5 Verschillen Tussen Projecten en Bedrijf als gewoon

Werk je echt aan een project? Of is wat u doet in de dagelijkse activiteiten van uw bedrijf?

Als ik met mensen in teams spreek, zeggen ze me vaak dat ze niet zeker zijn of ze aan een project werken of gewoon een bedrijf doen zoals gebruikelijk. Beide rollen zijn in een organisatie vereist en even geldig, maar het kan helpen om te begrijpen waar je mee bezig bent, zodat je beter kunt zien waar het in de organisatie past.

Laten we het verschil opruimen zodat u zelfvertrouwen bent in wat een project is en wat gewoonlijk onderdeel uitmaakt van zaken. Er zijn vijf hoofdverschillen tussen projectwerk en zaken zoals gebruikelijk werk. U zult vaak 'zaken als gewoonlijk' verklaren als BAU.

1. Projecten Verander het Bedrijf; BAU identificeert wijziging

In de eerste plaats is er een verschil in hoe de verandering wordt behandeld.

Bedrijven zoals gebruikelijke operaties leiden het bedrijf. Ze houden de lichten aan. Zij dienen klanten, en ze raken doelen. BAU-teams zijn ook de eerste die weet wanneer de bestaande bedrijfsprocessen niet werken en niet meer geschikt zijn voor het doel. Wanneer dat gebeurt, zijn de BAU-teams degenen die de behoefte aan verandering identificeren.

Een manager kan, in het kader van een strategische beoordeling, voorstellen welke veranderingen nodig zijn voor die divisie of business unit om hun doelen te bereiken. Of een heldere vonk in een afdeling kan een suggestie voor verandering door middel van een medewerkers suggestieschema voorstellen.

Aan het andere uiteinde van het spectrum heeft u misschien een volledige zakenzaak die door een senior manager is geproduceerd om wijzigingen te leveren die nodig zijn om hun divisie te helpen hun doelen te bereiken voor het jaar.

Het gaat niet alleen om bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Degenen die in BAU-rollen werken, kunnen ook beseffen dat verandering essentieel is door veranderingen in het regelgevingskader of als onderdeel van de concurrentiepositie van de organisatie.

Frontline-medewerkers werken om strategie te leveren en ze weten wat ze anders willen zijn om daar te komen.

Projecten zijn het mechanisme om die verandering te implementeren. Projecten leveren veranderingen aan en door de BAU-functies via projectmanagement. We zullen verduidelijken wat project management verder is. De projectorganisatie werkt aan het leveren van de verandering die de BAU-teams hebben geïdentificeerd. Dit gebeurt zodra het project goedkeuringsproces heeft doorgegaan, dat normaal gesproken een zakenzaak is en goedkeuring van een senior management.

Dat wil zeggen niet dat mensen in een projectrol nooit de zakelijke praktijk kunnen verbeteren, maar dat doen ze onder hun rol als werknemer in plaats van als onderdeel van hun projectrol.

Ook deze splitsing, die u ook als een 'bedrijfskwantier verandert', op het einde van de projecten ook opvalt, is opvallend.De verandering die een project implementeert, is om een ​​output te leveren. Dat kan een stukje nieuwe software, een gebouw, een nieuwe dienst of iets anders zijn. Het BAU-team is verantwoordelijk voor het nemen daarvan en het gebruik ervan om zakelijke voordelen te leveren. Met andere woorden, het project biedt de mogelijkheid om voordelen te krijgen, en de BAU-operaties gebruiken die mogelijkheid om daadwerkelijk de voordelen te krijgen.

2. Projecten Beheer Risico; BAU Mitigates Risk

Voor zaken zoals gebruikelijke functies om effectief te zijn, zul je merken dat BAU-teams alle risico's voor activiteiten willen verminderen. Het nemen van de onzekerheid uit het bedrijfsleven voor betere organisatorische stabiliteit en herhaalbare processen is een goede zaak.

Projecten, die door hun aard uniek en onzeker zijn, vereisen een element van risico. Het bedrijf maakt een beetje een sprong in het onbekende, net door een project te doen, omdat het verandering voordoet en iets levert dat er niet eerder was.

Projectteams benaderen daarom risico op een andere manier dan de BAU-kant van de organisatie. Projectbeheerders proberen het risico te beheren, zowel positief als negatief, om de beste resultaten te behalen. Dat kan een verzachtend risico omvatten om te proberen de kans te beperken dat het gaat gebeuren, maar ook andere risicomanagementstrategieën.

Het is onwaarschijnlijk dat u ooit risico op een project zal blussen, maar dat kan u om goede operationele redenen voor uw BAU-werk doen.

3. Projecten zijn tijdgebonden; BAU is doorlopend

Projecten hebben een start, een middelpunt en een einde. Dit is de levenscyclus van het project. In feite is het meest bepalende kenmerk van een project dat het eindigt. De projectmanager en het projectteam werken in dit project aan het project. Dan wordt het team ontbonden tijdens het overhandigen en de sluitfase aan het einde.

BAU stopt niet. U kunt natuurlijk een functie sluiten of een proces stoppen als het niet meer nodig is voor het bedrijf - hoewel dat als project wordt beheerd! . Een BAU-functie produceert voortdurend werk zonder te verwachten einddatum.

