Wie moet een aanbiedingsbrief ondertekenen voor een sollicitant?

Geachte Susan,

Over aanbiedingsbrieven gesproken, welk niveau van HR-medewerker of -manager wordt verwacht een aanbiedingsbrief te beoordelen die is voorbereid door een HR-assistent en voor hoeveel maanden moet dit beoordelingsproces worden voortgezet als de HR-assistent is een nieuwe medewerker? Als de HR-assistent een ervaren medewerker is?

Wie moet de ondertekenaar zijn van een aanbiedingsbrief? Moet het de HR-assistent zijn die de aanbiedingsbrief voorbereidt of de hogere medewerker of manager die de aanbiedingsbrief beoordeelt (als een beoordeling naar verwachting zal plaatsvinden)?

Heel erg bedankt voor alle hulp die u kunt bieden bij het beantwoorden van deze vragen.

Beste Belinda,

Mijn antwoorden op deze twee vragen zijn strikt mijn mening, omdat er geen juridische problemen zijn bij de antwoorden. Toen ik als interim HR-directeur werkte voor een klantbedrijf, tussen de voormalige HR-persoon die vertrok en mijn bedrijf overnam, stuurde de HR-assistent een aanbiedingsbrief met het verkeerde salaris. Ik wist het onmiddellijk toen ik het uit de stapel documenten trok die me bij aankomst begroette omdat het te laag was voor de klus.

Praten over een onmiddellijk leerpunt.

Hoewel ik erken dat in sommige organisaties de HR-manager, -directeur of VP - nooit een HR-assistent, naar mijn ervaring - de sollicitatiebrieven ondertekent die naar kandidaten gaan, is dit een slechte gewoonte in de privésector. Het is niet de HR-persoon die het aanbod doet. De HR-persoon overlegt met de inlenende manager die de uiteindelijke beslissing over een kandidaat moet nemen en de aanbiedingsbrief moet ondertekenen.

De aanbiedingsbrief is het engagement van de manager voor de nieuwe medewerker. Door het aanbod te doen bevestigt hij of zij zijn of haar inzet voor het succes van de nieuwe werknemer. Het verwelkomen van een nieuwe medewerker maakt deel uit van het hele wervings-, selectie- en wervingsproces. Ze zijn allemaal componenten in het onboarding-proces.

De jobaanbieding is een ander onderdeel van het verwelkomen van de nieuwe werknemer in uw organisatie en het laten voelen van de gewenste nieuwe werknemer. Het stuurt een krachtiger bericht als het afkomstig is van de nieuwe baas van de potentiële werknemer.

Uitzonderingen op aanbevolen werkwijzen

In de publieke sector, in Fortune 500-bedrijven en op vakbonden vertegenwoordigde werkplekken, erken ik dat deze praktijk kan verschillen. Wanneer een organisatie groot is en de werknemers verspreid zijn over veel locaties, logistiek gezien, voegt dit tijd en verwarring toe aan het proces van het doen van vacatures.

Grotere organisaties hebben de extra uitdaging van consistentie op meerdere locaties, zo veel van de systematisering van werkgelegenheidspraktijken berust bij HR.

Op een vakbond-vertegenwoordigde werkplek, vooral in de publieke sector, heeft de manager mogelijk niet het laatste woord in wie de baan krijgt.Het kan contractueel worden bepaald door factoren zoals anciënniteit en onderwijs. In deze gevallen is het ook logisch dat het papierwerk afkomstig is van de HR-medewerkers. Ze zijn ervoor verantwoordelijk dat de arbeidsomstandigheden en -praktijken in overeenstemming zijn met het contract.

In al deze gevallen dient HR hun advocaat te vragen het aanbiedingsbriefformaat en -proces te herzien om ervoor te zorgen dat deze correct, legaal en door de werkgever beschermd zijn.

Tenzij de aanbiedingsbrief afwijkt van het standaardformaat, is het doorgaans niet nodig om een ​​advocaat te vragen om elke afzonderlijke brief te controleren.

Moet een HR-manager of -directeur alle vacatures beoordelen?

