaten te vergelijken. Uw project is ontworpen om iets fantastisch voor het bedrijf te bereiken, en dat heb je gedaan. Grote.

Maar als de gebruikers uw product niet gebruiken of de software snel verouderd raakt of klanten niet zo verbaasd zijn als u bent … dan is uw project tijdverspilling geweest.

De meest succesvolle projectteams zorgen ervoor dat ze weten welke bedrijfsresultaten ze richten. Ze bouwen een oplossing die die bedrijfsverandering op een duurzame manier oplevert. Wat ze leveren wanneer het project eindigt is volledig gebruikt en volledig door de klant aangenomen. Het is een succes omdat het gebouwd is om vanaf het begin succesvol te zijn.

Het begrijpen van zakelijke doelstellingen is een sleutelcriterium voor elke projectmanager die invloed heeft op klanten en belanghebbenden. Als u kunt aantonen dat u iets waarde heeft geleverd, dan is het gemakkelijk om de impact te tonen die u heeft en waarde die u naar het bedrijf brengt.

Maak er een gewoonte van om uw stakeholders te vragen welke bedrijfswaarde ze verwachten en hoe ze willen gebruiken wat het ook is dat uw project voor hen oplevert.Praat met hen over hoe zij succes definiëren. Je kunt dit aan het begin van elk project in een herhaalbaar proces inbouwen.

Hoeveel gewoontes voor succes heeft u?

Na het lezen van de lijst, hoeveel van deze gewoontes heb je al? Er zijn waarschijnlijk dingen hier die je vandaag doet en anderen die je weet dat je meer inspanningen moet doen om regelmatig te doen. Het goede nieuws is dat het creëren van een nieuwe gewoonte relatief makkelijk is als u zich ertoe inzet. Binnenkort zullen deze dingen de tweede natuur zijn en u bent goed op weg naar een van de meest succesvolle projectmanagers in uw bedrijf.

Welke gaan jullie beginnen met werken en bouwen in je wekelijkse routine?

Verder lezen

Ik beveel aan om The Power of Habit van Charles Duhig te lezen.