Wat is de juiste boekhoudprocedure voor online betalingsprocessors?

Veel bedrijven gebruiken nu online betalingsprocessors om hun transacties te verwerken. Hoewel ze vaak goedkoper en handiger zijn dan traditionele betalingsverwerkers, kunnen ze kleine aanpassingen van uw traditionele boekhoudmethoden vereisen. Zo volgt u deze transacties goed op.

Wanneer moet u inkomsten opnemen van online betalingsverwerkers?

Wanneer u inkomsten uit online betalingsverwerkers opneemt, hangt af van of u accrual of cash-based accounting gebruikt.

In de periodieke boekhouding moet u onmiddellijk alle verkoop als inkomen opnemen. Als u op 31 december 2016 een verkoop maakt, meld u dat inkomen voor 2016, zelfs als de betalingsverwerker u de gelden niet tot 2017 verzendt.

In cash-accounting hangt het af van wanneer u in bent controle van de fondsen.

• Als u een betalingsverwerker gebruikt die als een bankrekening fungeert, moet u uw betalingsverwerker een kasrekenaar beschouwen en de verkoop registreren wanneer de betalingsverwerker het geld heeft. Dit geldt voor betalingsprocessors zoals PayPal waarmee u geld kunt vasthouden, geld naar andere mensen / bedrijven kunt verzenden en kunt kiezen wanneer u geld overbrengt naar een ander account.
• Als u een betalingsverwerker gebruikt die fungeert als een cheque in de mail, moet u uw betalingsverwerker als een debiteurrekening beschouwen en de verkoop registreren wanneer het geld in uw bankrekening staat. Dit geldt voor betaalprocessors zoals Stripe die automatisch op een bankrekening naar uw bankrekening storten en u niet toestaat om daarvoor toegang te krijgen tot de fondsen.

Hoe behandelt u de verwerkende kosten?

Veel bedrijven rekenen onjuist alleen de netto fondsen die ze ontvangen van hun betalingsverwerker als verkoop. U moet uw brutowinst als verkoop rapporteren en de kosten van de betalingsprocessor in rekening brengen. Bij het gebruik van een dubbele boekhouding moet u een contant of een debiteurrekening hebben voor fondsen die door de betalingsverwerker worden gehouden en een kostenrekening voor de betalingsprocessorvergoedingen.

Voer elke transactie als volgt in:

1. Debiteer uw betaalprocessor-geldrekening voor het volledige bedrag van de verkoop.
2. Krediet uw verkoopinkomen rekening voor het volledige bedrag van de verkoop.
3. Krediet uw betaalprocessor-geldrekening voor de betalingsprocessor-vergoeding.
4. Debiteer uw betaalproceskostenaccountrekening voor de betalingsprocessorvergoeding.
5. Wanneer u geld op uw bankrekening terugtrekt, moet u uw betalingstransactiecontantrekening voor het bedrag van de overschrijving credit.
6. Debiteer het bankrekening voor het bedrag van de overschrijving.

Dit is heel wat vermeldingen om te maken, maar het is de enige manier om uw boeken nauwkeurig te houden. Uitgeleide boekhoudkundige diensten en accountantstechnologie specialisten kunnen helpen om uw betalingsprocessor en bankrekeningen te verbinden om automatisch de vermeldingen voor u te maken.Bij het correct instellen moet dit de handinvoer en de vervelende boekhoudvereisten bijna elimineren en het risico op onjuiste gegevens verminderen.

Wat doet u als u een formulier 1099-K ontvangt?

Als u meer dan $ 20.000 in betalingen accepteert en meer dan 200 transacties via een betalingsverwerker heeft, ontvangt u eind 10 van het formulier 1099-K. Dit formulier is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden, en u invoert het niet in een lijn op uw belastingopgave.

Omzet gerapporteerd op de 1099-K moet al in uw verkooptotalen zijn opgenomen. Gebruik de juiste kostenlijnen om eventuele opbrengsten, vergoedingen of andere verlagingen in de omzet in te voeren. Als een van de inkomsten op uw 1099-K niet uit de verkoop was, zoals een eigenaar die een extra investering investeert met hun persoonlijke creditcard, voegt u die omzet niet toe aan de verkoop. Verwijder het of geef het op de betreffende regel op uw retournota.

Form 1099-K komt alleen in het spel als informatiebron voor de IRS als zij besluiten uw bedrijf te controleren. Als u een professionele belastingadviseur gebruikt, uitgekozen boekhouddiensten of andere sterke boekhoudkundige controles heeft, kunt u gemakkelijk zien dat u uw winsten en verliezen correct hebt aangemeld. Vast vasthouden van records, juiste gegevensinvoercontroles en geautomatiseerde systemen dienen allemaal te ondersteunen om uw algemene betalingsverwerkingsbehoeften te ondersteunen.