Mijn wegnemen van de ervaring die ik eerder in dit artikel heb genoemd, is dat elk document dat het bedrijf juridisch of financieel verplicht, moet worden beoordeeld door een HR-manager of -directeur. Dit is waarom:

• Een aanbiedingsbrief en veel andere documenten die door HR-medewerkers worden verzonden, verplichten het bedrijf wettelijk. Zeker, wanneer een fout van $ 10.000 wordt gevonden, kunt u het aanbod intrekken en uitleggen dat het een typefout was van een onervaren werknemer, maar waarom zou u het bedrijf openstellen voor een situatie waarin een gewijzigd salarisaanbod moet worden verlengd, een een ongelukkige nieuwe werknemer zou de baan misschien nog aannemen, of je zou een perfect geschikte kandidaat kunnen verliezen die wordt leeggelopen en gewond, vanwege een fout. Bovendien zou dit uw onderneming kunnen openen voor juridische stappen.
• Het honoreren van de onjuiste jobaanbieding, gebruikmakend van hetzelfde voorbeeld, is even onaantrekkelijk. Voordat het bedrijf het aanbod uitbreidde, onderzocht iemand in HR de markt, evalueerde wat andere werknemers in soortgelijke banen aan het doen waren, en sloot af met een passende jobaanbieding. Dus, de consequenties reiken verder als andere werknemers het salarisverschil leren.
• Ongeacht het ervaringsniveau van een HR-assistent die, in een HR-kantoor, het aanbod voor verzending moet voorbereiden, een tweede paar ogen die alles herzien wat het bedrijf mogelijk financieel zou kunnen verplichten of de deur opent voor juridische stappen, Is slim. Organisaties verwachten meer waakzaamheid en toezicht van werknemers die de titel manager of directeur hebben.
• Het niet-communiceren kan leiden tot onjuiste arbeidsvoorwaarden en -voorwaarden die niet zijn onderhandeld of die aan een kandidaat zijn beloofd. De HR-assistent weet bijvoorbeeld dat de baan $ 40.000 zou betalen, maar tijdens het onderhandelen kreeg de kandidaat meer plus een ondertekeningsbonus en in de dagelijkse drukte vertelde de manager de HR-assistent niet.
  Wanneer een sollicitant een onjuiste aanbieding ontvangt, evalueert hij of zij de integriteit van uw bedrijf opnieuw. Je creëert een barrière voor acceptatie die onnodig was omdat de kandidaat zich zorgen maakt over hoe de situatie moet worden aangepakt. Documenten die naar mensen gaan die u probeert te rekruteren voor uw bedrijf, moeten onberispelijk zijn. Ze geven een signaal aan de potentiële medewerker over de cultuur van uw bedrijf. Zelfs een typefout kan een kandidaat een pauze geven. Een kopie van het document zal ook jarenlang in uw bedrijfsbestanden staan.In de meeste gevallen is een tweede paar ogen die het document beoordelen een slimme praktijk.
• Ik zie de herziening van documenten die het bedrijf financieel of potentieel, juridisch, niet verplichten als kritiek op de kennis, ervaring of zorgvuldigheid van een HR-assistent. Het is een slimme zakelijke praktijk om al deze redenen.

Opmerking over vacatures:

HR moet hun advocaat vragen het aanbiedingsbriefformaat en het proces te herzien om ervoor te zorgen dat ze naar behoren en legaal zijn en de werkgever wettelijke bescherming bieden. Tenzij de aanbiedingsbrief afwijkt van het standaardformaat, is het meestal niet nodig om een ​​advocaat te vragen om elke afzonderlijke brief te controleren. Heeft u een vraag om te stellen?

Voeg

Vraag Susan toe in uw onderwerpregel, zodat ik lezervragen gemakkelijk kan identificeren. Klik hier om uw vraag in te sturen. Vanwege het grote aantal e-mails dat ik ontvang, vind ik het jammer dat ik niet in staat ben persoonlijk op alle vragen te antwoorden of geïndividualiseerde aanbevelingen voor hervatting van het CV, onderzoek of school te geven.

Lees meer: ​​

Stel vragen en antwoorden van Susan Disclaimer:

Susan Heathfield stelt alles in het werk om op deze website nauwkeurig, gezond verstandig, ethisch Human Resources-management, werkgevers- en werkplekadvies te bieden, en gekoppeld aan deze website, maar zij is geen advocaat, en de inhoud op de site, hoewel gezaghebbend, kan niet worden gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit en moet niet worden opgevat als juridisch advies.

De site heeft wereldwijd een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land, zodat de site niet voor iedereen op uw werkplek definitief kan zijn. Wanneer u twijfelt, moet u altijd juridisch advies inwinnen of hulp vragen aan de overheid, federale of internationale overheid om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen correct zijn. De informatie op deze site is alleen bedoeld als leidraad, ideeën en hulp.