4. Projecten kunnen worden geactiveerd; BAU vaak niet kan worden

Projecten kunnen worden geactiveerd en vaak BAU kan niet zijn - u vertrouwt op bedrijfskosten voor uw lopende zaken als gewoonlijk werk. Met andere woorden, de boekhoudkundige behandelingen voor projecten en 'andere' taken zijn anders.

Projectfinanciering houdt vaak verband met het in dienst nemen van een actief, waardoor de kosten kunnen worden geactiveerd. In sommige gevallen, afhankelijk van waar u in de wereld bent en uw lokale boekhoudregels, kunt u zelfs projectkosten onder de lijn nemen.

BAU-kosten worden normaal gesproken beschouwd als opex (bedrijfsuitgaven) en worden gevolgd in de winst- en verliesrekening van het bedrijf.

Projectfinanciering en bedrijfsfinanciering in het algemeen is een zeer gespecialiseerd gebied, dus het is altijd het beste om advies te vragen van uw financieel deskundigen alvorens te beslissen over wat er in je organisatie moet worden en moet niet worden geactiveerd. Regelregels verschillen van land tot land, en zelfs van organisatie tot organisatie waar individuele bedrijven bepaalde processen en manieren hebben om dingen te doen.

Als u twijfelt, controleer altijd!

5. Projecten hebben betrekking op cross-functionele teams; BAU houdt in functionele teams

Ten slotte bestaat er een groot verschil in de samenstelling van projectteams. Projecten hebben de neiging om multidisciplinaire teams van deskundigen bij elkaar te brengen die een bepaalde output leveren. Kennis van het motiveren van een projectteam is belangrijk omdat soms projecten beginnen zonder dat het doel wordt doorgestuurd naar iedereen. Als mensen geen duidelijk begrip hebben van waar ze aan werken, dan hebben ze de neiging om hun beste werk niet te doen.

Projectteams bestaan ​​uit mensen die speciale rollen vervullen. Dit zijn geen jobtitels, maar posities binnen het project met verschillende verantwoordelijkheden. De hoofdrollen van een projectteam zijn:

• Project Sponsor
• Project Manager
• Senior Leverancier (de organisatie die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van het werk, dat kan een intern team zijn zoals IT of een externe aannemer of verkoper) > Klant (dit kan een interne klant zijn, zoals een andere afdelingsmanager of, in een klantenserviceorganisatie, de klant voor wie u het project levert)
• Experts van het vakgebied (mensen die ook voor de duur van het team zijn betrokken van het project of een deel daarvan die hun expertise gebruiken om bij te dragen aan het succes van het project).
• Lees meer over de rollen in een projectteam.

BAU-werk wordt daarentegen beheerd door functionele teams. Zij zijn zelfstandig deskundigen, maar zijn samengevoegd als een divisie en normaal gesproken met minder cross-functionele overlap naar andere afdelingen dan projectteams.

Het is normaal gesproken heel duidelijk wat ze moeten werken en de doelstellingen voor het team. Ze hebben duidelijke doelen en een visie op de rol die de afdeling speelt in het bedrijf. Een voorbeeld zou een klantenservice team zijn, die werkzaam zijn als onderdeel van een grotere klantenserviceafdeling die oproepen en e-mails van klanten over uw product behandelt.

Dit is ingewikkeld: er is overlapping. Bijvoorbeeld, een teamleider in dat klantenservicecentrum is een specialist in hun vakgebied. Zij kunnen worden gedetacheerd op een projectteam om een ​​werkpakket te beheren en de middelen die verband houden met het leveren van een deel van een project dat betrekking heeft op klantencontact. Maar in hun projectwerk nemen ze de rol van Subject Matter Expert, niet de Klantenservice Teamleider. Als projectmedewerker zijn zij verantwoordelijk voor hun deel van het projectbegroting en hebben zij een hoge mate van discretie over hoe het werk wordt uitgevoerd om de einddoelstellingen te realiseren. Ze hebben dit misschien niet in hun BAU-rol.

Het conflict tussen BAU en Projects

Projectwerk en BAU-werk kunnen mooi naast elkaar zitten, maar vaker dan niet is er spanning. Dit gebeurt omdat projecten proberen de status quo te wijzigen. De status quo werkt redelijk goed, en mensen veranderen voor het grootste deel niet, dus er gaat altijd spanning.

Ten tweede, wanneer u mensen vraagt ​​om deel te nemen aan uw projectteam, kunnen ze last hebben van een conflict van loyaliteit.Is hun eerste verantwoordelijkheid voor hun dagwerk of het project? Duidelijke doelstellingen en een sterke inzet voor het project van het management kunnen hier helpen, evenals het houden van communicatie lijnen zodat ze weten wat de bedrijfs- en teamprioriteiten moeten zijn.

Derde, het houden van het bedrijf is altijd de prioriteit. Dit heeft implicaties voor projectteams die hun financieringssnelheid kunnen zien, belangrijke middelen die teruggetrokken worden naar BAU-rollen en tijdschema's vertraagd, omdat het werk dat te maken heeft met het houden van de dagelijkse operaties van de organisatie, de focus trekt.

Projectmanagers kunnen hierdoor gefrustreerd worden, maar het zal altijd zo zijn, en dat zou moeten zijn. Er is geen zin in het leveren van een fantastisch project als het bedrijf inmiddels is gegaan en er is niemand meer te gebruiken wat u hebt gebouwd!

Met deze richtlijnen in het achterhoofd, zou het makkelijk moeten zijn om te kijken of u aan projecten werkt of BAU of beide.