Wat moeten werkgevers in personeelsbestanden bewaren?

Het is een goed idee voor een werkgever om een ​​personeelsdossier bij te houden voor elke werknemer. Documentatie van arbeidsverleden, verslagen van bijdragen en prestaties, disciplinaire mededelingen, promoties, plannen voor prestatie-ontwikkeling en nog veel meer behoren tot een personeelsdossier. Slimme werkgevers houden ook meerdere personeelsdossiers bij.

De werkgever heeft goede redenen om verschillende personeelsdossiers bij te houden, sommige legaal en sommige voor het gebruik van best practices.

Er is documentatie nodig, zodat de werkgever een goed beeld heeft van de arbeidsverleden van een werknemer. Documentatie ondersteunt de beslissingen van de werkgever en kan de werkgever beschermen in een rechtszaak die correct is bewaard.

De inhoud van het personeelsdossier geeft een historisch overzicht van de belangrijke gebeurtenissen tijdens de loopbaan van een werknemer. Ze ondersteunen de beslissingen die worden genomen over de werknemer en zijn of haar carrière. Ze tonen de reden van de werkgever achter huur, promoties, overdracht, beloningen en erkenning, en beslissingen om te schieten.

Er zijn verschillende richtlijnen gekoppeld aan verschillende soorten personeelsdossiers

Omdat verschillende soorten personeelsdossiers worden aanbevolen, zijn er verschillende regels en richtlijnen voor elk type personeelsdossier.

• Elk type personeelsbestand heeft een andere reden voor bestaande en andere inhoud, op basis van die reden.
• Elk type personeelsdossier is anders opgeslagen.

• Toegang tot een personeelsbestand is beperkt tot bepaalde werknemers in de meeste organisaties. Verschillende personeelsbestandstypen hebben verschillende toegangsrichtlijnen.
• Toegang van medewerkers tot zijn personeelsdossier is toegestaan, maar de meeste werkgevers stellen richtlijnen voor toegang van medewerkers met een beleid voor toegang tot personeelsleden op in het werknemershandboek. (Verschillende staten en rechtsgebieden hebben verschillende regels, dus blijf op de hoogte van uw locatie.)
  De meeste organisaties staan ​​niet toe dat de manager van de medewerker toegang heeft tot het algemene personeelsbestand. Ze verwachten van de managers dat ze relevante documentatie bewaren in hun eigen personeelsdossier dat niet het officiële personeelsdossier is.
• De afdeling Personeelszaken is eigenaar van en is verantwoordelijk voor personeelsdossiers van personeel. Aanbevolen personeelsdossiers

Hier zijn de aanbevolen soorten personeelsdossiers en wat u moet weten over het werken met deze bestanden.

Medewerkersbestand

Dit is het belangrijkste personeelsdossier dat een werkgever voor elke medewerker bijhoudt. Het personeelsdossier slaat de arbeidsverleden van elke werknemer op. Dit is wat u moet weten over een personeelsdossier.

Medisch dossier

Het medisch dossier van de werknemer heeft ernstige wettelijke beperkingen die de werkgever moet kennen en opvolgen.Hier is wat u moet weten over de vertrouwelijkheid en inhoud van een medisch dossier voor werknemers.

Payroll-bestand

Medewerkertoegang tot het salarisbestand voor werknemers is minder beperkend dan toegang tot het medische dossier of het personeelsdossier. Het salarisbestand bevat informatie over salaris, selectie van uitkeringen, wijzigingen in loontarief, versieringen en andere wettelijke documentatie die van invloed is op het salaris van een werknemer. Verschillende boekhoud- en Human Resources-medewerkers hebben toegang tot de informatie in het loonbestand.

I-9 Formulierenbestand voor werknemers

Vanwege de toegangsrechten van verschillende overheidsinstanties, volgt u de beste werkwijze door een afzonderlijk bestand bij te houden voor werknemers-I-9-formulieren. Lees meer over het opslaan van I-9-formulieren.

Overzicht van personeelsdossiers

Wilt u gewoon de snelle en elementaire details over personeelspersoneelsbestanden? Kijk hier voor een overzicht van medewerkersbestanden van medewerkers.

Personeelsbestand Toegangsbeleid voor werknemers

U wilt elke medewerker in staat stellen om te weten wat zich in zijn personeelsdossier bevindt, maar u moet de integriteit, volledigheid en grondigheid van het bestand controleren. Het behoud van de vertrouwelijkheid van medewerkers en werkgevers en beperkte toegang is verzekerd met een beleid voor toegang tot personeel.

Wat moet niet worden opgenomen in een personeelsdossier

Zoeken naar richtlijnen over inhoud die nooit mag worden opgenomen in een personeelsdossier? Hier zijn mijn beste aanbevelingen over de inhoud die u op een aparte, informele locatie wilt bewaren of helemaal niet wilt behouden. Het bewaren van onnodige en puur eigenzinnige documentatie kan je pijn doen.

Documentatie

Weet u wat documentatie is? Het woord, documentatie, komt regelmatig voor in de wereld van de werkgelegenheid en Human Resources. Maar de betekenis van documentatie en waarom u bepaalde werkgebeurtenissen zou willen documenteren, wordt hier uitgebreid behandeld. Lees meer over het documenteren van werknemershistorie en prestaties.

Dit is de meest frequent benodigde informatie over personeelspersoneelbestanden. Doorklikken naar elk onderwerp voor diepgaande informatie.

Disclaimer:

Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit. Zoek naar juridische hulp of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is alleen bedoeld als leidraad.